במשך שנים רבות שמרו את המסמכים על גבי נייר ועדיין עושים זאת, ארכיון מסורתי. ארכיון דיגיטלי זוהי התפתחות של הארכיון המסורתי. אם שומרים את הנייר מאורגן במבנה מסוים שמיועד אך ורק למטרה הזאת היום בעזרת ארכיון דיגיטלי אפשר לארגן את המידע ולשמור אותו בצורה של מדיה דיגיטלית.
המרה של מסמכי נייר בעזרת סורקים הנאגרים בתוך מערכת לארגון דיגיטלי או לתוך תיקיות מחשב הנשמרות בשרת או בזיכרון וירטואלי קוראים דיגיטציה, זהו תהליך כאשר חתיכת מידע עוברת המרה למדיה דיגיטלית.
ניהול מסמכים בצורה חכמה בעזרת ארכיון דיגיטלי
בעלי עסקים רבים מתחילים כעת להפנים ולהבין את רמת ההשפעה של המעבר לעולם דיגיטלי. לכן יותר ויותר ארגונים ובעלי עסקים עוברים לשמירת הארכיון לצורה הדיגיטלית וכך הם מצליחים לנהל את המסמכים בצורה יעילה וחכמה יותר.
בעזרת מערכת המוטמעת בתוך הארגון מנוהלים כל המסמכים נשמרים ונאגרים בשרתים של החברה או בשרתים של חברה חיצונית אשר המטרה שלה לגבות ולשמור על המידע העסקי. על מנת שיהיה אפשר להטמיע את המערכת בקלות יש צורך להמיר את המסמכים לצורה הדיגיטלית שלהם ובשביל שלב ההמרה משתמשים בסורקים אשר הופכים את המסמכים לקבצים בפורמט דיגיטלי ונכסים בצורה מאורגנת לתוך המערכת, לכן יש צורך בשירות מקדים על מנת להמשיך להתקדם לשלב הסופי, שירות סריקת מסמכים.
על מנת להפוך מדיה שהיא נייר, יש צורך להשתמש OCR עברית (זיהוי תווים אופטי) מה שבעצם עושה OCR הוא הופך תמונה הסרוקה למחשב למסמך תמליל ממוחשב, מסמך טקסט רגיל. את הזיהוי תווים אפשר לבצע באמצעות שתי צורות שונות.
התאמה תבניתית – באמצעות תבניות ידועות מראש מנסה התוכנה לזהות בתוך התמונה אילו הן מתוך האותיות זהות לתבנית.
תיאור מבני – יוצרים מבנה של האותיות ואת היחס שלהם התוכנה עוברת על התמונה ומנסה לזהות התאמות לפי תיאור של מבנה אותיות.
לא רק שהמערכת בודקת את הנתונים בעזרת תבניות או תיאורי מבנה על מנת לצמצם את כמות השגיאות היא בודקת כל מילה במילון הנמצא בתוכה ועובדת מולו. אם המילה לא נמצאה במילון המערכת מנסה לשנות את אחד התווים עד שתמצא המילה.
לסיכום של דבר ארכיון דיגיטלי זה העתיד
על מנת למנוע עלויות נוספות אשר מייקרות את אחזקת הארכיון ואת אחזקת המסמכים הכולל גם ניהול שלהם פשוט צריך לעבור לארכיון דיגיטלי וכך להתקדם הלאה הצורה הזאת עוזרת לשמור על המשרד נקי מנייר מאורגן ויעיל.
