אם בעבר הסתפקו אנשי שירות הלקוחות בכל חברה בכתיבת הודעות ופתקים או בתיעוד הקשר עם הלקוח באמצעות תיקי לקוחות מודפסים, היום העבודה היא קצת יותר קלה ונגישה ואין צורך בפתקים, מכתבים ומיילים בין אנשי החברה כדי לפקח על פעילות אנשי השירות. מערכת ניהול לקוחות איכותית ויעילה יכולה להפוך לכלי המשמעותי ביותר בכל הפעילות השירותית והשיווקית של כל חברה במשק, אם רק נבחר מערכת מתאימה ונכונה. הנה כמה טיפים בולטים לבחירת מערכת לניהול לקוחות נוחה ויעילה ככל האפשר.
לבנות או לקנות – זו השאלה
היום אפשר לקנות מערכת ניהול לקוחות מחברות תוכנה שכבר הקימו ופיתחו מערכות קיימות ומציעות את המערכות הקיימות לחברות שונות תוך ביצוע התאמות מיוחדות לפי צרכי החברה או הגדרת המערכת בצורה מסוימת כך שתתאים לעבודת אנשי החברה. אפשרות אחרת שיכולה להיות לעיתים הרבה יותר מדויקת היא לבנות כלי לניהול לקוחות עצמאית שתשרת את החברה שלך באופן בלעדי.
בניית תוכנה לניהול לקוחות מתבצעת גם היא על ידי חברות לבניית תוכנה ופיתוח והצעד הראשון צריך להיות מציאת חברות תוכנה שמתמחות בבניית מערכות ניהול לקוחות שכאלו. לפני שאתם רוכשים מערכת לניהול לקוחות לעסק התייעצו עם אנשי תוכנה שאתם סומכים על דעתם והחליטו האם אתם מעוניינים לבנות תוכנה שתהיה ממוקדת בחברה שלכם ובנויה לפי צרכיה האינדיבידואלים או להשתמש בתוכנה קיימת של ניהול לקוחות אך להתאים אותה לצרכי החברה שלכם.
השיקולים שלכם צריכים להיות תואמים את צרכי החברה ועליכם לבחור מערכת ניהול לקוחות שתשרת את החברה בצורה הטובה ביותר. אם זאת, שיקול חשוב נוסף הוא המחיר מול התועלת וגם כאן נכנסים לתמונה שיקולים אינדיבידואליים שתלויים בסדר גודל השימוש בתוכנה או בחשיבות של שירות הלקוחות בתוך המערך הכללי של החברה.
מה צריכה לכלול המערכת
לפני הכל חשוב לסקור ולדעת מה צריכה לכלול מערכת לניהול לקוחות אמינה ואיכותית שתשרת את אנשי החברה שלכם לאורך זמן. מערכות של ניהול לקוחות בדרך כלל מאפשרות לעקוב אחר הזמנות, שיחות טלפון, סיכומי פגישות, מסמכים שהוצאו ללקוח, מצב החיובים והתשלומים שלו, גביה ועוד.
האופציות הרבות תואמות כמובן את צרכי כל חברה וחברה. אם אתם בונים כלי כזה או אחר לניהול לקוחות עצמאית לחברה שלכם חשוב לבדוק שהמערכת תכלול אופציות תיעוד של כל שרשרת הפעילויות השיווקיות והשירותיות מול הלקוח במהלך העבודה מולו. בנוסף, חשוב לוודא שהמערכת נוחה לעבודה בכל מחלקות החברה כך שכולם יוכלו לתעד את הפעילות מול הלקוח. ממחלקת השיווק שפונה אל הלקוח לראשונה ועד למחלקת התפעול שמבצעת עבורו הזמנה או שולחת אליו סחורה.
בחירת ספק
ללא כל ספק, ספק מערכות ניהול לקוחות איכותי צריך להיות מומחה בתחום התוכנה ולדעת בדיוק כיצד להתאים כל מערכת ניהול של לקוחות לצרכי הלקוח הספציפי שלו. לפני שאתם רוכשים כל מערכת ניהול לקוחות חשוב לוודא שהספק שלכם יעניק לכם את התמיכה המלאה בהפעלת המערכת ובתחזוקה השוטפת שלה.
פלנדו - מערכת חכמה לניהול לקוחות ופרויקטים
