נהלים - סוגים וייחודיות 

נהלים נהלי עבודה ובני משפחתם הקרובה נהלי מדיניות, יכולים להוות מעמסה ועול בלתי נסבל בכל ארגון. לפעמים נהלים הם מפורטים מדי ומגבילים, ובפעמים אחרות נהלים הם כלליים מידי ורופפים.

אף אחד לא היה מעוניין לעבור תהליך מסובך ומסורבל רק כדי לקבל עט או בורג. פעילות מסוג זה חייבת להיות מהירה וקלה. מצד שני, אם עמית לעבודה נעדר, ועובד אחר נדרש להחליפו זמנית, קיימת ציפייה כי המחליף יקבל נוהל מפורט המנחה אותו היטב כיצד לפעול.

כאשר תהליך כתיבת נהלים נעשה כראוי, השימוש בנהלים יכול להשפיע מהותית על הגשמת יעדי הארגון ולהניב חיסכון בכסף ובמשאבים יקרים. נהלים ברורים מסייעים למערכות ולעובדים לתפקד טוב יותר. העובדים יודעים מה לעשות, מתי לעשות את זה ואיך לעשות את זה. ניתן להפחית את התסכול לחסוך כמות עצומה של זמן, כסף ומאמץ.

נהלים טובים צריכים להיות מדייקים, קצרים וקריאים. אולם תכונות אלו לא תמיד קלות להשגה. לעיתים אנשים מפרטים יותר מדי בנהלים, ולבסוף נותרים עם ספר נהלי עבודה ארוך ומסורבל. נהלי עבודה מורכבים יתר על המידה גורמים לעובדים להתעלמות מהנהלים ולפעול על-פי שיקול דעת, ניסיון העבר או על-ידי בקשה לקבלת הנחיות מעובדים מנוסים יותר.

החדשות הטובות הן כי באמצעות קצת ידע ותרגול, כל אחד יכול ללמוד כיצד לכתוב נהלים ולרכוש מיומנות תוך כדי תרגול וצבירת ניסיון.

נוהל מדיניות, נוהל עבודה, הוראת עבודה

 קיימים שלושה מסמכים עיקריים הנקראים נהלים: נהלי מדיניות, נהלי עבודה והוראות עבודה. קיימים הבדלים מהותיים בין שלושת הנהלים. בשלב זה ננסה להבין על קצה המזלג את ההבדלים המרכזיים בין שלוש סוגי הנהלים:

• נהלי מדיניות: נהלי מדיניות הינם אמירה פילוסופית, המעבירה מסר ניהולי קצר המאפשר למקד ולסנן את מרחב האפשרויות    הקיימות לפתרון דילמה. בדרך כלל מדיניות אינה קשוחה וחד משמעית, אולם היא מאפשרת  לקבל החלטה מושכלת, בתאם לתרחיש.
  
  דוגמה למדיניות: "המדיניות של הארגון היא שלא מקבלים שיקים"
• נהלי עבודה: נהלי עבודה מפרטים באופן פשוט וברור, את השיטה בה מיישמים בפועל את המדיניות. נוהל העבודה, מסייע לעובד לבחור בפתרון המיטבי, במצבים ובתרחישים שונים בעת ביצוע העבודה בפועל.
  
  דוגמה לאמור בנוהל עבודה: "אם לקוח מבקש לשלם בשיק, יש לשאול את הלקוח, האם יש לו צורה חלופית של תשלום: מזומן, כרטיס אשראי". אולם אין די בכך, על הנוהל גם לתת מענה ופתרון למצב בו ללקוח אין אמצעי תשלום אחר. כלומר על נוהל העבודה לספק לעובד תשובות כגון: אם אין ללקוח חלופות לתשלום, האם לא למכור או האם קיימת דרך אחרת, למשל פנייה להנהלה לקבלת התר מיוחד לקבלת תשלום בשיק. כמו-כן אם קיים תהליך חריג לאישור תשלום בשיק על הנוהל לפרט: למי מותר לפנות לקבלת אישור? מי ממלא המקום בעת הצורך? אם אין ממלא מקום מה עושים?
•  הוראת עבודה (יכולה להיות גם הוראת הרכבה, הוראת הפעלה, מדריך למשתמש וכדומה): הוראת העבודה, מפרטת שלב אחר שלב פעילות ספציפית וגם נותנת מענה מדויק לאופן הפעולה בכל צומת החלטות.
  
  דוגמה להוראת עבודה: אם קיימת בארגון מערכת ממוחשבת לקבלת החלטות, יש אפשרות לכתוב הוראת עבודה, הכוללת הנחיות לביצוע תהליך אישור ממוחשב לאישור חריג לקבלת שיק מלקוח. ההנחיות יכללו מידע כגון: אופן הכניסה לתוכנה, הסבר על הפונקציונאליות של כל סוגי הכפתורים והשדות במסכי התוכנה, הנחייה שלב אחרי שלב על השדות בהן יש להזרים מידע, באילו כפתורים ושדות יש להשתמש לצורך אישור או דחיית הבקשה ועוד. ההסבר בדרך כלל יהיה מלווה בתרשימים ותמונות מסך שונות כדי לחדד את ההסבר.