עסק קטן: כל מה שרצית לדעת על חשבונית אוטומטית 

ככל שמערכות הטכנולוגיה והמחשוב מתקדמות ומתפתחות, הפעולות העסקיות והחשבונאיות של בעלי העסקים, הופכות להיות יעילות יותר, קלות יותר ופשוטות יותר לתפעול.

אם בימים עברו היינו חייבים לכתוב חשבונית או להקליד אותה במחשב, היום- קיימת האפשרות להפקה ושליחה אוטומטית של חשבונית ישירות למייל של הלקוח, מיד לאחר שביצענו סליקת אשראי, או עדכנו קבלת תשלום על עסקה עימו.

איך זה עובד?

לאחר שהלקוח רוכש מוצר ומשלם בכרטיס אשראי - בחנות או בהקלדה עצמית שלו את פרטי האשראי בטופס מאובטח באתרי מסחר אלקטרוניים - חברת האשראי אמורה לאשר את העסקה ומיד לאחר אישורה, מופקת החשבונית.

החשבונית מופקת במערכת חשבוניות אוטומטיות, איתה פועל בעל העסק, ונשלחת בדרך אוטומטית למייל הלקוח לפי פרטים שהזין בהזמנת המוצר. בעל העסק או בעל האתר המסחרי, מקבל הודעה על כל הפקה ושליחת חשבונית באינטרנט ללקוחות שלו. מערכת החשבוניות האוטומטיות, בעצם קולטת קבצי מידע מכל תוכנה, מערכת חיוב (בילינג) או מערכת סליקת אשראי.  

האם קיימת בקרה על חשבוניות אוטומטיות?

במערכת חשבוניות אוטומטיות מתקדמת, קיימת האפשרות לשחזר ולאתר חשבוניות שהופקו, להפיק דו"חות סיכום מסמכים לפי סוג מסמך, תאריכים וכו'. בדרך זו מתאפשרת בקרה מלאה על כל החשבוניות האוטומטיות שהופקו ללקוחות.

למי מתאימה מערכת החשבוניות האוטומטית?

כל עסק, מגדול ועד קטן יכול להשתמש במערכת. כל עוסק מורשה, עוסק פטור, מלכ"ר, עמותה או כל עסק עצמאי באשר הוא. כשמערכת החשבוניות האוטומטית פועלת בעסק, היא מעניקה לבעל העסק מרווח זמן לפעילויות חשובות כמו ניהול, קידום ופיתוח העסק שלו ולא בהתנהלות מול מצבור חשבוניות וערימות של ניירת. בנוסף הוא לא צריך יותר לזכור המחאות או תשלומים דחויים כיון שמערכת החשבוניות האוטומטית עושה זאת עבורו.

יתרונות החשבונית האוטומטית

-          חיסכון בכוח אדם, זמן ועלויות משלוח חשבוניות בדואר (מעטפות, בולים, תור וכו').

-          הענקת שירות יעיל, מהיר ומתקדם ללקוחות העסק.

-          התקנה פשוטה ע"י חיבור למערכת חשבוניות אוטומטיות הנמצאת ברשת האינטרנט.

-          משלוח בטוח למייל הלקוח.

-          ממשק ניהול פשוט שניתן להפיק בו דו"חות ולאתר חשבוניות על פי מספר פרמטרים.

-          אפשרות לשלב את הפקת החשבוניות האוטומטיות עם כל מערכת סליקה.

-          מערכת החשבוניות האוטומטיות, מתממשקת עם תוכנות אחרות ויכולה לקלוט סוגי מסמכים

            רבים.

-          תרומה לאיכות הסביבה - נשלחת חשבונית אוטומטית למייל ללא צורך בניירת מיותרת.

-          החשבונית המתקבלת אצל הלקוח היא מסמך קריא, אסתטי וזמין לו  ולבעל העסק בכל עת.

-          החשבוניות נמצאות בבקרה תמידית, 24 שעות ביממה וניתן לראות וליצור מהן דו"חות

           או לשאוב מהן מידע בכל מקום בעולם.

-          המערכת מבצעת תשלומים צ'קים דחויים כך שבעל העסק לא חייב לזכור זאת בעצמו.

           בהצלחה!!