תכנון אירוע החתונה שלכם יכול לשאוב מכם מאמץ רב ולעיתים כאב ראש לא קטן כלל. מי מבין הזוגות המתחתנים לא מביט לאחור וזוכר את החוויה שבתכנון יום חתונתם? תכנון האירוע מתחיל בראש ובראשונה במציאה וקביעת התאריך המיוחל וממשיך בהחלטה על מיקומו של האירוע ואיך שהוא ייראה מקבלת הפנים ועד לסיום האירוע השמח. אל חשש זהו תהליך שיטתי למדי ובתנאי שאתם מודעים לדברים שאמורים להיעשות ובנוסף אף תוכלו להנות מכל התהליך אם תיקחו זאת בפורפורציות הנכונות. אין ספק שזה מצריך גם סבלנות מצד כל אחד והבנה גם כן כדי לתכנן אירוע שהוא משותף ולשביעות שתי הצדדים.
הצעדים שמוצעים לכם כאן יעזרו לכם לא לשכוח דבר ואולי אף יציעו לכם רעיונות שלא חשבתם עליהם:
1. קודם כל קיבעו לעצמכם את התאריך המיועד לאירוע לפני שאתם בעצם מתחילים לחפש אולם אירועים. יחד עם זאת תדעו כי אולמות אירועים רבים תפוסים כבר שנה, שנתיים ולעיתים אף שלוש שנים מראש! ולכן עליכם לקחת בחשבון כי וודאי תצטרכו להתכוונן לתאריך של אולמות האירועים ולא בהכרח מה שאתם רוצים לקבוע.
2. החליטו על סוג האירוע ומיקומו, האם יהיה באולם אירועים, גן אירועים או לחילופין אם זו חתונה מצומצמת משתתפים אז מקום לאירועים קטנים, כמו גלריה לאירועים יכול להיות מקום מושלם. בנוסף היכן תיהיה קבלת הפנים בחוץ, בפנים, כמובן שבהתאם לכך תצטרכו לשקול את תנאי המזג אוויר במידה ותחליטו על אירוע חיצוני כדי שהגשם לא יהרוס לכם את התוכניות. ובכל אופן תתכננו כגיבוי לכך מקום מחסה שיוכל להיפתח לשעת הצורך.
בחירת העונה בשנה היא קריטית במיוחד אם אתם מוגבלים בתקציב ולכן תכנון מסיבת החתונה שלכם בחורף למשל בחודשי דצמבר – מרץ תוכלו לחסוך בכסף ולהרוויח הנחה לא רעה בכלל. במקרים מסויימים אולמות אירועים ייעצו לכם לעשות אירוע בימי ראשון – שלישי שהם ימים פחות יקרים מבסופי שבוע.
3. הגדירו לעצמכם תקציב. הגדרת תקציב זה הדבר הגדול והרציני בשרשרת השלבים בתכנון האירוע, שכן אם שכרתם מתכננת חתונות היא יכולה להביא להוצאה גדולה יותר משתכננתם. כאשר אתם הולכים לשכור אולם אירועים תתבקשו לתת הערכה כמה מוזמנים יש לכם ובהתאם לכך גם להתחייב. לכן חלק חשוב בתיכנון חתונה כרוך בצמצום וניסיון הערכה לרשימת המוזמנים שלכם. הדבר יוביל להערכה של עלויות פר מוזמן ובהתאם לגודל האולם והדרישות שלכם יחד.
4. קיבעו איזה סוג אירוע זה הולך להיות, כיום שני הסוגים העיקריים הם באולם אירועים או גן אירועים, אך גירסאות אחרות יכולות לערער ואף להפחית מגודל האירוע שתוכנן. הנה מספר דברים שיש לקחת בחשבון ביחס לסוגים השונים:
* אירוע ישיבה – אירוע שהוא בעצם מסורתי ובו האורחים דיי יעריכו זאת וזה יעבוד ללא כל בעיות במיוחד עבור אלה שידברו וינאמו בשביל הזוג המאושר. החיסרון הוא שהתחושה יכולה להיות של מחנק ומשעממת למדי.
* קוקטייל – אירוע שכזה יכול להיות מודרני ולגרום להנאה רבה של האורחים והעלויות אמורות להיות הרבה פחות יקרות אבל ההרגשה היא שזה אירוע שפחות מאורגן ומקשה על קבלת תשומת לב האורחים.
* פיקניק – נהדר עבור זוגות חובבי טבע עם יכולת אירגון קלה של הזמנת קייטרינג. מאחר והאירוע בחוץ יש סכנה של גשם וישנם אנשים כי ימצאו את האירוע בחוץ לא רשמי מדי בשביל חתונה.
* קפה מאפה ו... עוגה – לאנשים אשר לא מתחברים לכל הפקת האירוע אם זה מטעמי אידאולוגיה או חסכנות עשוי להספיק לעשות אירוע מצומצם משתתפים עם משפחה וחברים במקום לאירועים קטנים, בתי קפה, מסעדות גלריות שמיועדות לאירועים בסדר גודל שכזה.
* יאכטה או חוף הים – כמו פיקניק האירוע בחוץ וחושפני תחת השפעות של מזג האוויר אך התמונות שיכולות לצאת מאירוע שכזה יכולות להיות יפהפיות ורומנטיות.
5. סידור מקומות ישיבה – סידורי מקומות ישיבה יכול להיות באלאגן לא קטן ולכן רצוי מאוד לתת תשומת לב ראשוני לנושא ולסיים זאת בשלבים הראשונים של אירגון האירוע. החתן והכלה יכולים לשבת על במה עם משפחתם, בשולחן אביר מרוכז או בשולחן עגול כמו יתר האורחים. אין ספק שכיום האפשרות האחרונה יותר נפוצה בעוד שכל השאר שייכים לעבר ואינם נותנים יותר תחושה נוחה כמו פעם, אין ספק שזמנים משתנים.
הורים יכולים לשבת עם יתר האורחים או אפילו בשולחן משותף למשפחה בצד השני. קשישים יש לשים לב לא צריכים להושיב קרוב למקור רעש! ידוע כי הם רק יסבלו מכך ולא ינעם להם זמן האירוע. שיקלו לעשות סידורי ישיבה באמצעות כרטיסים, אין זה אומר כי זה יהיה חיוני אך לכם זה יוכל לעזור להימנע מלהושיב אנשים שאינם מסתדרים עם אחרים.
6. שיקלו אם לעשות קו קבלת פנים או לא. הצד החיובי שבזה הוא שזה יכול לספק הזדמנות לפגוש את האורחים ושהאורחים יוכלו לקבל הזדמנות לברך אתכם. החיסרון הוא שזה יכול לקחת זמן רב מדי ולעייף. אורחים מסויימים עשויים למאוס ברשמיות שבלחכות בתור שלא נדבר על הורים גרושים שנאלצים לעמוד יחדיו לפרק זמן בניגוד להרגשתם.
7. תשקלו אם תרצו להכריז ברגע שהחתן והכלה נכנסים לאולם זה עשוי להיות ממש כיף וזה יכול להיעשות בקלות על ידי מי מהאורחים, המנהל אירועים שבמקום, DJ, או אפילו להקה באם יש.
8. ביחרו את סוג המזון בראש ובראשונה שיתאים למשפחות משני הצדדים שהרי כל עדה והמאכלים שלה ולכן יש להתחשב ככל שניתן בשתי הצדדים כדי לנסות ולהגיע ככל שניתן ליותר אנשים. יחד עם זאת תמיד יהיו אנשים עם מגבלות תזונה כאלה ואחרים כמו למשל אנשים צמחוניים, ללא גלוטן וכו'. יהיה רעיון טוב אם תגדילו לעשות ותשאלו את האורחים או תקבלו ייעוץ מההורים בנוגע לאלרגיות.
9. תחליטו מתי ובאיזה חלק באירוע יוקדש להרמת כוסית לחיים לכבוד הכלה והחתן או לחילופין אם יש בן/בת משפחה שאירגן מופע ייחודי לכבוד הזוג הטרי וכן הלאה.
10. ביחרו צלם לאירוע – אין ספק שחתונה לרובנו הוא אירוע של פעם בחיים ולכן יש להשקיע בחיפושים אחר חברת צילום איכותית שתעניק לכם את המזכרת הנפלאה והטובה ביותר מהאירוע.
11. ביחרו תקליטן טוב – תקליטן טוב באירוע הוא תקליטן שישמור על "גחלת" האירוע וזה רק על ידי צמצום זמני הארוחות והארכת זמני הריקודים רק כך אנשים לא ישתעממו ויהיו עסוקים רק בשימחת בני הזוג ומשפחותיהם.
