אירועים חשובים כמו חתונה, בר מצווה, ימי הולדת, ואירועים משמחים אחרים בחיים משאירים אצל כולם טעם מיוחד. בעלי השמחה והאורחים אשר נוכחים באירוע, רוצים לשמוח ולבלות עם כל האנשים היקרים והחשובים בחייהם. בעלי השמחה או האנשים האחראים על תכנון האירוע, מעוניינים שהאירוע שלהם יהיה יוקרתי ומיוחד. בעת תכנון אירועים מושקעים כאלה נהוג להזמין ציוד מיוחד לאירועים שמסופק על ידי חברות מתמחות. החברות הללו מספקות ציוד מגוון כמו מערכות סכום, צלחות, כלי הגשה וכוסות, שולחנות ומערכות ישיבה, ולפעמים אפילו שירות של הקמת מבנה שלם, לאירועים שמתקיימים במקומות מיוחדים.
על השולחן ולידו
אירוע בלי כיבוד ושתייה איננו מתקבל על הדעת; ולכן, כאשר מזמינים ציוד לאירועים, חייבים להתחיל בבחירה כלים מתאימים, ולבחון סוגים שונים של שולחנות ומערכות ישיבה. המבחר של כלי האוכל ושל הריהוט לאירועים גדול מאוד, כדי להתאים לכל טעם לכל סוג של אירוע. כאשר בוחרים את הציוד חשוב להתאים בין הפריטים השונים וניתן להתייעץ עם ספקית הציוד, שהרי היא בעלת המומחיות וניסיון. לא משנה איזה מהו האירוע המתוכנן, סביר להניח שיהיה צורך בצלחות, סכום, מפות, שולחנות וכסאות.
• צלחות וכוסות – צלחות נדרשות למגוון רחב של מנות, ובנוסף יש לבחור בין סוגים שונים של כוסות לשתייה קלה, חריפה וחמה. הסגנונות ורמות הגימור של הצלחות והכוסות צריכות להתאים לסוג המזון המוגש באירוע.
• סכום – הסכום לאירועים כולל מזלגות, סכינים, כפות וכפיות, אבל אסור לשכוח גם את הסכום להגשה, במידת הצורך, כגון מצקות, כפות הגשה, מלקחיים וכן הלאה. הדבר חשוב באירועים שבהם משולבת הגשה בסגנון של בופה.
• מפות – סוג המפה, העיצוב שלה, צורת התפירה והחומר שממנו היא עשויה, חשובים מאוד. אחד הדברים שמושכים את עיני האורחים, בבואם אל האירוע, הוא המפות הפרושות על גבי השולחנות.
• שולחנות – אחת ההחלטות החשובות היא לא רק איזה סגנון של שולחנות ישמשו את האורחים, אלא גם מה יהיה גודלם וכמה אנשים יסבו ליד כל שולחן. שולחנות לארבעה אנשים יהפכו את אווירת האירוע לשונה מזו של אירוע ובו שולחנות לשמונה או לעשרה אורחים.
• כיסאות וריהוט נוסף – מלבד כיסאות, ישנם אירועים שבהם מבקשים בעלי האירוע ליצור פינות ישיבה מיוחדות, בעזרת ספות, שטיחים, ספסלים, שמשיות וכן הלאה.
מבנים ואוהלים לאירועים
ישנם אירועים מושקעים, אשר בהם מזמינים בעלי האירוע לא רק ציוד כמו כלי אוכל והריהוט, אלא גם את מבנה האירוע בשלמותו. אירועים מסוג זה יכולים להתקיים בחיק הטבע או באתרים מיוחדים, אשר אין בהם מבנה המתאים לאירוע העומד להתקיים. לא כל חברה להשכרת ציוד לאירועים מסוגלת להציע שירות של אספקה, הובלה והרכבה של מבנים מתאימים, שיהפכו את האירוע כולו לחוויה. חשוב לזכור שהרכבת אוהל ענקי או מבנה גדול מסוג אחר, חייבת להיעשות בצורה כזו שהמבנה יהיה יציב וגם מושך את העין.
