הספרות המקצועית הדנה בניהול זמן מדברת כמובן על ניהול עצמי (ולא ניהול זמן) שכן הזמן הוא משאב מוגבל שלא ניתן לנהל אותו. ניתן לנהל את עצמנו בצורה אפקטיבית במסגרת הזמן הנתון לרשותנו ובעיקר הנותר לרשותנו (אם נביא בחשבון זמן שינה, אוכל, משפחה ועוד). ניהול עצמי אפקטיבי מתבסס על תכנון ושליטה במשימות, מיקוד בדברים החשובים, במתן קדימויות ובניצול יעיל של הזמן וכו'.
קיימות טכניקות שונות ללימוד ניהול זמן, אחת מהן מתייחסת לנושא של רשימות – לרשום את המטלות שאנו צריכים לעשות. טכניקה זו מכריחה אותנו 'לקבץ' את כל המשימות ולהכניסן ללוח הזמנים שלנו אך השגיאה העיקרית של האנשים המשתמשים בטכניקה זו היא שהם מכניסים לרשימה מקבץ משימות ללא הבדיקה החשובה מכל: אילו משימות יקדמו אותנו והן חשובות, אילו משימות לא יקדמו אותנו אך הן הכרחיות ואילו משימות אנחנו נוטים להכניס ליומן אך הן מיותרות.
ניהול נכון של עצמנו במסגרת הזמן צריך לכלול את המרכיבים הבאים:
- הגדרה של סדרי עדיפויות
- צמצום הזמן המושקע בנושאים שאינם תורמים לנו או מקדמים אותנו (לעיתים נדרשת לכך האצלת סמכויות)
- מיקוד במטרות חשובות וקביעת יעדים להשגתן
- תכנון ואיזון בין חיי בית-קריירה
- טיפול במשימות שאנו דוחים (טיפול בדחיינות) ולא אוהבים לעשות אך הן חשובות לקידומנו
- התייחסות לדברים שיאפשרו לנו הצלחה בחיים ושהם אלו אשר יכולים לעשות את ההבדל בחיינו
הדבר החשוב ביותר בתחום של ניהול זמן נסמך על חוק פארטו האומר כי 80% מהתפוקה שלנו ניתן להשיג על ידי מיקוד ב- 20% מהפעילויות החשובות שלנו. חוק פארטו נוסח בשנת 1897 על ידי כלכלן איטלקי בשם וילפרדו פארטו שטען כי 20% מהפעולות שלנו יוצרות את 80% מהתוצאות שלנו. חוק זה מאפשר לנו למפות בין הדברים הטפלים לחשובים שאנו עוסקים בהם על ידי אבחנה בין מה שמביא לתוצאות ומה שלא.
חוק פארטו, כאמור, הוא עניין של מיקוד: אל תנסו לעשות הרבה, אל תפליגו בשבח היעילות בה אתם מבצעים דברים, אלא תעשו את הדברים הנכונים והמועילים. מהם הדברים המועילים? הדברים שאנו יודעים לעשות הכי טוב, הכי מהר והם אלו אשר מקדמים אותנו ומביאים לתוצאות. אם כך, אז על מה לוותר בפעילויות שלנו? על מה שגוזל מאיתנו זמן ואנרגיות אך לא מביא תוצאות, על מה שאחרים יכולים לעשות עבורנו טוב יותר, על מה שאינו מניב תוצאות.
בתחום הניהול, כמו בחיים האישיים, יש לחוק זה חשיבות רבה במסגרת ניהול זמן וכן פיתוח מנהלים בעזרת מיומנויות ניהול. לעיתים אני מוצאת שבעלי עסקים עסוקים רוב זמנם בפעילויות שאינן מניבות תוצאות, לעיתים אני מוצאת מנהלים שעסוקים ב'כיבוי שריפות' בשל לקוחות שלהם שאינם מהווים את מוקד ההכנסה של הארגון במקום לוותר על אותם לקוחות או להתרכז בלהביא לקוחות חדשים שיהוו את 80% הרווחים של הארגון וכו'...
"זמן הוא ההון היחיד שיש לאדם שאינו יכול להרשות לעצמו לאבד אותו" אמר תומאס אדיסון ואכן זמן הוא מצרך יקר בעידן המודרני והתזזיתי שיש לדעת כיצד להתנהל במסגרתו בצורה אפקטיבית.
טלי פלד - מאמנת אישית - אימון מנהלים | אימון אישי | אימון לקריירה.
