המרוץ למיליון לפעילות שלך: מודל "סמן והאמן" 

במרוץ למיליון עבור הפעילות שלך, עליך להכין בפועל תוכנית עבודה שנתית לפיתוח המשאבים. מודל "סמן והאמן"- הינו המודל המומלץ ליצירת תוכנית עבודה שנתית אפקטיבית, שתסייע בהגדלת מקורות המימון ויצירת הכנסות משמעותיות עבור ארגונך.

אז מה לסמן?

לכל משימה הנדרשת עבור הכנת תוכנית העבודה קיימים עוגנים חיצוניים ועוגנים פנימיים. בשלב הראשון אני ממליצה לך לקחת את לוח השנה הבאה הנפרש בפריסה שנתית, ולהתחיל לסמן עליו את העוגנים של הפעילות החיצונית והאילוצים החיצוניים המכתיבים את עבודת הארגון:

• סמן דד-ליינים: סמן תאריכים בהם צריך להגיש בקשות לקרנות השונות, תאריכים בהם צריך להגיש בקשות למשרדי הממשלה השונים, תאריכים בהם ידוע לך כי תורמים מחו"ל אמורים להגיע לביקור בארץ וכו'.
• סמן אירועים משמעותיים: סמן אירועים משמעותיים אמורים להתקיים השנה בחיי הארגון, כמו: עשור, יובל, ערב התרמה וכו'.
• סמן אירועים בחיי החברה: סמן אירועים כלליים המשפיעים על פעילות הארגון, כמו תחילת שנת הלימודים, חופשות משמעותיות, הקיץ שבו, אולי, אנשים לא נמצאים וכו'.

ברגע שסימנת עוגן מסוים, תאריך יעד מסוים- אתה יכול להתחיל לבנות את תוכנית הפעילות של הארגון המקדימה אותו. כלומר: אתה בעצם פועל מאותו עוגן אחורה ובחזרה אל אותו תאריך יעד, מסמן את התאריכים הנחוצים על פני לוח השנה, ובודק שכל המהלך הזה יושב בצורה ריאלית על לוח השנה.

שרטוט דוגמא לבניית משימה וסימון בלוח השנה ע"פ עוגנים חיצוניים:

סימון דד ליין: (עוגן חיצוני)- תאריך סופי להגשת הבקשה לקרן משפחתית

שבוע ראשון לפני הדד-ליין: שליחת הבקשה לקרן

שבועיים לפני הדד ליין:  סיום כתיבת הבקשה והעברה לאישור ולחתימה על ידי האנשים המתאימים

שלושה שבועות לפני הדד-ליין:  תחילת כתיבת הבקשה

ארבעה שבועות לפני הדד-ליין: בירור הדרישות לכתיבת הבקשה

חמישה שבועות לפני הדד-ליין: יצירת קשר עם אנשי הקרן לקבלת המידע הנחוץ ולהתאמת הפרויקט של הארגון לקרן.

מה עוד לסמן?

לאחר שסימנת את העוגנים החיצוניים, עליך לסמן על על ציר לוח השנה גם עוגנים פנימיים:

• סמן תאריכי יעד לתוכניות להשקעה בתשתיות הארגוניות.
• סמן תאריכי יעד לביצוע חקר אחרי מקורות מימון חדשים.
• סמן תאריכי יעד עבור חקר אחרי תורמים ייעודיים.
• סמן תאריכי יעד לישיבות צוות ולתכנון אירוע, שמהווה חל מסדרת אירועים שנתית בארגון שלך.
• סמן מראש ישיבות צוות ושיחות תידרוך עם הצוות הפועל עמך, לו הענקת משימות, תחומי אחריות, הוראות ופעולות קונקרטיות למימוש מטרות הארגון בהיבט פיתוח המשאבים.
• כדי לדעת שהצלחת במשימתך- סמן מראש גם תחנות בקרה, הערכה, בחינה מחודשת ואם צריך- אף שינוי של תוכנית העבודה תוך כדי ביצוע.

כעת, כאשר לוח השנה מסומן בעוגנים חיצוניים ופנימיים, המבוססים על יעדי הארגון וסנכרונם עם מקורות המימון השונים- אתה יכול להאמין, כי יש בידיך את תוכנית העבודה השנתית, על פיה עליך לפעול ולהפעיל את האנשים שעמך: מי עושה מה, באחריות מי איזו פעולה וכו'.

אם תבנה את תוכנית העבודה על פי ההנחיות הללו, ואם תעבוד על פי תוכנית העבודה המקצועית שבנית- אתה כבר בדרך הנכונה לגיוס משאבים, כי "יגעת וסימנת- תאמין!"

במאמר הבא- אתן לך את הסודות והטיפים כיצד לתרגם את תוכנית העבודה שיצרת לסדרה ברורה של פעולות מעשיות, כדי להגיע להצלחה מרבית בפיתוח המשאבים של הארגון שלך.