• 1. המכרז כ"מוצר"
לתפיסתי, המכרז הינו "מוצר", אשר אמור לספק צרכים, ציפיות ודרישות של "בעלי העניין" בסביבת המכרז. אסקור שלושה בעלי עניין עיקריים:
ü
ü הלקוח - המשתמש בשירותים המפורטים במכרז. הלקוח ימצא במכרז את מאפייני דרישותיו באופן ברור, פשוט להבנה תוך תיאום ציפיות מלא.
ü עורך המכרז– מחבר ויוצר המכרז. העורך אמור ל"תרגם" את צורכי וציפיות הלקוח לכלל מסמך נהיר, פשוט לתפעול וניהול – בהתחשב באילוצי המשרד, שוק הספקים הפוטנציאלי וכמובן תקנות חובת המכרזים.
ü המציע – הספק אשר מגיש מענה למכרז. המציע אמור "להבין" בצורה הברורה ביותר באילו צרכים ושירותים מדובר, כיצד הוא אמור להיערך למתן השירותים, מה הציפיות ממנו ועל הוא ייבחן במהלך מימוש המכרז, במידה וייבחר כזוכה.
מפה אפשרית של בעלי עניין בסביבת המכרז:
• 1. המכרז כ"מוצר"
לתפיסתי, המכרז הינו "מוצר", אשר אמור לספק צרכים, ציפיות ודרישות של "בעלי העניין" בסביבת המכרז. אסקור שלושה בעלי עניין עיקריים:
ü
ü הלקוח - המשתמש בשירותים המפורטים במכרז. הלקוח ימצא במכרז את מאפייני דרישותיו באופן ברור, פשוט להבנה תוך תיאום ציפיות מלא.
ü עורך המכרז– מחבר ויוצר המכרז. העורך אמור ל"תרגם" את צורכי וציפיות הלקוח לכלל מסמך נהיר, פשוט לתפעול וניהול – בהתחשב באילוצי המשרד, שוק הספקים הפוטנציאלי וכמובן תקנות חובת המכרזים.
ü המציע – הספק אשר מגיש מענה למכרז. המציע אמור "להבין" בצורה הברורה ביותר באילו צרכים ושירותים מדובר, כיצד הוא אמור להיערך למתן השירותים, מה הציפיות ממנו ועל הוא ייבחן במהלך מימוש המכרז, במידה וייבחר כזוכה.
הפעילות סביב עריכת ומימוש המכרז ("המוצר"), חייבת לדעתי, להתבצע במתכונת של ניהול פרויקטאלי על כלל המאפיינים הקלאסיים מתחום ניהול הפרויקטים: תוכן (מהות), לוחות זמנים ותקציב.
"הפרויקט" נדרש להתנהלות מבוקרת בעלת יעדים ומדדים כמותיים.
• 2. ניהול פרויקטאלי
פרויקט מוגדר כמאמץ זמני ליצירת שירות או מוצר ייחודי.
מטרות ניהול הפרויקט הינן סיומו בלוח הזמנים הנדרש, עמידה ביעדיו, באיכות הנדרשת, תוך מזעור עלותו והשגת שביעות רצון מירבית של הלקוח.
הפרויקט נבנה מאבני דרך של פעילויות מרכזיות המהוות נתיב לוגי בו נצברים נתונים, ידע ומידע בשיתוף כלל הגורמים השותפים בתהליך.
כל אבן דרך במהלך הפרויקט מצטרפת לקודמותיה, מייצרת נדבך נתונים ומידע נוסף, מזינה ומעבה את אבני הדרך האחרות.
התהליך הדינאמי, בו מידע ונתונים הנצברים בציר הזמן מזינים את אבני הדרך העוקבות, מתקנים ומעדכנים בזמן אמת את מרכיבי הפרויקט – מבטיח צמצום טווחי זמן וקידום הבאתו של "המוצר" ללקוחות בזמן (Time To Market).
משלב ייזום והתנעת המכרז קיימת חשיבות מכרעת להקמת צוות ייעודי אשר יפעל במשותף, בהנחייתו של עורך המכרז, לכיסוי מירבי של תחומי הפעילות, גיבוש מתכונת הפעילות, תיאום ציפיות, הסרת חסמים והתנגדויות.
הצוות יכלול את:
- נציג הלקוח.
- כלכלן.
- משפטן.
- איש ביטוח.
- גורם מקצועי בתחום עיסוק המכרז.
- גורם טכנולוגי (במידת הצורך).
• 3. ארגון, תהליך, טכנולוגיה
הפרויקט חייב בהתייחסות מערכתית ובראייה כוללת המתחשבת בכלל המשתנים המשפיעים על השגת המטרות והיעדים.
בכל אבן דרך בפרט ובכל מהלך הפרויקט בכלל, מתקיימים שלושה מימדים משיקים, המניעים אחד את השני ומבטיחים סינרגייה וכיסוי מלא של תכולת העבודה, מנטרלים חסמים ומקבעים תהליכי עבודה רציפים ושוטפים:
ü המימד הארגוני
אנשים, תרבות ארגונית, מבנה ארגוני, יחסי גומלין, פוליטיקה ארגונית.
פעילות אופרטיבית אפשרית:
מיפוי והבנת "בעלי העניין", יצירת קבוצות "עמיתים", הכשרה וחניכה, שיווק והסברה, ניהול השינוי, סקרי שביעות רצון, הערכת ספקים.
ü המימד התהליכי
תהליכי עבודה, שיטות, מנהגים, נהלי עבודה, טפסים ומסמכים.
פעילות אופרטיבית אפשרית:
הגדרת יעדים ומדדים כמותיים, אבחון תהליכים ושיטות לזיהוי "נתיב קריטי", איתור נקודות תורפה וצווארי בקבוק, ניתוח פערים בין הרצוי למצוי (Gap Analysis), יצירת מערך דיווח ניהולי, "ארגון לומד" – שיטות ודפוסי ניהול, תבניות מכרזים, שימור ושיתוף הידע הארגוני לצורך בקרה, הפקת לקחים, ומהלכי שיפור מתמיד.
ü המימד הטכנולוגי
מערכות מידע, תשתיות ותקשורת.
פעילות אופרטיבית אפשרית:
מימוש כלים ותשתיות טכנולוגיות קיימות - לא מנוצלות, הצטיידות בכלים טכנולוגיים חדשים התומכים את תהליכי העבודה, השיטות ותוכנית הפעולה הנדרשת.
הפעילות סביב עריכת ומימוש המכרז ("המוצר"), חייבת לדעתי, להתבצע במתכונת של ניהול פרויקטאלי על כלל המאפיינים הקלאסיים מתחום ניהול הפרויקטים: תוכן (מהות), לוחות זמנים ותקציב.
"הפרויקט" נדרש להתנהלות מבוקרת בעלת יעדים ומדדים כמותיים.
• 2. ניהול פרויקטאלי
פרויקט מוגדר כמאמץ זמני ליצירת שירות או מוצר ייחודי.
מטרות ניהול הפרויקט הינן סיומו בלוח הזמנים הנדרש, עמידה ביעדיו, באיכות הנדרשת, תוך מזעור עלותו והשגת שביעות רצון מירבית של הלקוח.
הפרויקט נבנה מאבני דרך של פעילויות מרכזיות המהוות נתיב לוגי בו נצברים נתונים, ידע ומידע בשיתוף כלל הגורמים השותפים בתהליך.
כל אבן דרך במהלך הפרויקט מצטרפת לקודמותיה, מייצרת נדבך נתונים ומידע נוסף, מזינה ומעבה את אבני הדרך האחרות.
התהליך הדינאמי, בו מידע ונתונים הנצברים בציר הזמן מזינים את אבני הדרך העוקבות, מתקנים ומעדכנים בזמן אמת את מרכיבי הפרויקט – מבטיח צמצום טווחי זמן וקידום הבאתו של "המוצר" ללקוחות בזמן (Time To Market).
משלב ייזום והתנעת המכרז קיימת חשיבות מכרעת להקמת צוות ייעודי אשר יפעל במשותף, בהנחייתו של עורך המכרז, לכיסוי מירבי של תחומי הפעילות, גיבוש מתכונת הפעילות, תיאום ציפיות, הסרת חסמים והתנגדויות.
הצוות יכלול את:
- נציג הלקוח.
- כלכלן.
- משפטן.
- איש ביטוח.
- גורם מקצועי בתחום עיסוק המכרז.
- גורם טכנולוגי (במידת הצורך).
• 3. ארגון, תהליך, טכנולוגיה
הפרויקט חייב בהתייחסות מערכתית ובראייה כוללת המתחשבת בכלל המשתנים המשפיעים על השגת המטרות והיעדים.
בכל אבן דרך בפרט ובכל מהלך הפרויקט בכלל, מתקיימים שלושה מימדים משיקים, המניעים אחד את השני ומבטיחים סינרגייה וכיסוי מלא של תכולת העבודה, מנטרלים חסמים ומקבעים תהליכי עבודה רציפים ושוטפים:
ü המימד הארגוני
אנשים, תרבות ארגונית, מבנה ארגוני, יחסי גומלין, פוליטיקה ארגונית.
פעילות אופרטיבית אפשרית:
מיפוי והבנת "בעלי העניין", יצירת קבוצות "עמיתים", הכשרה וחניכה, שיווק והסברה, ניהול השינוי, סקרי שביעות רצון, הערכת ספקים.
ü המימד התהליכי
תהליכי עבודה, שיטות, מנהגים, נהלי עבודה, טפסים ומסמכים.
פעילות אופרטיבית אפשרית:
הגדרת יעדים ומדדים כמותיים, אבחון תהליכים ושיטות לזיהוי "נתיב קריטי", איתור נקודות תורפה וצווארי בקבוק, ניתוח פערים בין הרצוי למצוי (Gap Analysis), יצירת מערך דיווח ניהולי, "ארגון לומד" – שיטות ודפוסי ניהול, תבניות מכרזים, שימור ושיתוף הידע הארגוני לצורך בקרה, הפקת לקחים, ומהלכי שיפור מתמיד.
ü המימד הטכנולוגי
מערכות מידע, תשתיות ותקשורת.
פעילות אופרטיבית אפשרית:
מימוש כלים ותשתיות טכנולוגיות קיימות - לא מנוצלות, הצטיידות בכלים טכנולוגיים חדשים התומכים את תהליכי העבודה, השיטות ותוכנית הפעולה הנדרשת.
אבי מזרחי
ייעוץ ארגוני ומערכות מידע
www.avi-mizrachi.co.il
052-3075082
