מהו מרכז כנסים?
מרכז כנסים הינו מקום ייעודי לעריכת כנסים וימי עיון, העברת הרצאות וקיום ימי כיף וימי גיבוש. מרכזי כנסים בדרך כלל כוללים אולם כנסים, כיתות לימוד, פינות ישיבה נוחות ומקומות מסודרים לעריכת קייטרינג עבור משתתפי האירוע.
כיצד בוחרים מרכז כנסים?
כדי לבחור מרכז כנסים מקצועי שלא יבייש אף הרצאה או אירוע צריך לקחת בחשבון מספר פרמטרים. מרכז כנסים שעומד בכל הפרמטרים שלעיל ניתן להחשיב כמקום אידיאלי לעריכת ההרצאה או הכנס שלכם.
קודם כול, מרכז כנסים צריך להיות נוח מבחינת המיקום שלו. עליכם לקחת בחשבון את נוחות ההגעה של האורחים שלכם להרצאה. כשרוב המוזמנים שלכם מהצפון אל תגרמו להם לעשות נסיעה ארוכה למרכז כנסים בדרום. עם זאת, אם חלק ממשתתפי הכנס מגיעים מהדרום, חלק מהמרכז וחלק מאזור ירושלים, הכי הגיוני ונכון למצוא מרכז כנסים בשפלה – כך יהיה לכולם נוח להגיע.
אולם כנסים של המרכז צריך להיות מאובזר בציוד מתקדם ומקצועי: מקרנים, רמקולים, מיקרופונים ושאר ציוד המולטימדיה הנחוץ. רצוי שהכיסאות באולם יהיו מרופדים ונוחים לישיבה, שהאולם יכיל במה מוגבהת שתאפשר לבאי האירוע לראות היטב את המרצה ללא מאמץ. כמו כן, יכולים לתרום לאווירה המקצועית במקום גם דלפקי נאומים ואביזרים נלווים נוספים.
מרכז כנסים צריך להתאים בגודל שלו למספר המשתתפים באירוע – לא קטן מדי ולא גדול מידי. יש מרכזי כנסים שמעמידים לרשותכם כיתות לימוד להעברת הרצאות לקבוצות קטנות של כ-20 איש – גם זו יכולה להיות אופציה מבחינתכם.
מרכז כנסים מקצועי, סביר להניח, יציע לכם שירותי נלווים מתוכם תוכלו לבחור את האפשרויות המתאימות לכם ביותר. למשל, אפשר לפנק את באי הכנס בקייטרינג, להוציא אותם לסיור מודרך באזור מרכז הכנסים (במידה ויש מה לראות שם), להציע למשתתפים להשתתף באטרקציות המקומיות, למשל, לשלב ביום הכנס ביקור מרוכז בבריכה המקומית וכו'.
זכרו, למקום בו נערך הכנס יש השפעה ניכרת על תחושת המקצועיות שמשרה ההרצאה, לפיכך כדאי בהחלט להשקיע מחשבה בבחירת מקום מושלם בשביל יום העיון שלכם!
יום הרצאה משולב עם יום כיף
אם מרכז הכנסים שבחרתם עומד בכל הקריטריונים שתוארו לעיל, תוכלו לשקול אפשרות לשלב פעילויות נוספות עבור המשתתפים ולהפוך את יום ההרצאה ליום כיף עתיר פעילויות. צאו עם משתתפי הכנס אל מחוץ לכותלי אולם הכנסים, ערכו משחקי חברה ופעילויות גיבוש, תיהנו מארוחה תחת כיפת השמיים ולאחר מכן תוכלו לחזור לשגרת הלימודים במרכז הכנסים.
