אירועים עסקיים כגון השקת מוצר, תערוכות, סמינרים והדרכות הם פעילויות שיווק ומכירות לאורך כל השנה. בכל אופן פעילויות שכאלה בין אם זה מתבצע על ידי החברה עצמה ובין אם זה במיקור חוץ נדרש לצורך כך חברת קד"מ כדי לעשות את העבודה. לפניכם מספר טיפים לתכנון וארגון אירוע עסקי:
תכנון
תיזמו פגישה יחד עם אנשי מפתח כדי לתכנן את האירוע. תידעו את הפרטים הבסיסיים והם: סוג האירוע, הקצאת תקציב, מספר משתתפי יעד, מקום מועדף ופרטים נוספים שצויינו. מטרתו של האירוע ותפקידו של כל אחד מהמעורבים בצוות אירגון האירוע צריך להיות מוגדר ומובן בצורה ברורה לחלוטין. הכינו רשימה ולוח שנה של כל הפעילויות והאירועים עסקיים בלוחות זמנים מסודרים בכל מסגרת. תזמנו פגישות נקודתיות ותקופתיות כדי לעקוב אחר התקדמותו של האירוע או שתוכלו לעשות זאת באופן אלקטרוני כדי לחסוך זמן. רשמו רשימה מרוכזת של כוח אדם, ספקים ונתונים רלוונטיים אחרים לפי הצורך.
מציאת אולם אירועים
התאימו את סוג האירוע לאולם אירועים מתאים. עירכו בדיקות מקיפות כולל ביקורים באולמות אירועים וגלריות כדי לראות באופן אישי את המקום והאיבזור שבתוכו. ברגע שהמיקום נבחר שתפו פעולה בהדיקות את החברת דיילות ועם האדם האחראי כדי לבדוק ביסודיות את פרטי החוזה. יש לזכור כי פרט אחר שיוחסר או יוחמץ עלול לגרום לבעיות ואפילו לכישלון של האירוע.
קהל היעד
ראשית יש לדעת מי קהל היעד? אילו משתתפים ברצונכם להזמין לאירוע? האם הם יהיו: אדריכלים, מעצבים, אנשי מקצוע, עובדים, שותפים? תיהיו ממוקדים בהתאם לתעשייה בה אתם נמצאים בהזמנת קהל היעד. כיצד תגיעו ליעד המספרי של המשתתפים?
לדוגמא: היעד הוא 500 משתתפים
2000 = 4X500 הפצה של עלונים
1000 – חצי מזה פחות או יותר יאשר
500 – חצי מזה פחות או יותר יהיה נוכח באירוע
פגעתם במטרה עם 500 או יותר מהמשתתפים באירוע עצמו.
דרכי הפצה של הזמנות ועלונים
צרו דף אינטרנט או בהגהה המקצועית דף נחיתה – רישום אונליין היא דרך מצויינת, קלה, מהירה יעילה וחסכונית לזימון משתתפים.
הודעות מייל – דרך אפקטיבית ואישית להזמין אך במידה והמקבל אינו חלק מהמסד נתונים של החברה וודאו כי קיים לצד לחצן האישור הגעה גם לחצן של אי הגעה כך תוכלו לקבל ולאמוד טוב יותר את היקף המשתתפים.
דואר ישיר ומסורתי – לזימון מסורתי יש להדפיס הזמנות ולשלוח לקהל יעד הממוקד. למרות העלות הגבוהה יותר זה עדיין עושה רושם טוב לנמען שכן זו הזמנה אישית, מוחשית שנשלחה לביתו. החסרון הוא שזה הקדשת זמן לחלוקה ולכן השכילו לשכור חברת שליחויות אמינה שתעשה את העבודה עבורכם. או אפילו בדואר הממשלתי במידה ויש זמן מספיק עד מועד האירוע אולם אין להסתמך על כך.
ציוד איכותי – פרט אחד שכדאי להיות מצויידים ומטופלים ביעילות הוא להבטיח קיום של ציוד איכותי במיוחד בתחום האודיו, וידאו. לא משנה כמה טובים רמקולי השמע והמצגת עצמה האירוע לא יינחל הצלחה עם ציוד בלוי, נחות או מקולקל. הפרעות טכניות שקיימות כמעט בכל אירוע הם – "לא שומעים", "מה?" ועוד.
רמקולים – התכוננו לצרכים ולסימנים של אורחי הכבוד באירוע בנוגע לשמע ורמקולים.
יום האירוע הגיע!
זה מה שנקרא היום הגדול! האולם אירועים שנבחר מעניק זמן "כניסה" (קבלת אורחים) שעה שעתיים או יותר תלוי בסוג האירוע. מנהל האירוע, אנשים טכניים ומקבלי הכנסת אורחים צריכים להיות האנשים הראשונים שצריכים להגיע למקום כדי לוודא שהכל במקום ומתנהל לפי התוכנית. בדרך כלל נדרש ומקובל לדאוג לצוות צלמים שיתעד את האירוע.
הערכת האירוע "ביום שאחרי" – הכינו גליון הערכה האם המטרה הושגה? הערכת ביצועיו של כל אדם בצוות, גיבוש פעולות שיש לנקוט ונקודות לשיפור למען אירועים עסקיים עתידיים.
ניהול אירוע עסקי של חברה הוא מאתגר ומלחיץ, אך עם תכנון קפדני וביצוע יעיל ניתן להשיג הצלחה. מנהל אירוע צריך להיות בעל תכונות של: מנהיגות, אוריינטציה לפרטים, תושייה יכול להתמודד עם סוגים שונים של אנשים, מיומנות לניהול זמן, יכולת להתמודד עם מצבי לחץ, גמיש ואופטימי... מאוד.
