אירועים מהווים חלק בלתי נפרד מתדמיתה של החברה ותהליך המיתוג. אירוע השקה מרשים ומקצועי חיוני להעברת מסרים של יציבות, יוקרה ומעמד. את מלאכת הפקת האירוע מטילים חלק מהמנהלים על העובדים במחלקת יחסי ציבור או כוח אדם. פעמים רבות מדובר בעובדים שלא מחזיקים בניסיון וכישורים מתאימים להפקת אירועי חברה ברמה גבוה. הפקת אירועים לחברות היא מקצוע לכל דבר, צוותים מקצועיים של מפיקי ארועים מקדישים שעות ארוכות של עבודה להפקת כל אירוע ומספקים תוצאות בהתאם.
כל הפקת אירועים או כנסים מתחילה בקבלת החלטות בסיסיות. בשלב הראשון יש להחליט על מועד קיום האירוע, שעות מתאימות, אתר מתאים לאירוח, תקציב כספי וקונספט. כל אחת מההחלטות הללו משמעותית לקביעת אופי האירוע. אירועים של קיץ שונים מאירועים של חורף, אירועים בשעות הערב דורשים הערכות שונה בהשוואה לאירועי צהריים ועוד. קבלת ההחלטות הראשונים משמשת בסיס להמשך פיתוח וארגון האירוע.
החלטות בדבר מופעי הבידור, הקייטרינג, התאורה, האבטחה ושאר שירותים נלווים מושפעות באופן ישיר מתהליך קבלת ההחלטות הראשוני. מארגני אירועים שלא מקבלים את ההחלטות בצורה מסודרת ונוהגים לשנות את דעתם לעתים קרובות ימצאו את עצמם מפסידים כספים ומבזבזים לחינם זמן עבודה יקר.
אירועי השקה למוצרים חדשים
אירוע ההשקה הוא יום מרגש בו חוגגת החברה לידה של מוצר חדש, יש הטוענים כי אירועי ההשקה דומים לחגיגות ברית או בריתה. מארגני האירוע מתבקשים להכניס אל האירוע אווירה שמחה, מרגשת, מלאה בציפיות, סקרנות ויוקרה. את המתחם כולו נהוג לעצב בהתאם למוצר החדש ולקונספט אחד מוביל. לכל אחד מהאורחים מעניקים במתנה דוגמיות ושאר שוקולדים ופינוקים מתוקים. אירועי ההשקה קריטיים לבניית התדמית של המוצר וכניסתו אל השוק, יש להשקיע בהפקתם בהתאם. אירוע מוצלח יוכל לספק למוצר חשיפה אפקטיבית, להשאיר רושם מתאים ולזכות לפרסום מתאים.
ישיבת צוות להפקת האירוע
את קבלת ההחלטות מומלץ לבצע יחד עם שאר המנהלים. גם צוותי הפקה מקצועיים מעדיפים לקבל החלטות בקבוצה, להתייעץ ולקבל חוות דעת נוספת. איש מקצוע מנוסה יוכל למנוע טעויות בבחירת המיקום לאירוע ולהזהיר מפני ספקים לא אמינים. מעורבות של מנהלי החברה בתהליך ההפקה חיונית להתאמת האירוע להעדפות האישיות של העובדים, המנהלים ולקוחות החברה. המנהלים מכירים את קהל היעד שלהם בצורה הטובה ביותר, הם ישמשו לעזר רב בבחירת התפריט, הופעות הבידור וזיהוי צרכים מיוחדים.
קיימות חברות שנוהגות לצרף אל ישיבת תכנון האירוע עובדים ממחלקות שונות. צוות מארגנים מגוון מבטיח היענות גדולה יותר של האורחים להשתתפות באירוע. מלאכת הפקת אירועים לחברות דורשת התייחסות לצרכים של אורחים שומרי מסורת, אורחים מבוגרים לצד צעירים ואורחים שזקוקים להסעות. מפיקי אירועים מנוסים מחיזיקים תמיד בתכנית גיבוי, הם יודעים כיצד להתמודד עם מצבים בהם מערכת ההגברה מתקלקלת ברגע השיא של הערב, מקרים בהם האוכל לא טעים ומצבים בהם העובדים מאבדים שליטה וזקוקים ליד מכוונת.
למידע נוסף אודות הפקת כנסים
