יתכן והסיטואציה הבאה מוכרת לך:
אתה בעל עסק או מנהל.
עם הזמן גילית שאתה משקיע יותר ויותר שעות בעבודה כדי להתמודד עם כמות התקשורות, המיילים, השאלות והפניות מלקוחות ומעובדים, אבל לא משנה כמה זמן או מאמץ אתה משקיע, לא נראה שזה עומד להיגמר מתישהו.
מוכר לך?
אם כן, יש כמה דברים שאפשר לעשות כדי לטפל בזה.
• עקיפה - התבונן היטב ונתח את התקשורות והמיילים שמגיעים אליך. האם יש שם עניינים שעובדים אחרים בעסק היו אמורים לטפל בהם?
אם אתה נוהג לעקוף את העובדים שלך ולעשות את העבודה במקומם, אתה כמובן יורש את כל העבודה. אתה גורם לעצמך לעבוד יותר מדי. אתה עוקף. זה עד כדי כך פשוט.
כמובן שמנהל בדרך כלל יודע לעשות את כל התפקידים בעסק יותר טוב מאשר האדם בתפקיד, אבל הוא לא אמור לעשות את התפקיד בעצמו! מנהל אמור לדאוג לכך שהעובד יעשה את מה שהוא אמור לעשות על הצד הטוב ביותר, אבל לא להתפתות לעשות את זה במקומו.
תפסיק לעקוף ולעשות את העבודה של אחרים.
נתב את העבודה לאנשים שאמורים לטפל בה.
• הכשרה/תיקון- אם מצאת את עצמך מטפל בעבודה של אחד מהעובדים שלך, האם תיקנת אותו על כך ווידאת שהוא יודע מה הוא צריך לעשות, כך שבפעם הבאה זה לא ייפול עליך שוב?
מנהל שזיהה חוסר יעילות באחד מהתפקידים שתחתיו, ונאלץ לטפל בחוסר היעילות הזה בעצמו, חייב לאחר מכן לטפל באדם בתפקיד, לדאוג שהוא מקבל הכשרה או תיקון על תפקידו. אם זה לא יקרה נקבל סיטואציה מתמשכת מאחר והאדם בתפקיד מקבל לגיטימציה להמשיך להיות לא יעיל.
• תפקיד לא מאויש- לפעמים נוצרים מצבים בהם אחד מהתפקידים שתחתיך נותר לא מאויש. מישהו פוטר ועדיין אין לו מחליף, מישהו יצא לחופשת מחלה לא צפויה, מישהו יצא למילואים ארוכים.
קורה שאתה עושה גם את עבודתך כמנהל וגם מבצע תפקיד אחר.
אתה יכול לעשות את זה שבוע, אולי אפילו חודש.
אבל אם לא תטפל בזה מהר, אתה תזדקק לאקמול!!! אתה חייב לגייס ולהכשיר בן אדם שייקח את התפקיד, כך שאתה בעצמך תוכל לחזור ולנהל. כשאתה עושה את אחד התפקיד שמתחתיך אתה נשאב לתוך עשייה וזה לא משאיר לך זמן לנהל... אתה מאבד שליטה.
• ניתוב- אחת המשימות העיקריות של מנהל היא לנתב את העבודה לתפקיד המתאים.
לכל אחד בעסק יש תפקיד. אחריותו של המנהל לוודא שכל אחד עושה את מה שהוא אמור לעשות.
ובנוסף, שכל אחד מהם יודע מהו תפקידם של שאר העובדים, ומה לנתב למי, כך שכולם עובדים בתיאום, צוות מלוכד.
מנהל אחראי לוודא שאין "פקק" של עבודה בשום איזור בעסק, ושאין מצבים בהם דברים נופלים בין הכיסאות, אחרת במקרים כאלה הטיפול בדברים ייפול עליו.
• זמן-
וודא שאתה מפנה לך זמן כל יום כדי לעבור על כל התקשורות שקיבלת ולטפל בהן. אנשים יקבלו ממך תשובות מהירות, והדואר הנכנס שלך יישאר נקי ממיילים שצריך לטפל בהם.
• מספר תפקידים- לפעמים למנהל יש מספר תפקידים שהוא מחזיק. ככל שבעסק עובדים פחות אנשים, כך כל אחד מהם מחזיק יותר תפקידים.
במקרה ובו אתה מחזיק יותר מתפקיד אחד, ייעד לעצמך זמן קבוע לביצוע כל אחד מהתפקידים .
• טיפוסים מקשים- בדוק האם יש לך בעסק עובדים שבאופן קבוע נוהגים לשאול שאלות לגבי עניינים שמכוסים בנהלים של המקום. עובדים כאלה הם פצצה מתקתקת.
אין פה הרבה אפשרויות... או שהם לומדים לעשות את התפקיד שלהם ועושים אותו או שהם הולכים!
זה יקר מדיי להחזיק אותם בעסק, כשכל מה שהם עושים זה להעביר את העבודה הלאה ולהתיש את החברים שלהם לעבודה ואותך. עובד כזה מייצר כל כך הרבה בלגאן שצריך עוד שני עובדים שיסדרו אחריו.
אנשים שלא יכולים או לא מוכנים ללמוד את הנהלים של העסק, או שמתעקשים לשנות את הנהלים כל הזמן, יוצרים בלגאן.
• יחס כמותי של מנהל/עובדים- אם מנהל מרגיש שהוא עובד קשה מדי, יתכן שהוא מנסה לטפל בעצמו ביותר מדי עובדים, ושיש מקום לשים תחתיו עוד מנהל, שיהיה אחראי על חלק מהעובדים. כמובן שיש יוצאים מן הכלל, אך ברוב המקרים מנהל אמור לנהל תחתיו חמישה אנשים ולא יותר. זה יכול להיות חמישה עובדים או חמישה מנהלים. חמישה + מנהל מהווים קבוצה.
• עוזר אישי- אם אתה אמור למכור או להיות בקשר עם לקוחות ואתה לא מצליח להגיע לזה, מאחר ואתה פקוק בעבודה משרדית, תשיג לעצמך עוזר אישי שיטפל עבורך בכל מה שאתה לא חייב לעשות בעצמך. תעשה לעצמך רשימה של כל הפעולות שאתה עושה בעסק, ולאחר מכן סמן את כל מה שאתה יכול להעביר לטיפולו של עוזר כזה.
בהצלחה!
