מבט אחד
IT Portfolio Management מספק מבט כולל ואחיד על כל הפרוייקטים בתחום המחשוב, בדומה לניהול תיק השקעות, במקום טיפול בכל פרוייקט באופן פרטני. רעיון ה-ITPM הידוע גם כ-EPM (או Enterprise Project Management) אינו רעיון חדש, וכבר בשנות השמונים הסתובב הרעיון בחוגים אקדמיים. עם זאת, למחלקות ה-IT הגיע הרעיון רק לפני מספר שנים.
עם מעבר ה-IT לכיוון יחידה מכוונת אסטרטגיה, נוצר צורך ביותר שליטה ומעקב אחר הליך בחירת הפרוייקטים והוצאתם לפועל. ה-ITPM מאפשר לארגון ליהנות מרווח גבוה יותר על ההשקעות בפרוייקטים, בזכות הליך קבלת החלטות מושכל ומשופר, הקצאת משאבים, בחינת הסיכונים והורדתם למינימום ובחירת פרוייקטים באופן אובייקטיבי, בעיקר לפי התאמתם למטרות האסטרטגיות של הארגון. לפי Forrester, בעוד שמטרת ה-ITPM היא מימוש הערך העסקי, הרי שרוב הארגונים משתמשים ב-ITPM כדרך ליצירת סדר עדיפויות לפרוייקטים.
הטמעת ITPM באופן יעיל תאפשר ל-IT ולארגון לקבוע סדר עדיפויות לפרוייקטים בהתאם לחשיבותם העסקית ותאפשר לתכנן פרוייקטים עתידיים, תוך ניצול הזדמנויות ותגובה מהירה לשינויים וחידושים טכנולוגיים. בנוסף, ITPM מאפשר מעקב יעיל אחר תיק הפרוייקטים ומוריד את הסיכוי לחריגות בתקציב ובזמן.
פרוייקט עשוי להיות בעל סיום והתחלה מוגדרים (כהתקנת מערכת מסויימת) אך גם פרוייקט מתמשך כמו שרות מסוים שגף המחשוב מעניק לארגון באופן קבוע (כתמיכה טכנית). חשוב לשים לב שהשרותים המתמשכים הם חלק ניכר מהוצאות המחשוב ולכן חיוני לנהל גם אותם ביעילות.
Application Portfolio Management הוא תחום נוסף אליו מתייחס המנמ"ר, כשהוא עובד בגישת ה-ITPM. מדובר בניהול יישומים קיימים מנקודת מבט כלכלית, של היחס בין ההוצאות לבין התועלות הכלכליות שהם מביאים.
מגמות חשובות
מספר מגמות חשובות משפיעות כעת על תחום ה-ITPM ועל הדרך בה ארגונים מגיבים לנושא. בין השאר, ניתן לציין את המגמות הבאות: הצורך בכלי שיתופיות שיהוו פתרון לצוותים שחבריהם מרוחקים אלה מאלה, המוביל לשימוש בכלי Web 2.0 ושירותים מקוונים המופיעים בחלק מפתרונות ה-ITPM; מיקור חוץ, ובעיקר Offshore, המאפשר ליהנות משירותים איכותיים בעלות נמוכה; הצורך להגיב בזמן-אמת לשינויים בסביבת הארגון; צורך גובר בהתייחסות ל-IT Governance; ושינוי בתפקיד המנמ"ר, ההופך לניהולי יותר.
מטרות ה-ITPM
ה-ITPM משמש למטרות הבאות:
? קביעת סדר עדיפויות - ה-ITPM מאפשר לבחון פרוייקטים בתיק ולקבוע סדר עדיפויות בהתאם לחשיבותם העסקית, התאמתם לאסטרטגיה הארגונית ועלותם.
? מעקב יעיל - ניהול תיק הפרוייקטים מאפשר לעקוב בקלות אחר כל הפרוייקטים, התקדמותם, בעיות שעלולות להתעורר או חריגות מהתקציב. כחלק מהמעקב, גם ניהול לוחות הזמנים עבור הפרוייקטים נכנס לתמונה, כאשר מדובר בלוחות זמנים לגבי התחלת פרוייקטים וסיומם, וכן בלוחות זמנים לבדיקות ומעקב.
? תגובה מהירה - בעזרת ITPM, יכול הארגון לבחון פרוייקטי מחשוב בתיק, אל מול השינויים בסביבה החיצונית והפנימית, ולהגיב מהר.
? ניהול משאבים - ברוב המקרים, יש יותר פרוייקטים בתיק ממה שיכול הארגון להרשות לעצמו, מבחינת משאבים. לכן, ה-ITPM מאפשר לנהל משאבים בהתאם לתיק, ובהתאם לסדר העדיפויות שנקבע עבור הפרוייקטים בתיק.
? תכנון פרוייקטים - ניהול תיק פרוייקטי המחשוב גם מאפשר לתכנן פרוייקטים חדשים, בהתאם לצרכים ולמטרות הארגון.
מוצרים ושירותים
אלה מוצרים ושירותים בולטים בתחום ה-ITPM: ב-CA - מציעים את ה-CA Clarity IT Portfolio Manager; ב-Compuware מציעים אתChangepoint; ב-HP מציעים מודול ניהול פרוייקטים, שמסייע בסביבה בה מופעל PMO; ב-IBM מציעים את ה-IBM Rational Portfolio Manager; ב-Mercury מציעים את Project and Portfolio Management Center , כולל פתרון ITPM, העוזר לזהות ולהתמקד בפרוייקטי IT אסטרטגיים לארגון; ב-PeopleSoft ניתן למצוא את Enterprise Service Automation, המאפשר השקעה בפרוייקטים הנכונים, תוך התאמה לסוג התעשייה ולצרכיה.
לסיכום
ארגון שישכיל לאמץ פתרונות ITPM, יוכל ליהנות מקיצוץ בעלויות, הליך קבלת החלטות משופר ואחוז נמוך יותר של כישלונות הפרוייקטים.
אנשים מהתחום, מוזמנים להגיב לתרום ולהוסיף...
התקציר לקוח מתוך תחקיר pCon בשם IT Portfolio Management.
גילית מידע חדש? מעניין?... רוצה עוד? ראה 100+ תחקירי מפתח.http://www.pcon.co.il/v5/105Debriefs.asp
הרחבות, ראיונות עם מומחים, טיפים מעשיים וקישורים להעמקה ניתן למצוא בקישור הבא.http://www.pcon.co.il/v5/Debrief.asp?debrief=852
למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944
קובי שפיבק Bsc., MBA הוא העורך הראשי של תחקירי pCon ואתר pCon-line. כמי שעוסק במחשבים, על מכלול היבטיהם משנת 1976 וכן כמי שכתב וערך למעלה משמונה מאות תחקירים על כל היבטי המחשוב העיקריים, הוא נמנה על אותם אנשים בודדים בארץ ובעולם, שבאמת ובתמים, מבינים לאן הולך עולם המחשוב ומהן השלכותיו המידיות והעתידיות, על אנשים וארגונים. הוא גם פרסם מספר רב של מאמרים במרבית העיתונים הגדולים והמקצועיים, והופיע פעמים רבות בערוצי הטלוויזיה והרדיו המרכזיים. נכון להיום הוא מייעץ למרבית מנהלי המחשוב בארגונים המובילים בישראל, והוא נחשב בעיני רבים, לגורו של המחשוב העסקי.
