היום אנחנו מודעים לחשיבות של חיסכון בנייר, ומשתדלים תמיד להימנע מהשימוש בו. אבל כשזה מגיע לאירועים שאנחנו מארגנים, כל המודעות הזו עפה מחוץ לחלון, וכולנו, בלי יוצא מן הכלל, מכינים הזמנות מיוחדות לאירועים שלנו, בסדר גודל של מאות אנשים.
לא משנה אם זו הפקת אירועים בטבע או באולמות אירועים, ולא משנה גם כמה הטכנולוגיה של היום מפותחת, הזמנות מנייר יהיו!
אבל אישורי הגעה הם הרבה יותר חשובים מההזמנות. גם אם החלטנו להעביר את השמועה על האירועים מפה לאוזן או דרך האימייל כי אנחנו פריקים של ידידותיות לסביבה, עדיין נצטרך לבדוק מי מהמוזמנים עתיד להגיע לאירוע ומי לא. הרי אנחנו לא רוצים לשלם לחינם על מנות, מתנות וכו'.
אם כן, הפקת אירועים במרכז תמיד כוללת הכנת הזמנות לאורחים, הרי כבר אי אפשר לסמוך על אנשים שיזכרו בעל פה. ובכן, משום שאנשים רבים דורשים שירות הכנת הזמנות לאירועים, הרבה מהמקומות שמציעים את השירות הזה מציעים גם שירות אישורי הגעה בעבור הלקוחות שמכינים אצלם את ההזמנות.
ולא רק הם. גם אולמות אירועים מציעים את השירות. אומנם בשני המקרים מדובר בשירות שניתן בעבור תוספת מחיר, אבל אפשר להגיע למחיר שמתאים לכולם. ובכל מקרה, הכסף שמשקיעים בעבור שירות וידוא אישורי הגעה הוא כלום לעומת הסכום שעלולים אנשים להשקיע באירוע לטובת מוזמנים שהחליטו לא להיות נוכחים.
נכון, הפקת אירועים בטבע או באולמות היא אתגר לא קטן, והראש כבר כואב מהעיסוק בכל הפרטים הקטנים והגדולים. אבל לא משנה כמה עייפים, אישורי הגעה הם דבר שלא כדאי לפסוח עליו. ואם האירוע הוא בסדר גודל של מאות אנשים, באמת כדאי לשלם למישהו אחר כדי שיעשה את הטלפונים לכל המוזמנים.
אז כמה עולה לעשות אישורי הגעה לאירוע? לרוב גובים על כל שיחה, כאשר המחיר יכול להיות בערך 1.5 שקלים לשיחה אחת. נניח והזמנתם לאירוע שלכם 400 איש- עם 100 50 מהם אתם בטח מדברים על בסיס קבוע, כך שנושא ההגעה שלהם יעלה באחת השיחות. 50 אחרים הם בני משפחה שברור לכם שהם יגיעו. בעצם, נשארו 300 איש שצריך לטלפן אליהם, ואתם תצטרכו לשלם בסביבות 450 שקלים כדי שמישהו אחר יעשה את העבודה. לא רע בכלל!
אז קדימה, אתם כבר מוכנים להוציא עשרות אלפי שקלים על האירוע; לא תשקיעו עוד 200 עד 500 שקלים בעבור וידוא הגעה או אי הגעה של המוזמנים?
