שימוש במוצר מדף או פיתוח תוכנה מותאמת אישית 

גם אם אתה מנהל מערכות מידע בארגון גדול וגם אם אתה בעל מספרה או מרפאה וטרינרית, כשאתה בא לבחור תוכנה לעסק שלך יש מספר משתנים שחשוב לבדוק כדי לקבל החלטה נכונה.

• מי יהיה המשתמש הסופי של התוכנה?

חשוב להבין ולדעת מי ישתמש בתוכנה גם כדי לדעת כמה חשבונות של התוכנה צריך לרכוש וגם על מנת להבין מה אנחנו מצפים שהתוכנה תעשה.

כאשר נגדיר מי הם המשתמשים בתוכנה, יהיה לנו יותר קל לדעת באיזה תהליכים התוכנה אמורה לתמוך.  האם דרך התוכנה מנהל הארגון צריך לקבל  מבט על ולדעת מה הסטטוס של הייצור או הפיתוח בעסק שלו. האם התוכנה תשמש לניהול משימות פרטניות של העובדים המבצעים לצורך הגדרה ושמירה על תהליך מסודר בארגון. איזו גישה למידע תהיה לכל משתמש. האם יראה רק את המשימות שלו או גם את הסטטוס הכללי של הפרויקט?

• האם תהליכים בארגון גמישים וניתן להתאים אותם לתוכנה?

לפי זה תוכלו לדעת האם אתם יכולים להשתמש במוצר מדף, שזה תוכנה שפיתחו אותה כמוצר גנרי, כללי וניתן להתאים אותה לארגון שלך. או שאתם רוצים שהתוכנה תתמוך באופן מלא בתהליך בארגון ואז תרצו שהתוכנה תפותח לפי הדרישות שלכם.

• האם יש צורך שהתוכנה תתחבר למערכת הנהלת חשבונות כדי לעקוב אחרי הוצאות והכנסות

 האם יש צורך בחיבור מערכת גבייה וכרטיסי אשראי של לקוחות. מה רמת האבטחה הדרושה של התוכנה?

• עלות התוכנה ותקציב הארגון

מה העלות של תוכנות מדף ושל תוכנה בפיתוח אישי? מה התקציב שארגון הקציב לצורך זה? אין טעם להתחיל לפתח אם לא יהיה מספיק תקציב כדי להטמיע את התוכנה בארגון, דבר הדורש בין השאר הדרכות העובדים.

אם הגעת למסקנה שתוכנות הקיימות בשוק לא מספקות את הצרכים של הארגון שלך, תוכל לפנות לבית תוכנה לצורך פיתוח תוכנה מותאמת אישית. מה כדאי לבדוק במקרה כזה?

• מקצועיות של בית פיתוח תוכנה. ניתן לבדוק את הוותק, לראות את הפרוייקטים הקודמים שבוצעו ע"י בית התוכנה. האם פיתחו תוכנה דומה למה שאתם מבקשים לפתח.
• האם בית התוכנה מתמחה באפיון תוכנה מקצועי, דבר החשוב ביותר על מנת לא להבין באמצע תהליך הפיתוח ששכחתם מרכיב מרכזי בהגדרת הדרישות.
• מה תהליך אבטחת איכות, בדיקות תוכנה, מציאת באגים ומתן תמיכה.
• האם בית התוכנה ילווה אותכם גם בתהליך ההטמעה של התוכנה בארגון.
• כמה תמיכה אפשר לקבל לצורך תחזוקה ופיתוח מאפיינים נוספים בהתאם להתפתחות העסק.

כדאי לבחור 2-3 בתי תוכנה שיענו על הדרישות שלך ויתנו הצעת מחיר ותוכנית עבודה לפיתוח התוכנה. תשוו את הפרמטרים השונים ( ולא רק את המחיר). שימו לב האם מפתח מתחייב ללוח זמנית מסויים שמתאים לכם? מה התהליכים והתקנים איתם המפתח עובד, מהי שפת תכנות , עד כמה יש גמישות לתיקונים בהמשך ואיך זה ישתלב עם התוכנות הקיימות היום בארגון שלך.

ורק אז תקבל את ההחלטה איפה לפתח את התוכנה לעסק שלך.