ממחר מפסיקים לאכול או איך להטמיע ניהול רזה בחברה ולהישאר בחיים 

הבטחה "ממחר מפסיקים לזלול, עושים ספורט, וקוראים ספרים במקום הטלוויזיה" נכונה, מאתגרת, מצביעה לעתיד מזהיר ו.. שקרית.  רוב האנשים שנותנים אותה יודעים בסתר ליבם כי זה לא יקרה.  לא בגלל התקציב, לא בגלל העומס ולא בגלל חוסר תמיכה של בן זוג.

  ניהול רזה (Lean manufacturing) – היא פילוסופיה, גישה ושיטה לניהול, הפופולרית בחברות יצרניות,  וטכנולוגיות וארגוני שירות, אך ישימה גם בגופים פיננסיים, ציבוריים ורבים נוספים.  השיטה הומצאה ושוכללה על ידי טויוטה, שחבה לה (ולעצמה) את ההצלחה המסחררת. חברות רבות מנסות להטמיע את השיטה ומצליחות, אך רבים גם הכישלונות.  מעבר לניהול רזה (Lean transformation) עבור החברה בעל אותה משמעות כמו מעבר לאורך חיים בריא עבור בן-אדם, עם סיכויי הצלחה דומים.

ניהול רזה מבוסס על:

• ערך המוצר אצל לקוח - מה שלקוח לא צריך או לא מוכן לשלם עבורו לא שייך למוצר
• מיפוי הוספת ערך המוצר לאורך הייצור שלו
• בניית זרימה חלקה בייצור המוצר – ללא עיכובים, הפרעות או חזרות
• "משיכה" של המוצר על ידי הלקוח, דרך לקוחות פנימיים בארגון – מאחרון לראשון
• "Pursue perfection" – מרדף אינסופי אחרי השלמות בתהליך המתואר

 כל אחד מהסעיפים אלה מסתעף להמון שיטות, גישות ודרכי פעולה.  רבים שמעו על 5S (סדר וניקיון), קייזן (שיפור מתמיד), JIT Just In Time (תזמון חומרי גלם מדויק ללא מלאים), פוקה-יוקה (תכנון למניעת טעויות אנוש), TPM Total Productive Maintenance (שיטת ניהול אחזקה המבוססת על אחזקה מונעת ואחזקה חזויה) ורבים אחרים.  מי שמעוניין, יכול למצוא אחת מהרשימות כאן.  

 מצגת על השיטה או קריאה עצמית מדליקים מהר את דמיונם של בעלי תפקידים, פרויקטים מתוקצבים (הצלחה מובטחת, לא?), אך התגובה עלולה להיות כמו שכותב המאמר שמע באחת התערוכות מנציגי מפעל מצפון הארץ:

  "ניהול רזה? שכרנו את שירותי החברה הטובה בארץ בתחום, הפרויקט נמשך שנה וחצי, וכל מה שנשאר זה פסים צהובים על הרצפה (תהליך 5S דורש הגדרה מדויקת של כל הפריטים ברצפת הייצור, וזה נעשה בד"כ על ידי פסי צבע או סרט דביק).  אין סיכוי שעוד יועץ ניהול רזה יעבור בשארי המפעל." סוף ציטוט.

יועצי ניהול רזה מצדם לא נשארים חייבים, ומסבירים כישלונות ב:

"LEAN זה פילוסופיה, ללא מחויבות של ההנהלה הבחירה, שינוי תרבות אירגונית והשקעות, קשה מאוד להצליח"

זוכרים את הפסקה הראשונה?  נשמה דומה.  מי שחושב כי להניע ארגון עם עשרות, מאות או אלפי עובדים להתנהגות "רזה" קל יותר מאשר להניע את עצמו לחדר כושר כנראה לא ניסה.

  זה הרגע בו צריך לעבור לנימה אופטימית יותר – הרי מי שבאמת רוצה לחיות בריא יותר מצליח, כך גם מי שמעוניין לשפר את תפקוד החברה בה הוא עובד על ידי ניהול רזה יצליח גם.  אבל קריטי להצלחה להציב מטרות ויעדים, לבחור כלים ולתאם ציפיות.

 מטרה "מעבר לניהול רזה" היא שגויה מיסודה, כי ניהול, רזה או לא, הוא כלי להשגת מטרות הארגון.  יעד "עבודה בסביבת S5" הוא יעד שיוביל לאכזבה, ופסים צהובים יהיו תזכורת שקטה ויקרה לכישלון. מטרות הם אלה הרשומות בחזון החברה, ויעדים הם איכות הייצור, מהירות פיתוח מוצר חדש, שווי מלאי בחברה או כל דבר מדיד אחר המתקשר ישירות למטרות.

  לאחר שהמטרות והיעדים הוגדרו, יש למצוא כלי מתאים מתוך מבחר גדול.  צוותי שיפור, ייעוץ ארגוני וטכני, שיטות, גישות ופילוסופיות - המבחר העצום של דרכים להשגת היעדים.  ניהול רזה, שיטה עוצמתית עם רקורד הצלחות ארוך מוצב בראש כל רשימה כזאת ובצדק, אך כמו לכל כלי, יש לניהול רזה גם ומגבלות. שיטה לא מתאימה לכל ארגון ולכל מטרה. 

  מעבר לניהול רזה מתבסס על שינוי ארגוני ותרבותי עמוק, עבודה צמודה של כל החברה – מהמנקה ועד למנכ"ל. אם יש חשש שחלק גדול מהאנשים לא יתלהבו מהשינוי המוצע, כדאי לחשוב פעמיים לפני שמתחילים.  ניהול רזה טובעני כלפי הצוות, ודורש הרבה שעות הדרכה, ישיבות, תצפיות, אירועי קייזן וכו'.  זכרו לדוגמה, כי כל הדרכה היא סכין בגבו של מנהל היצור, למרות שהוא מכיר את השיטה ומבין כמה חשוב לשחרר עובדי ייצור לטובת הפעילות, אבל משימות של החודש הקרוב לא הורידו, ואם לא דאגתם לנושא זה, אל תופתעו מחוסר שיתוף הפעולה בהמשך. 

  עקרון בסיסי נוסף של השיטה – מניעת הבזבוזים, והוא לא יתקבל בצורה טבעית במלכ"רים או גופי פיתוח טהור.  אם מעבדה שלכם מפתחת תרופה מהפכנית נגד סרטן, רעיון של חסכון בחומרי גלם ומחזור כלים מעבדתיים עלול לעלות ביוקר ולפגוע במטרה העיקרית של הארגון – מחקר חדשני, ואין להאשים בכך את הניהול הרזה.

  אם החברה שלכם מייצרת מוצר טכנולוגי מורכב, שש סיגמה (שיטת שיפור וניהול שפותחה בשנות ה 80 על ידי מוטורולה. השיטה מרוכזת בהקטנת השונות כדרך לשיפור) תתאים טוב יותר.  אם צוות המחדשים הוא מצומצם (ובחיר) – יש לשקול תורת האילוצים (השיטה שהומצאה על ידי אליהו גולדרט ז"ל, פיזיקאי ישראלי שטען כי חוזק של כל שרשרת נקבע על ידי המרכיב הכי חלש שלה. כך גם לגבי התפוקה – הסרת האילוץ הכי קשה, "צוואר בקבוק", תשפר מיידית את כל המערכת, בעוד ששיפור בכל מקום אחר לא ישפיע כלל על התפוקה הכוללת).  יועץ מומחה בתחום בו נדרש השיפור בביקור אחד יכול לספק שיפור של עשרות אחוזים (אורח לרגע רואה כל פגע..). 

  לא תמיד צריך לחפש משהו בחוץ: באחת התערוכות מנהל בחברה גדולה וותיקה מאוד בארץ זיהה שלט עם עקרונות הניהול הרזה כ TQM Total Quality Management – שיטת ניהול איכות מארה"ב שהתפתחה ל ISO עם הימים. יכול להיות כי השיטות והנהלים לשיפור כבר קיימים במפעלכם, ומה שנשאר זה ליישם אותם. הקפדה על עבודה לפי נהלי ISO או תקן אחר, המתנוסס בגאווה על הלוגו של החברה, יכולים לעשות שיפור מהיר ללא עירוב של גישות חדשות. 

  דבר אחרון לפני שיוצאים לדרך – תיאום ציפיות.  יעד מוגדר של חסכון כספי, קיצור בזמן הייצור או שיפור בשביעות הרצון של לקוח חייב להיות מוצב בפני המבצע ומזמין העבודה.  זה ימקד את הפעילות ויקל על זיהוי מידת ההצלחה. אין בעיה אם תוצאות ראשוניות יהיו צנועות, כמו שבאימון ראשון לא רצים מרתון.  ההצלחה הראשונה ביישום השיטה לשיפור, אפילו עם תהיה קטנה, תמנף את הפעילות להישגים חדשים, גדולים יותר. גם כישלון ראשון צנוע יועיל לניתוח סיבות והצלחה בפעם הבאה, כך שמומלץ מאוד להתחיל לאט ולהתמיד – זה יביא למטרה מהר.

 ניתן לגוון בין השיטות, לבחור טכניקות רלוונטיות מתוכן לערבב אותם לפי היעדים המוצבים.  גם אנשי תיאוריה ופילוסופיה של השיטות השונות נוטים לקלוט את המיטב מה "מתחרים".   אחרי כל, שיטות ניהול רזה, שש סיגמה, תורת האילוצים ואחרים נבנו מתוך הנחות של השכל הישר, ניתוח נתונים וניסיון עבודה מצטבר, ואף אחת מהן לא טובעת לבעלות בלעדית על כל אלה.