אדמיניסטרציה זה לא רק לענות לטלפון 

איך מוצאים מנהלת משרד/מזכירה מתאימה:

בעבר, תפקיד המזכירה היה פשוט: מענה לטלפונים, תיוק מסמכים, קצת הדפסות, השעון מראה 16:00 והולכים הביתה.
כיום המצב מורכב בהרבה, על המזכירה לטפל בלקוחות, להיות שירותית ומכירתית, להכיר תוכנות שונות פנימיות, להבין בהנהלת חשבונות, לדבר ולעיתים אף לכתוב באנגלית ובשורה התחתונה לנהל אדמיניסטרטיבית את המשרד על שלל גווניו.

בשל החשיבות החדשה של תפקיד המזכירה כך גם הגיוס השתנה.
אם בעבר התכונות אותן חיפשנו היו פשוטות יותר, היום אנו מחפשים תכונות רחבות יותר לתפקיד המתייחסות בעיקר ליכולת לבצע מספר דברים במקביל ובאופן מסודר ומאורגן.
לצערנו אנו עדים לתגובות שליליות ממעסיקים שנכוו בעבר ובהווה מחברות כוח אדם שונות שלא מכירות בחשיבות גיוס זה ומעבירות מועמדות מבלי להתעמק יתרה במידת התאמתן ואף חמור מכך לעיתים לא מראיינות כלל את המועמדות פרונטלית.
בשל כך ברצוננו לציין כי משרדנו מתנהל אחרת ומייחס חשיבות יתרה לתפקיד המזכירה, מעבר לכך אנו מתיחסים בכובד ראש לאיתור צרכים נכון אצל הלקוח, לכן אולי נציק ביתר שאלות מעבר לרגיל כגון:

·  האם העבודה תחת לחץ?
·  האם על המזכירה להיות ייצוגית?
·  באם יש צורך, מה רמת השליטה הנדרשת באנגלית?
·  האם נדרש ממנה להכין קפה?
·  למי במשרד היא כפופה?
·  האם היא צריכה לשלוט בתוכנות נוספות מעבר לתוכנות המקובלות?
·  האם המשרה בעלת אופן שירותי או מכירתי?
·  מה דחיפות המשרה?
·  האם יש צורך בהשכלה וחשיבותה לגבי המשרה?
·  מצב משפחתי?
·  טווח גיל המועמדת?
·  האם היא בעלת רישיון או בעלת רכב?
·  איזור מגורים?
·  שרות בצה"ל?
·  האם המשרה קבועה?
·  האם עישון הוא מגבלה?

שלב הראיון

מעבר לראיון המקצועי המקובל אנו נוהגים בראיון האישי לדבר עם המועמדים בפתיחות ובחברות, גם כי זה באופי שלנו וגם משום שבשיחה בלתי אמצעית, נוצרת שיחה ידידותית ופתוחה שבאמצעותה מתגלים פרטים שלא תמיד נחשפים אצל המעסיק הישיר. ומכאן היתרון שלנו.

מדגם שאלות למועמדת:

·  האם יש כוונה ללמוד או לנסוע לחו"ל בקרוב?
·  האם מעשנת, ואם כן אז כמה?
·  האם יש בעיות רפואיות?
·  מה היתרונות שלך בקשר לתפקיד המוצע?
·  האם את יכולה לקבל מרות וביקורת?

כשאנו נעביר לכם את הרשמים בעבור המועמדים שלנו, תקבלו אותם כמעט ללא פילטרים ונסנן לכם את האנשים שלא רלוונטיים וכך תוכלו לקבל תמונה כוללת שהיא הכי קרובה למציאות.

מלאכת הגיוס היא כמו שחייט תופר חליפה בהתאמה אישית. הוא בודק היטיב את המידות (הצרכים) בוחר את הבד הרצוי (סינון) ותופר (מראיין) את החליפה המושלמת.