איך כותבים מכתב אפקטיבי 

איך כותבים מכתב אפקטיבי

עוד לפני שהתחלנו במלאכת הכתיבה, יש לדעת ולשנן שמכתב אמור להיות טקסט קצר וקולע. מכתב שעולה על עמוד אחד משדר לנמען, שהנה "נפל עליו תיק", ורוב הסיכויים שמיד תעלה בו המחשבה שאין לו שום סבלנות או מחויבות לשאת על גבו את ה"תיק" הזה. יתר על כן, אם הנמען הוא פקיד בארגון גדול, שעיקר תפקידו הוא לטפל בפניות הציבור, הרי שהוא עלול לדחות את קריאתם של המכתבים הארוכים ואף לפתח כלפיהם טינה או דחייה עוד קודם שנגע בהם.

הדבר הבא שיש להקפיד עליו הוא כתיבה ברורה ועניינית. כדי להשיג זאת על הכותב להגדיר לעצמו מה הוא מבקש להשיג במכתבו – יידוע הנמען בדבר-מה? השגת הטבה ממנו? קבלת הנחה? מתן תגובה? הגנה עצמית? בקשת עזרה? מתן אזהרה? הענקת שבח? ועוד ועוד. הגדרת המטרה תסייע בסילוק כל מה שאינו נחוץ, וממילא הטקסט יהפוך לבהיר יותר. כדי לזהות בהצלחה את מטרת המכתב, טוב לנסח את השאלה בראש ("מה מטרת מכתבי זה?") ואז להשיב עליה בכתב במשפט או שניים, שיהוו עבורנו "מגדלור" לכל אורך הכתיבה.

בחיי העבודה השוטפים, בני אדם משתדלים להשיג מה שיותר תוצאות בזמן קצר ככל האפשר, ולשם כך מפרידים, גם אם לא במודע, בין עולמם הרגשי לעולם התוכן של עבודתם. הפרדה זו אמנם יוצרת מעין "העמדת פנים", הנתפסת לעתים כצביעות, אולם כאמור יתרונה בכך שהיא חוסכת זמן ומשאבים משני הצדדים. אם כן, כדי לאפשר לנמען להקדיש את מרב מרצו להתייחסות עניינית אל מכתבנו, יש למתן או לצמצם ככל האפשר ביטויים של כעס, התלהבות, חיבה, טינה, זיכרונות, שאיפות, אכזבות ועוד כיוצא באלה תיאורים הנוגעים בתפיסת עולמנו הפרטית או בחוויות, ברגשות ובצרכים האישיים שלנו.

בהמשך לסעיף האחרון, עלינו להקפיד גם על איפוק רגשי ואדיבות כלפי הנמען עצמו, דהיינו שלא להצמיד לו כינויים מחמיאים מדי, פוגעים מדי או אישיים מדי, כגון "מאמי", "אהוב-לבי", "יקירתי", "ידיד-נפשי", "חסר-לב", "קשה-עורף", "אכזר" ועוד כיוצא באלה. באותה נשימה, יש לשמור גם על כבודם של אנשים אחרים המעורבים בנושא הנדון, ושמוכרחים להזכירם במכתב, ובמיוחד שלא לומר עליהם דברים שליליים, פוגעניים או אישיים מדי. בכך אנו נשמרים שלא לעבור על "חוק לשון הרע", ולא מסתבכים בתהליכים פליליים שעלולים להיפתח נגדנו מצד אותו גורם שהשמצנו או שפטנו לרעה, גם אם הצדק אתנו.

את המכתב יש לעצב באופן שיהיו בו בזה אחר זה פתיחה, גוף וסיום. הפתיחה תהיה בדרך-כלל קצרה – באורך של שורה וחצי עד שלוש שורות. למשל: "אבקש בזאת להביא בפניכם, כי בתאריך כך וכך התכנסה הוועדה לענייני כך וכך ודנה בנושא כך וכך. מכתבנו זה בא לפרט בפניכם את ההחלטות שנתקבלו בה".

גוף המכתב יכיל את המטרה העיקרית של המכתב. למשל: "להלן ההחלטות שנתקבלו בישיבה האמורה: ראשית, להגדיל את מספר ימי החופשה של עובדים ותיקים בחברה; שנית, להתנות קבלת עובדים חדשים בהשכלה אקדמית ובניסיון של לא פחות משמונה שנים, שלישית, לממן השתלמויות מקצועיות לעובדים ותיקים ברמה של עד 50%" ועוד כיוצא בזה.

סיום המכתב יעסוק בדברים שוליים יחסית כגון: איחולים וברכות, הבעת תקווה להמשך יחסי עבודה טובים, הדגשת העובדות שכבר פורטו, בקשה לשימת-לב, אזהרות, סיכום וחזרה על הנאמר וכיו"ב. למשל: "אנו תקווה, שנוכל להמשיך ולשתף פעולה, חרף חילוקי-הדעות שנתגלעו בינינו בחודשים האחרונים".

את כותרת המכתב, הנקראת "נדון" מוטב לנסח בתום הכתיבה, או לנסח אותה בתחילה אך לחזור ולערוך אותה בסוף כתיבת המכתב. כותרת ראויה לשמה אמורה לאפשר לקורא לדעת במהירות-הבזק במה מדובר ולא לאלץ אותו לעסוק בניחושים ובהשערות. לשם כך, דאגו שהיא תהיה קצרה (עד כשמונה מילים), פשוטה, מאופקת, חד-משמעית, ללא סימני פיסוק וללא סוגריים.

לאחר שסיימנו את כתיבת המכתב כולו, כולל הכותרת, מן ההכרח לקרוא אותו לפחות פעמיים נוספות ותוך כדי כך לערוך אותו דקדוקית ותחבירית. במהלך העריכה יש לזהות שגיאות לשוניות שונות, שאם לא נטפל בהן "נפסיד" את הקורא, שכן אותן שגיאות עלולות ליצור אצלו רושם רע מאוד על המכתב ועל כותבו. חשוב אפוא לדאוג לכך, שהמשפטים לא יהיו ארוכים ומורכבים - ככל שמשפט ארוך יותר, הוא עלול לשדר יותר ממשמעות אחת ולבלבל את הקורא. נוסף על כך, יש לבחון היטב את הפיסוק, שמא נשתלו יותר מדי פסיקים, שמא השתמשנו לא נכון במקפים ובקווים מפרידים, שמא לא פיסקנו מספיק ועוד. יש לזכור כי פיסוק לא מדויק או לא נכון עלול אף הוא ליצור לעתים משמעויות כפולות ואפילו הפוכות מאלו שרצה הכותב לבטא.

עניין הכתיב הוא נושא חשוב לא פחות: היות שכיום כמעט שאין מנקדים טקסטים, יש לשלוט היטב בחוקי הכתיב המלא, שבו מוסיפים אותיות מסוימות במקום סימני-ניקוד מסוימים. במסגרת זו, יש להוסיף אותיות יו"ד ואותיות וא"ו במקומות שבהם מילה מסוימת ניתנת לקריאה בשתי דרכים או יותר. למשל את המילה "חלוק", אם אינה מנוקדת, ניתן לקרוא בתור חלוק המשמש ללבישה או כחילוק שהוא פעולת חשבון. כמו כן, שאלו את עצמכם היכן יש להכפיל יו"ד מסוימת או וא"ו מסוימת, היכן יש להוסיף יו"ד או להשמיטה וכן הלאה בהתאם לחוקים השונים של הכתיב המלא. כללים אלה ניתנים ללמידה עצמית דרך האתר של "האקדמיה ללשון העברית", או דרך עורך-לשון מוסמך ומקצועי.

ועתה, לאחר שנחשפתם על-רגל-אחת אל אמנות הניסוח של המכתב, רוצו אל המחשב, הפשילו שרוולים ונסחו את המכתב שכה חששתם מלכתוב עד היום! גם אם לא תצליחו במאת האחוזים, דעו שכתיבה חוזרת ונשנית תקדם אתכם ותתרום עוד ועוד לשיפור מיומנויות הכתיבה שלכם. בהצלחה!