מנהל נמדד ביכולת הפעלת העובדים שלו, השליטה שלו במשאבים, בעמידה בלוחות הזמנים שהוקצבו ובהשלמת תכולת הפרויקט באיכות הטובה ביותר. גם המנהל המוכשר ביותר, לא יצליח להשתלט על כל הדברים הללו לא אמצעי שליטה ובקרה.
כלי בקרה
קיימים כלי בקרה רבים שמאפשרים למנהל לנצל בצורה יעילה את הזמן שלו והזמן של הצוות אותו הוא מנהל, מרבית כלי הבקרה מאפשרים לקבוע רמות שונות של ניטור, כך שאותו אדם שמשתמש בהם, יכול לקבוע אילו התראות הוא יראה באופן מיידי, אילו אחת ליום, או לשבוע, ואפילו התראות שכלל לא יוצגו. כלי בקרה טוב הוא כזה שמאפשר תצוגה ברמת פירוט שונה לבעלי תפקידים שונים בארגון.
לדוגמא, מנהל צוות במפעל ליצור שוקולד זוטר יבדוק אחת לשעה את כמות השוקולד שיוצרה בכל אחד מפסי הייצור, לעומתו - עובד באותו פס יצור יקבל התראה מיידת (צופר ו/או נורה מהבהבת) כאשר אחד מהרכיבים בפס היצור חרג מהמדדים שהוגדרו לו. באותו מפעל, מנהל המחלקה יקבל דו"ח תפוקה שבועי שמתאר את היקפי הפעילות עם הדגשה של החריגות.
מעגלי בקרה
עד כמה שזה ישמע מוזר - יש צורך לבצע גם בקרה על כלי הבקרה עצמם. בין אם זה באמצעות מדידות אקראיות יזומות, ביצוע שינויים מתוכננים בתפוקה כדי לראות שהם משתקפים בדו"חות, ואפילו ביצוע סקר חיצוני בלתי תלוי.
ניהול נכון של כלי הבקרה הוא הגדרה של מעגלי בקרה, המעגל הקרוב ביותר לתהליך הוא הבקרה הצמודה, בתדירות הגבוהה ביותר - במקרה שהוצג - הפועל בפס היצור. מעגל הבקרה בא יהיה של מנהל רצפת היצור - האו יקבל חיווי על בעיות וחריגות מעל סף מסויים שהתרחשו בכל פסי הייצור עליהם הוא אחראי, מעגל בקרה גדול יותר הוא מנהל המחלקה שיקבל מידע מסכם על תפוקות,, צריכת משאבים וחריגות גדולות, וכך הלאה עד המנכ"ל.
המרכיב החשוב ביותר בתהליכי בקרה הוא הגורם האנושי, דו"חות בקרה ומערכות בקרה טובות ככל שיהיו, נועדו לשרת את האדם שמקבל את הפלט שלהן. אם האדם מתעלם מהמידע שמוצג לו - לא תעזור מערכת הבקרה הטובה ביותר בעולם.
גלזר יעקב | JTS יעוץ אפיון וניתוח מערכות מידע
ביקורת וניתוח אתרי אינטרנט, יעוץ לתהליכים ומערכות מידע
www.glezer.co.il
