המסר העיקרי הוא - העובדה שיותר ויותר ארגונים נאלצים להתמודד עם בעיית הניידות והעבודה מרחוק, הובילה לרצון למצוא פתרונות אשר יאפשרו עבודה על שולחן העבודה (desktop) הספציפי של העובד גם מרחוק, על גבי מחשבים או התקנים ניידים אחרים, ולא רק על גבי המחשב האישי/הנייד של העובד. הפתרונות הללו מציעים כעת גם חלופה ליישומים משרדיים רבים, ומאפשרים שיתופיות בין צוותים מרוחקים.
עובדים מרחוק
תפישת שולחן העבודה הנייד הולכת וחודרת למיינסטרים, והיא צפויה להתרחב בשנים הקרובות. שולחן עבודה נייד, בין אם מדובר בשולחן עבודה מקוון הזמין באינטרנט, שולחן ב-PC אליו ניגשים מרחוק או כזה שמובנה בהתקן USB, מאפשר לעובדים רבים לעבוד מחוץ למשרד תוך שמירה על ניידות מכסימאלית. בו בזמן, מצטמצמת הפגיעה בפרודוקטיביות, שעלולה להיגרם עקב המעברים ממקום עבודה אחד לשני. חשוב להבין, שמדובר בשינוי פרדיגמה משמעותי, בו המידע כבר איננו ממוקם ומוגן בתוך הארגון בלבד ולכן הוא חשוף יותר לתקיפה. ניידות זו, שמתרחשת גם ללא תכנון (ביוזמת העובדים עצמם), מציגה סיכונים חדשים ומחייבת שינוי בגישה, לשם ניהולה היעיל.
פתרונות בתחום
פתרונות רבים מוצעים בתחום התוכנה כשרות ומאפשרים לגשת לתוכנות אלה מכל מחשב בו יש חיבור לאינטרנט. Google Apps לדוגמא, מאפשר לפתוח חשבונות משתמשים מותאמים אישית, הכוללים גם שימוש ב-Gmail, Google Talk ו-Google Calendar, לעבוד עם משתמשים אחרים, לשתף קבצים ופעולה בזמן-אמת. לצד Google Docs, הגיליון האלקטרוני שלהם ועוד, מתקבל סל פתרונות רחב. פתרונות קוד פתוח מוסיפים לכך, בכך שהם מאפשרים התקנה חוזרת מכל מקום, ללא מגבלות רישוי ולרוב זמינים מיידית להורדה מהאינטרנט.
דחיפה נוספת מגיעה מצד Web 2.0, דרך הרחבה ושיתופיות בשולחן העבודה, בעזרת כלים ושיטות כמו Ajax, Wiki ו-Mashups. הפופולאריות של הפס הרחב והשימוש בהתקני USB מתקדמים ו"חכמים" עליהם ניתן לשים שולחן עבודה "נייד", הם כוחות דוחפים נוספים בכיוון זה.
כלי Web 2.0
לכלי Web2.0 רבים יש השפעה חשובה על שולחנות עבודה ניידים, בעיקר בכל הנוגע ליישומים משרדיים:
? בלוגים - כלי מוכר המאפשר לספק מידע כללי נוסף ללקוחות אשר מעוניינים להתעמק עוד. הבלוג מאפשר גם להפוך את האינטראקציה עם הלקוחות לאישית יותר, על ידי הוספת מידע מעבר לנתונים טכניים.
? כלי שיתופיות - אתרים רבים מציעים כעת שירותי שולחנות עבודה מקוונים, המאפשרים עבודה שיתופית של חברי צוות מרוחקים גיאוגרפית על מסמכים, מצגות וגיליונות אלקטרוניים. אחת הדוגמאות לכך היא CentralDesktop, אתר שיתופיות לצוותים העובדים על פרוייקטים, כולל יישומים משרדיים כמו עורך מסמכים, מנהל משימות וכדומה -
www.centraldesktop.com
? Wikis - שיטה זו לבנייה מהירה של מאגרי מידע ואתרים, מאפשרת לגולשים (ובמקרה זה לעובדים) להיות אחראיים על התוכן, באופן המאפשר שיתופיות ברמה גבוהה, בין צוותים מרוחקים, כאשר גם כאן יש יתרון ברור בעדכונים בזמן-אמת, כך שלכולם יש "נקודת מבט אחת על האמת".
? Ajax - בעזרת טכנולוגיית Ajax ניתן ליצור יישומי דפדפן אינטראקטיביים, ולהאיץ את מהירות הטעינה של דפי האינטרנט. כך יכולים העובדים ליהנות מעדכון מואץ בפורטל הארגוני, למשל, ולהימנע ככל האפשר מבעיות של עבודה על גרסאות שונות.
? Ruby on Rails - שיטה המשתמשת בממשקי Ajax דמויי יישומי desktop, באופן המקל על צוותים קטנים של מתכנתים לבנות שירותים מבוססי-ווב מתקדמים במהירות.
גישה אחרת לאותו אתגר, היא גישה מרחוק לדסקטופ הרגיל על ה-PC. דוגמא לכך היא Outlook Web Access מבית מיקרוסופט המאפשרת לעובדים מרוחקים לגשת לדוא"ל מכל מחשב או נקודה חמה אלחוטית. היבט נוסף הוא שימוש בשולחן עבודה אינטרנטי ממספר מדיות, דרך טלפונים סלולאריים מתקדמים, מחשבי כף-יד, UMPC ומחשבים ניידים.
הבעיות שבדרך
עם כל זה, עבור ארגונים רבים מדובר ב"כאב ראש" לא קטן, מאחר ואנשים רבים מתרגלים לרעיון שולחן העבודה הנייד כמשתמשים פרטיים, ומעוניינים לאמץ זאת גם בעבודה, באופן שעלול לעורר לא מעט בעיות באבטחה, זליגת מידע, הוצאת מידע וחוסר בקרה. מצד שני, בשימוש בשולחן עבודה נייד טמונה הבטחה לעבודה יעילה יותר וחסכון בעלויות. ההזדמנויות בתחום רבות, כולל הקלה על עובדים ניידים, שיפור הפרודוקטיביות ופישוט מערכות מחשב לעובדים ניידים ולכן יש למצוא את שביל הזהב ליישום מושכל.
בעיות נוספות:
? אבטחה - במעבר ממחשב למחשב, ובשימוש ביישומים מקוונים, מצטמצמת היכולת לשלוט ולעקוב אחר המתרחש במחשב. מדובר בבעיה אמיתית ומשמעותית.
? איטיות - פתרונות מקוונים רבים המאפשרים עבודה על שולחן עבודה מכל מחשב, סובלים מאיטיות. מה שקורה בפועל הוא ששולחן העבודה שלך אמנם זמין ונגיש, אך זמינות העבודה עליו מרחוק אינה זהה לעבודה מהמחשב המקורי.
? הבדלי חומרה - לכל מחשב יש רכיבי חומרה שונים, מה שעלול לגרום למצב בו העובד מנסה לעבוד דרך מחשב אחר, אך נתקל בחוסר מסוים בחומרה שמאט או אף משבש את עבודתו.
? קישוריות - על אף שנדמה שכל המחשבים בעולם מחוברים לאינטרנט, הרי שלא תמיד זה כך. מחשב ללא חיבור לאינטרנט לא יאפשר שימוש ביישומים משרדיים מקוונים.
? חוויית המשתמש - מכשירים ניידים כמו PDA וטלפונים סלולאריים שונים מהותית ממחשבים אישיים. התקנים אלה מצמצמים את היכולת להשתמש באותו שולחן עבודה מכל מקום, מאחר והם מוגבלים מבחינת גודלם, דבר שמחייב שינויים בשולחן העבודה.
? סטנדריזציה - ככל שיותר משתמשים עובדים עם אותה סביבת שולחן עבודה, גדלה חשיבות הסטנדריזציה של נושא זה בארגון. אז, הארגון גם חייב "להילחם" בנטייה האנושית להפוך את שולחן העבודה לאישי, לעומת הרצון הארגוני לשמור על השולחנות אחידים יחסית.
לפי סקר מבית Citrix, כ-64%-75% מבעלי הארגונים הקטנים מאמינים כי האינטרנט ישחק תפקיד קריטי במקרים של עבודה מחוץ למשרד, בעוד 58% הסכימו כי ישיגו תועלת אם יוצעו להן שיטות להיפגש עם עמיתים מרוחקים דרך האינטרנט, ולחלוק איתם מידע.
לסיכום
לארגון המעוניין ליהנות מעלייה בפרודוקטיביות, שיתופיות בין עובדים, וייעול תהליכי העבודה מרחוק, מומלץ לבחון ולהיערך לחידושים ולפתרונות המוצעים בתחום זה.
התקציר לקוח מתוך תחקיר pCon בשם שולחן עבודה בכל מקום.
גילית מידע חדש? מעניין?... רוצה עוד? ראה 100+ תחקירי מפתח.http://www.pcon.co.il/v5/105Debriefs.asp
הרחבות, ראיונות עם מומחים, טיפים מעשיים וקישורים להעמקה ניתן למצוא בקישור הבא.
http://www.pcon.co.il/v5/Debrief.asp?debrief=851
למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944
קובי שפיבק Bsc., MBA הוא העורך הראשי של תחקירי pCon ואתר pCon-line. כמי שעוסק במחשבים, על מכלול היבטיהם משנת 1976 וכן כמי שכתב וערך למעלה משמונה מאות תחקירים על כל היבטי המחשוב העיקריים, הוא נמנה על אותם אנשים בודדים בארץ ובעולם, שבאמת ובתמים, מבינים לאן הולך עולם המחשוב ומהן השלכותיו המידיות והעתידיות, על אנשים וארגונים. הוא גם פרסם מספר רב של מאמרים במרבית העיתונים הגדולים והמקצועיים, והופיע פעמים רבות בערוצי הטלוויזיה והרדיו המרכזיים. נכון להיום הוא מייעץ למרבית מנהלי המחשוב בארגונים המובילים בישראל, והוא נחשב בעיני רבים, לגורו של המחשוב העסקי.
