כל מי שהטמיע מערכת מידע בארגון מבין את הקושי הרב הכרוך בכך ואת ההשפעה (הטובה או הרעה) שיש להטמעה נכונה על הצלחת הפרוייקט.
נתחיל בהגדרה של מה נחשיב כהצלחה בהטמעת מערכת פריוריטי או זום לעסקים?
מנסיוני, אפשר להגדיר 3 יעדים עקריים שהשגתם תהווה סימן להצלחה בפרוייקט (בסדר חשיבות ):
• הצלחה ביישום התהליכים העסקיים של הארגון בסוף התהליך.
• עמידה בגבולות הזמן והתקציב של הפרוייקט.
• מינימום זעזועים בתהליך (השבתת עבודה, לחץ של המשתמשים)
איך נצליח לעמוד ביעדים אילו?
• רצון להצליח - מוכנות להשקעה.
• לפני כניסה לפרוייקט יש לרצות לבצע שינוי ארגוני ולהיות מוכנים להשקעה (כספית ומבחינת משאבים ניהול ועבודה). אין לגשת לפרוייקט החלפת מערכת מידע אם סה"כ מרוצים מהמצב הקיים (המערכת הקיימת בארגון).
• על המנהלים בארגון להבין שהמפתח להצלחת הפרוייקט היא בראש וראשונה באחריותם ואין לחפש משהו שייבצע את העבודה במקומם.
• הבנה אמיתית של התקציב של הפרוייקט (באופק של שנה). גם אם מחליטים לא ליישם את כל התהליכים או לבצע את כל הפיתוחים בעת העלייה הראשונית לאוויר, חובה להבין את העלויות הצפויות (ולהתייחס בחשדנות למי שמציג עלויות נמוכות מדי...)
• הבנת תפקיד החברה המיישמת
• הבנת התהליכים העסקיים בחברה.
• התאמת התהליכים בחברה למערכת וההיפך.
• ליווי מקצועי ו"רגשי" של המשתמשים והמנהלים בארגון (כי תמיד יש בעיות וקשיים בתהליך).
• זיהוי מוקדם של תהליכים או נקודות ספציפיות קריטיות בארגון (למשל תהליך הפקת חשבונית מיוחדת או פורמט הדפסה, או תהליך עסקי שבלעדיו לא ניתן לעלות לאוויר) וטיפול מוקדם בהתאמת המערכת לכך.
• ביצוע הדרכות וליווי משתמשים בעליי הלאוויר.
• ניהול משברים
• במקרים רבים הפרוייקט נתקל בקושי כזה או אחר. רק ע"י הבנה שהמחברה המיישמת והחברה עצמה הם צוות אחד ניתן להתגבר על רב המכשולים.
• במקרים בהם החברה "מפילה" את כל האחריות לפתרון בעיות, מבלי להבין את הסיבות או הקשיים איתם מתמודדת החברה המיישמת (למשל מגבלות מערכת וכדומה) - הפתרון והתוצאות יהיו פחות טובות.
• אני מאמין (לטוב או לרע) שללקוח עצמו מרבית הכלים להצליח או לא בפרוייקט
• מעט נושאים טכניים וניהוליים
• לפני תחילת הפרוייקט או ממש בראשיתו לתרגל הוצאת הנתונים החשבוים מהמערכות הקיימות ולבצע טיוב נתונים
• למנות מנהל פרוייקט מטעם הלקוח שבשאיפה ילווה את כל הפגישות וההדרכות ויהיה מקור ידע פנים ארגוני.
• לערוך פגישות עדכון אחת למספר ימים/שבועות/חודשים (לפי קצב התקדמות הפרוייקט) ולהגדיר בכל פעם יעדים ומטרות חדשות
ההבדלים בין פרוייקטים גדולים (מאות שעות) לפרוייקטים קטנים (עד 100 שעות) גדולים, אך העקרונות זהים.
יישום והטמעה נכונה של זום לעסקים חשובה כמו יישום מורכב בפריוריטי ויש לנהוג לפי אותם עקרונות.
שגיא אוריאלי, מנכ"ל חברת עילית ERP, המתמחה ביישום פריוריטי וזום לעסקים. מהנדס תע"נ ובעל תואר MBA sagi@elite-erp.com
