משרדים רבים בישראל מתאפיינים במדפים עמוסי קלסרים, בארונות מפוצצים בניירת שיש צורך לדחפם על מנת שיינעלו, ובמגירות שבקושי נסגרות עקב גודש מסמכים. לעיתים אף מציצים ארגזים מהמחסן ומפינות המשרד, וגם מהמטבחון ומחדרי השירות. מובן כי שליפת מסמכים ישנים מתוך ערימות אלו הינה בגדר יציאה למסע חיפושים, הכרוך בהקצאת כוח אדם מיוחד למשימה ועל כל פנים עשוי להימשך מספר ימים. אם הינכם בעלי משרד והמצב נשמע מוכר, הרי שקניית עוד ארונית או אפילו מעבר למשרד חדש וגדול יותר לא יפתרו את הבעיה. אתם זקוקים בדחיפות לשירותי חברת ארכיב, ויפה שעה אחת קודם.
למה כדאי להיעזר בשירותי חברת ארכיב?
קצרה היריעה מלהכיל את כל היתרונות הגלומים בשירותי הארכיב שמוצעים כיום לחברות ולעסקים, על כן יצוינו להלן הבולטים שבהם:
- סוף לאגירה – חברות המספקות שירותי ארכיב יעבירו את כל מסמכי הארכיון שלכם למשכנן באופן מקצועי ומסודר. כך תוכלו לנשום לרווחה במרחב הגדול שיתפנה במשרד ויאוורר את העסק, בד בבד עם יצירת סביבת עבודה נעימה ומרווחת.
- חיסכון - השטח שיתפנה מניירת יוכל לשמש את העסק למגוון מטרות, ואף יחסוך את המעבר למשרד גדול יותר. כמו כן, פנייה לשירותי ארכיב תחסוך מחברתכם את הצורך בהעסקת כוח אדם מיוחד, הנדרש לתחזוק ולניהול הארכיון פרטי, וזאת בנוסף על חיסכון בציוד משרדי הדרוש לאחסון המסמכים והניירת.
- שדרוג בית העסק – חברות מקצועיות לניהול ארכיב מסדרות את הניירות ומסמכי העסק באופן מאורגן וברור, כאשר כל תיק, ארגז ומיכל זוכים למספר זיהוי המוקלד למערכות מחשב מגובות. בנוסף, על כל מיכל מודבק ברקוד לזיהוי מהיר בהתאם למיקומו במחסן, כך שכל מסמך מתויג ומזוהה, ובעת הצורך ניתן לשלפו במהירות ולספקו בזמן קצר.
- בטיחות- בתי עסק רבים מתקשים לשמור ולאבטח את מסמכיהם באופן נאות. בעזרת שירותי ארכיב מקצועיים יאוחסנו מסמכי החברה במקום המוגן על ידי אמצעי אבטחה ושמירה מוגברים. למעשה, האבטחה מתחילה כבר במבנה הארכיב שהינו סגור, בעוד התנועה בו מפוקחת ומוגבלת למורשים בלבד, וזאת בנוסף על אמצעי מיגון מתקדמים הכוללים מערכות התראה אלקטרוניות, גלאי נפח וחיבור למוקד אבטחה. לבסוף, המסמכים עצמם מועברים לחברה באמצעות רכבים סגורים ובמיכלים אטומים.
שירותי ארכיב לייעול העסק.
טיפול שוטף במסמכי החברה גוזל זמן רב ומשאבים יקרי ערך. לעומת זאת, חברה מקצועית מטפלת בתחומי הארכיב באופן מקצועי, יעיל ובטוח הרבה יותר, מאשר בעלי העסק עצמם. כך מתפנים זמן ומשאבים, אותם ניתן להקדיש כעת לעיסוקיה העיקריים החברה, והדבר מוביל לייעול ומיקוד פעילותו של העסק.
הארכיברים
