אירוע רב משתתפים הוא אירוע שקשה לארגן. זה אומר שצריך מקום גדול שיוכל להכיל את כמות האנשים, באזור הכי טוב, ועדיף שיהיה מיועד לאירועים כדי שלא נצטרך לעצב את המקום בעצמנו. מלבד זאת, צריך לדאוג לשתייה ואוכל.
התשלום שגובים מאתנו עבור המקום הוא משהו שלא יכולים להיות בו שינויים. אפשר להגיע לפשרה כלשהי ולהוריד את המחיר לפני שסוגרים את המקום לאירוע, אבל המחיר שסוגרים עליו הוא סופי.
לעומת זאת, בכל מה שקשור לקייטרינג, אפשר להפחית עלויות על אירועים במרכז אם בודקים מי מתכוון להגיע ומי לא. ההבדל שיכול להיות בעלויות הוא גדול, אפילו בסדר גודל של 4 ספרות!
אם אלה חתונות במרכז , ימי הולדת, מסיבות השקה וכל אירוע אחר, פרטי או עסקי, אישורי הגעה הם פתרון מצוין, אפילו למי שיש לו את הכסף "לבזבז" על אנשים שהוזמנו ולא הגיעו. אין סיבה לשלם יותר כשאפשר לשלם פחות.
אישורי הגעה הם בסך הכל יצירת קשר עם כל אחד מהאנשים המופיעים ברשימת המוזמנים. שואלים את כולם אם הם מתכוונים להגיע או לא. יש כאלה שמאשרים את ההגעה, ויש כאלה שלא. כמו בכל אירוע, יש את האנשים שאומרים שיגיעו, אך בסוף לא מגיעים, מסיבות כאלה ואחרות. אבל המקרה ההפוך כמעט ולא קורה. כלומר, מי שאומר שלא יגיע, כנראה שלא יגיע.
אז במקרה הכי גרוע, נשקיע על מספר מאוד מצומצם של אנשים שאמרו שיגיעו אבל בסוף לא באו. זה יכול להיות בסדר גודל של כמה מאות שקלים, ולא יותר. ועדיין מדובר בצמצום עלויות.
יש שתי דרכים לעשות אישורי הגעה לאירוע. הדרך הראשונה היא לעשות את הטלפונים באופן עצמאי או לבקש מחברים ובני משפחה שיעשו את זה. אין ספק שזו הדרך הכי חסכונית שיכולה להיות, כי לא צריך לשלם להם. זאת לעומת השיטה השנייה, שהיא לתת את המשימה לחברה מקצועית שכל ייעודה הוא לעשות את אישורי ההגעה. גם במקום שבו האירוע עתיד להתקיים יכול לספק את השירות הזה. בשיטה הזו משלמים סכום מסוים על כל שיחת טלפון שמתבצעת כחלק מהשירות. בסך הכל זה יוצא סכום קטן מאוד בהשוואה לכסף שחוסכים.
יש דרך נוספת לבדוק אישורי הגעה. יש אתרים שאפשר ליצור בהם פרופיל אישי עבור החתונה. שולחים SMS לכל אורח, ואם הוא משיב בחיוב, כלומר מודיע שיגיע, הוא מתווסף באתר האורחים שמגיעים. הרשימה מתעדכנת באופן אוטומטי, וחוסכים הרבה זמן שהיה מתבזבז על שיחות חולין עם חברים ובני משפחה.
