למה בזבוז זמן הוא בזבוז זמן 

מהו באמת בזבוז זמן

 שני ציטוטים ראויים מצאתי, הראשון של ג'יליאן בטלר האומר, "לא הזמן צריך להיות מנוהל, אלא האדם". הציטטה השנייה אומרת לגבי ניהול זמן: "אין לך שליטה מתי אתה נולד ומתי אתה מת. ועם זאת, כל מה שבין נקודות אלה נתון למשא ומתן".

בזבוז זמן הוא בפשטות שימוש בזמן באופן לא אפקטיבי, לא מודע, לא מנוהל כפי שנכון לנהל משאב כל כך יקר. בזבוז זמן הוא שימוש בזמן מבלי לכוון אותו לדברים החשובים מאד, אלה שמקדמים אותנו לעבר עתיד טוב יותר, שבו נוכל לעשות דברים נוספים שחשובים לנו. 

 כמה התבוננויות על בזבוז זמן

 מרבית המנהלים מתקשים לראות בזמן משאב מתכלה, מתקדם בקצב קבוע, לא מגיב לפקודת UNDO שתאפשר שימוש חוזר יותר אפקטיבי.

• אנשים רבים מתייחסים לחיים שלהם כ"חזרה גנרלית", שבה ניתן לבזבז את הזמן על מטרות שגויות ותנועה רוחבית, כאילו הלקח והנסיון שהם צוברים יוכלו לשמש להם ב"חיים האמיתיים", אלה שהם יחיו תיכף ומיד בסיום החזרה.
• מחקרים מראים שיחסית לאנשים מבוגרים, אנשים צעירים נוטים פחות לתכנן את הזמן. מוחשיות קו הגמר גורמת כנראה למבוגרים לראות ביתר בירור את חשיבות ניהול הזמן התכליתי.  
• בזבוז זמן אינה פעולה דיכוטומית. היא מתרחשת לעתים קרובות מתחת לרדאר. בקטנה. לפעמים אפילו קשה לכנות אותה בזבוז, למרות שהיא ממש ממש כזו.

 היכן בדיוק מבוזבז הזמן?

 הזמן מבוזבז בכל מקום שבו הוא מצליח להיות מבוזבז. יש לזמן מימד פיסי, אנשים מדווחים אם יש להם זמן ברשותם, או לא. מנהלים נוטים לפעמים להאשים אותו באחריות לבזבוז. כמוקדי בזבוז עיקריים אפשר לציין:

• חוסר תכנון: אי הגדרת מטרות, עבודה ללא תוכנית הכוללת שלבי ביניים ונקודות בקרה, זלזול בשיבוץ לוח זמנים והתנהלות על פיו.
• ניהול וארגון לקויים: התעלמות מסדרי עדיפות, אי-קביעת זמנים ועמידה בהם, הימנעות מהכנת מפגשים ואי-רישום סיכומים.
• תרבות ניהול בעייתית:  הססנות בהחלטות, דחיינות, חזרה על טעויות, האצלת סמכויות לא איכותית, חוסר שקיפות, חוסר מידע, רתיעה מפתרונות חדשים.
• העברת שליטה למייל ולנייד: העברת הסמכות הניהולית לטלפון הנייד ולמייל: הם הקובעים את סדר היום, דורשים מענה מיידי שדוחה כל דבר, אינם טולרנטים לאי-זמינות, אינם מקבלים סדר עדיפות ניהולי אלא את זה שמציב אותם בראשו, מזלזלים בכל נימוס או דרך ארץ ביחסים בין-אישיים.
• וויתור על עדכון טכנולוגי: התעלמות מהתועלות שהטכנולוגיה מציעה בתקופה זו לטובת ניהול איכותי, החל משימוש בכלים אינטרנטים, עבור למיכשור מודרני כמו הסמארטפון והאפליקציות, ועד זיהוי התועלות של הרשתות החברתיות.
• לקויות בתקשורת הארגונית: ריבוי ישיבות, ישיבות ארוכות וחוסר דייקנות בפתיחה וסגירה, קושי לסגור את הדלת, קושי לומר לא, שיחות חברתיות בזמן העבודה, שימוש נרחב בנייד וסידור עניינים אישיים.
• התנהלות לא נכונה של המנהל.  דחיינות, חוסר התמדה ומשמעת אישית, דוגמה אישית לקויה, התמכרויות לנייד ולמחשב.

 אז מה ניתן לעשות כדי לצמצם את בזבוזי הזמן?

 עיון ברשימת מבזבזי הזמן מגלה עובדה פשוטה: כל הגורמים לבזבוזי הזמן הם כשלים משמעותיים  בניהול. במקום בו יש חוסר בהצבת מטרות, בתכנון, ניהול וארגון, שליטה ובקרה וכיו"ב, במקומות אלה שוכנים לבטח בזבוזי הזמן.

מכאן שכדי להתמודד עם בזבוזי זמן ולצמצם את קיומם צריך פשוט להתחיל לנהל. לשם כך כדאי אולי להיוולד מחדש עם תכונות מתאימות, לקחת קורס ניהול בכיר בהרווארד או להיצמד למנהל מוערך וללמוד ממנו. אם הזמן שלכם מוגבל, הסתפקו בהתייחסות לטיפים הבאים:

• התייחסו לזמן כאל המצרך היקר ביותר שלכם. כדי לא לשכוח את זה אולי תכתבו באותיות קידוש לבנה על קיר במשרד, "הזמן הוא המצרך החשוב ביותר". בוצע??
• הגדירו עדיפויות, מטרות, יעדים וניצחונות שנתיים. שימו לב שיהיו ברורים ובהירים.
• התמקדו בדברים החשובים באמת. זוכרים את פארטו?  20% מהפעולות מניבות 80% מהתפוקה. האם אתם עוסקים  בפעולות הנכונות?
• הקדישו לתכנון 15 דקות בסוף כל שבוע, 10 דקות בתחילת כל יום. מומחים בתחום טוענים שאם מקפידים על הפעולה, לא נדרש לכך יותר זמן.
• זהו את "גנבי הזמן" העיקריים שלכם. "דברו" איתם, אולי יסכימו לתפוש פחות מקום בסדר יומכם.
• עשו משהו לצמצום בזבוז הזמן. אפילו משהו קטנטן, כל יום. בלי לוותר.

 בהצלחה.