אולמות אירועים הם המקום המושלם לקיום חתונות, בריתות, ימי הולדת ואירועים חברתיים שונים, ישנם מספר הולך וגדל של בתי מלון, מסעדות ומועדונים שבימינו מציעים קיום אירועים שונים במגוון אפשרויות ופונקציות ייחודיים. בהתאם למיקום ולגודל האולם אירועים אנשים בוחרים במקום שמתאים לדרישותיהם, ישנן מספר נקודות שיש להביא בחשבון טרם קבלת החלטה סופית על המקום הנכון לקיום אירוע משפחתי או חברתי, לשאול את השאלות הנכונות לפני ביצוע סגירה של אולם אירועים הינו דבר חשוב מאוד. השאלות שלהלן מהוות רשימת שאלות בסיסיות שיש לשאול לפני תשלום.
1. הגודל והאביזרים: האם האולם אירועים שאתם הולכים להזמין יכול בקלות להכיל את כמות האורחים שהוזמנו לאירוע? אם אתם מתכננים קבלת פנים / טקס גדול שאלו אם המקום והאיבזור עמד כבר בעבר בסוג כזה של אירוע? בידקו האם מצורף חדר אישי זמין עבור הכלה להחליף בגדים או סתם להתרעננות במהלך הטקס? האם יש לו מיזוג אוויר ואיוורור?
2. שאלו על זמינות התאריך שבחרתם: האם אולם האירועים או גן אירועים זמין בתאריך שקבעתם יחדיו? מלונות גדולים ואפילו אולמות אירועים שונים בישראל מארגנים 2-3 חתונות ביום, כך שנושא נגישות האולם לפי דרישותיכם במועד הרצוי הופך לחשוב ביותר.
3. העלו ושאלו את נושא הכללים והמגבלות של המקום: ישנם מקומות שיש להם מדיניות נוקשה בכל הקשור לאיבזור/תפאורה, קייטרינג, די ג'י, צלמים, שירותי בר ועוד, הכל ממש צריך להיות על פי הנורמות והכללים של המקום שלא תמיד עולים בקנה אחד עם רצונותיכם ולכן חשוב לברר מבעוד מועד טרם חתימה על חוזה כדי למנוע מצב לא נעים בו אתם מפרים כללים בניגוד למקובל במקום.
4. בררו ושאלו בנוגע לדקורציה ולחבילות השונות: רוב אולמות האירועים אינם מאפשרים ספקי צד שלישי ובמקום זאת מציעים כמה חבילות מטעמם הכוללות קישוט, קייטרינג, צלמים, די ג'י ועוד. לכן תמיד יש לשאול על חבילות אלה אם קיימות מראש ואם כן אם ניתן בכל זאת להביא מטעמכם ולבדוק בכלל אם זה מתאים לתקציב שלכם?
5. שאלו על אפשרויות ההסעדה: אם המקום הוא מלון או מסעדה ויספק אוכל לאירוע, הקפידו לבדוק את הדגימות טרם השלמת התפריט. שאלו האם אותו איכות האוכל שמוגשת בטעימות תוגש במהלך האירוע? במידה ותירצו שירותי הסעדה מחברת קייטרינג חיצונית האם זה מעשי וניתן ליישום מה שכן קחו בחשבון כי זהו סיכוי קלוש מכיוון שרוב אולמות האירועים אינם מאפשרים זאת.
6. שאלו על תשלום מקדמה ועלויות נוספות שייתכן שיצוצו: חשוב לדעת מהו אחוז התשלום על החשבון מסך העלות להשכרת האולם אירועים, ודאו עלויות נסתרות כך שלא תקבלו הלם כאשר תגיעו לגמר חשבון לתשלום. עוגת חתונה היא ללא תשלום ברוב המקומות אך אין זה מונע מכם לשאול את בעל המקום או הנציג ליתר ביטחון.
7. חניה ולינה: זהו הופך לנושא חשוב כאשר ישנם אורחים שמגיעים לאירוע מרחוק כדי לכבד ולהיות נוכחים באירוע. על מנת להקל עליהם מקום לינה וחניה בשפע ללילה יכול להיות פיתרון ראוי למכבדים את האירוע שלכם. שאלו אם אלה זמינים ללא שום קושי או בעיה, דיילי חניה שיכולים לעזור בהכוונת האורחים עלולה להיות עזרה רבה.
8. בר שירות ומשקאות חריפים: במקרים מסויימים הבאת משקאות חריפים חלה על מזמין השירות, ישנם אולמות אירועים שלא מספקות סוג של משקאות חריפים לדוגמא תוצרת חוץ, במצב כזה הסדרים אלה צריכים להתבצע על ידי המקום המארח. אם זהו המצב במקום שהזמנתם עירכו בירורים אחרונים טרם תחילתו של האירוע כדי להבטיח שאין פער ביניכם בעניין חשוב זה.
9. מנהל אירועים: רוב אולמות האירועים מחזיקים במנהל אירועים על מנת לשלוט בצוות ולוודא שכל הסידורים נעשים בזמן ותפקוד הצוות הוא לשביעות רצון המתארחים ובעלי האירוע. תפקיד זה חשוב ביותר מכיוון שהוא למעשה החוליה המקשרת בין בעלי האירוע לצוות האולם, כמובן שתמיד מומלץ לשים בנוסף בתפקיד זה אחד מבני המשפחה שיפקח על המפוקח ויבטיח כי האירוע יעבור ללא בעיות.
10. גישה לנכים: לא בכל האולמות אירועים ישנה גישה לכסא גלגלים וזו עלולה להיות בעיה ומקור לאי נוחות רבה במידה ויש מישהו ברשימת המוזמנים שהוא נכה או מוגבל בניידותו, תמיד חובה לזכור ולא לשכוח אם ישנו הסדר ראוי או לא.
אלו הן כמה מהשאלות החשובות שצריכות להישאל לפני הזמנת אולם אירועים. טקס חתונה/ ברית ימי הולדת הם אחד מהאירועים החשובים ביותר בחיינו ולכן יש תמיד לשקול דברים מעשיים לפני החתימה על חוזה.
