התאמת תוכנה לניהול העסק 

"אני יודע מה מצב העסק שלי" זהו אחד מהמשפטים שכל בעל עסק אמור לדעת להגיד ואני שומע זאת לא מעט.
ואז אני שואל, "ואיך אתה יודע מה המצב"?

התשובות לשאלה זו הינן מגוונות אך מסתמכות על אחד מהבאים:

• אני רואה את יתרת החשבון בבנק ואני יודע עם זה טוב או רע.
• אני עוקב אחר החשבוניות שאני מפיק ואני רואה את הסכומים שבהם.
• אני מבצע מעקב באמצעות תוכנה לניהול העסק.
• יש לי פתקים ורשימות שאני מנהל וכך אני מבצע מעקב אחר העסק.

מה התשובה הנכונה לשאלה "איך אתה יודע מה המצב?"
כל תשובה יכולה להתאים! כלומר כל אחת מהתשובות הללו הינה שיטה לקבל תמונת מצב על מצב העסק.
כדי לקבל תשובות על מצב העסק יש צורך במידע על העבר יחד אם תמונת מצב של ההווה כדי להעריך את העתיד!

נבחן את 4 התשובות:
"אני רואה את יתרת החשבון בבנק ואני יודע עם זה טוב או רע"

בסופו של דבר יתרת חשבון בבנק אכן מלמדת מה מצב העסק בראיה של היום בלבד וניתן לצפות על היסטוריה של כ- 3 חודשים.  בעת הסתכלות על שורת היתרה ניתן גם להתבונן בתדפיסי הבנק ולראות מה היה לנו בשלושת החודשים האחרונים. ניתן לראות מהיכן ההכנסות ואיילו הוצאות בוצעו.

השאלה היא מה חסר והאם חוסר המידע משמעותי?
אז כמו שנאמר מעלה יתרת החשבון נותנת לנו רק תמונת מצב על היום. הבעיה היא שאנו לא יודעים מה עומד להיות מחר ובכלל. האם יש לנו הכנסות בדרך או הוצאות שהתחייבנו עליהם בעבר.
בנוסף התדפיסים לא מלמדים כלום על מהות ההכנסות, מהיכן הן נובעות ואותו דבר על הוצאות, על מה הן הוצאו?
האם החוסר משמעותי? כן. ללא ידע על העבר לא ניתן לדעת מה הצעדים הנכונים לעסק עבור העתיד. ללא תמונת מצב כללית על הכנסות והתחייבויות עתידיות לא נוכל לקבל תמונה שלמה והחלטות שנקבל יכולות להיות שגויות ולעיתים הרסניות לעסק.

"אני עוקב אחר החשבוניות שאני מפיק ואני רואה את הסכומים שבהם."

ככל שהכנסות העסק הן גורם משמעותי, הוא איננו מעניק תמונה מלאה על מצב העסק. כמו שיש הכנסות, יש גם הוצאות.
ההוצאות אינו אחוז קבוע מתוך ההכנסות. ישנם מקרים שכדי להשיג הכנסות של X ש"ח יש צורך בהשקעה גבוה יותר מסך ההכנסה. אם היינו במצב אופטימלי אז אכן היה יחס ישיר בין הוצאות העסק להכנסות העסק ואז לא היינו צריכים לדאוג לכלום מלבד הכנסות...
החשבוניות מלמדות על הכנסות העסק בעבר, בהווה ומה צפי תזרים ההכנסות של העסק.

שוב פעם נשאלת השאלה, מה חסר והאם חוסר המידע משמעותי?
כאמור מעקב חשבוניות נותן רק תמונת מצב של הכנסות ללא הוצאות. כדי לדעת מה מצב העסק חייבים להסתכל גם על הוצאות העסק. ללא תמונה זו העסק לא יכול לקבל תמונה מושלמת! לכן זהו גם חוסר משמעותי.

"אני מבצע מעקב באמצעות תוכנה לניהול העסק."

תוכנה לניהול העסק הינו כלי ממוחשב אשר מאפשר מעקב על פעולות העסק. תוכנה לניהול העסק יכולה לנוע בין טבלאות אקסל ועד מערכת מידע שרוכשים.
עצם היות מערכת מידע איננו דבר מספק. יש צורך לנהל בו את הנתונים והמידע בכדי לקבל תמונת מצב נכונה. מערכת הניהול חייבת להכיל נתונים הן על הכנסות והן על הוצאות. היא צריכה לאפשר ניהול ידע בצורה קלה ואינטואיטיבית למשתמש.
מערכת המידע צריכה להיות גם כזאת שמאפשרת ניתוח נתונים ומאפשרת הפקת דוחות ניהוליים כאלו שיכולים לכוון את העסק ולהראות לו תמונה על שהיה ויכולת הבנה מה צריך לעשות בעתיד.

כדי להבין את הנקודה הזו, ניקח למשל חברת אופנה. חברת אופנה תלויה בעונות השנה, ובכל עונה מוכרים סוג אחר של אופנה. הבנת עונה יכולה להשליך על מה יש לעשות באותה עונה בשנה שלאחר מכן. כלומר במידה ומערכת מידע יכולה לעזור לי להבין מהו רווחיות של עונה, אילו סוגי פריטים יצרו לנו רווחיות טובה יותר ועוד נוכל לדעת מה לעשות שנה הבאה.

אז במידה והמערכת מקיפה האם יהיה לי משהו חסר?
מבחינת ניהול הנתונים מערכת ניהול אמורה לכסות את כל הצרכים. כך שלא אמור להיות חוסר כלשהו. אולם הדבר המשמעותי הוא לבחור את המערכת המתאימה. על כך ארחיב בהמשך.

"יש לי פתקים ורשימות שאני מנהל וכך אני מבצע מעקב אחר העסק"

בדומה למערכת מחשב לניהול העסק גם ניהול פתקים ורשימות מאפשר מעקב על פעילות העסק. אולם אפשרויות ניהול ומעקב מקשים כי יש צורך במעקב ידני ולא מחשב. בנוסף אנו מוגבלים מאוד בדוחות במערכת של ניהול פתקים ורשימות.
ניהול בצורה כזו אכן מספר דרך לניהול נתונים, אולם השקעת הזמן במעקב וניהול מערכת כזו הינה מקסימאלית.

אז האם כאן חסר משהו?
כן! אין לנו דרך להפיק דוחות או להצליח להצליב מידע בין רשימות אלא אם כן נשקיע זמן לא הגיוני כל פעם.


לאחר שעברנו על השיטות צריך כל עסק להחליט מה מתאים לו. אין ספק שיש משמעויות של השקעה כספית בפתרונות.

נשאלתי על ע"י אינסטלאטור ששאל, למה אני צריך להשקיע על מערכת מחשוב לניהול העסק? מה יוצא לי מזה?
לכאורה נראה שהוא צודק אך האם זה כך? במידה והעסק מחפש לצמוח אז התשובה היא לא! הסיבה לכך היא פשוטה, מערכת מחשב יכולה לסייע לי לבדוק רווחיות לפי סוג טיפול, לפי אזור טיפול. המערכת יכולה לסייע ולהגיד לי איזה פעולה רווחית ואילו לא. בפעילות שאינן רווחיות, ניתן להחליט האם להמשיך בהם או האם לעדכן את המחירון של העסק לשרות זה.
כלומר למערכת מידע יש אפשרות על סמך נתוני עבר להשפיע על העתיד. זוהי היתה רק דוגמה על קצה המזלג.

בחירת מערכת ניהול

הבנו מה המשמעות של מערכת מידע, נשאלת השאלה איך בוחרים את המתאימה?
המערכת הבסיסית ביותר היא טבלת אקסל. דרך טבלאות אקסל אפשר לבצע ניהול של עסק. הבעיה העיקרית של משתמשי אקסל לניהול העסק הוא עדכון נתונים. כדי לעדכן פרמטר אחד יש צורך לעיתים לעדכן יותר מטבלת נתונים אחת. לכן צריך להיות בעל תשומת לב גבוהה כדי לא לפספס עדכון. משתמשים מנוסים יותר יודעים לעקוף את המגבלה הזו.
בעיה נוספת במערכת ניהול נתונים מבוססת טבלאות אקסל הינה באופן של הפקת דוחות שצריכים לשלב נתונים ממספר טבלאות.
יחד עם זאת מערכת זו הינה בעלות נמוכה יחסית.
שאר הפתרונות הינם תוכנות ניהול העסק. חלקם כתוכנת מדף והאחרות כתוכנות בהתאמה אישית.
ההבדלים ביניהם הינם בשני פרמטרים: התאמה לעסק, עלויות.

תוכנת מדף – הינה תוכנה כללית שמנסה להתאים לתחום כלשהו או למספר תחומים בו זמנית. התוכנה מגדירה את כללי העבודה ולא העסק. כלומר עסק שמתנהל בצורה כלשהי צריך להתיישר לפי עקרונות התוכנה. ישנם מקרים (לא מועטים) שבהם תוכנת מדף איננה מתאימה להתנהלות העסק ולכן יש צורך בהתאמות או ויתור על פונקציונאליות של התוכנה.
יחד עם זאת תוכנת מדף הינה תוכנה שרצה אצל מספר לקוחות ולכן הסיכוי לתקלות תוכנה קטן.
כמות תוכנות המדף הקיימות בשוק הינן רבות ויש צורך בבחירה נכונה של תוכנה לעסק. לעיתים בעל עסק נזקק לתמיכה חיצונית לבחירת תוכנה שתתאים לפעילות.
נקודה חשובה מאוד הינה בכך שישנם תוכנות בעלות פונקציות רבות שלעסק אין בהם כל צורך.

תוכנה בהתאמה אישית – זוהי תוכנה שנכתבה לצרכי העסק. ישנה התאמה בין תהליכי עבודת העסק לבין פעולות התוכנה. יחד עם זאת לעיתים תוכנה בהתאמה אישית לוקה בתכנון הדוחות לעסק (בעיקר מפאת אי ידיעה).
בתוכנה זו יש סיכוי גבוה יותר לתקלות אך לאחר תקופת הרצה המערכת תקינה וללא תקלות.
בלי להיכנס לחלק הטכני, ישנם מספר פלטפורמות שונות שבעזרתם ניתן לפתח תוכנה בהתאמה אישית.

אז איך בוחרים?

כדי לבחור את התוכנה המתאימה יש קודם כל לנתח את פעולות העסק. הבנת הפעולות תעזור בהכוונה ובבחירת תוכנה מתאימה.
יש להגדיר תקציב לרכש התוכנה. לאחר סינון ראשוני זה ולאחר שניתחנו את הפעולות יש לבדוק את הפתרונות של התוכנות לפעילות. יש לבדוק את אחוז ההתאמה של התוכנה לניתוח שבוצע. יש לברר איך ניתן לנתח את נתוני העבר כדי להשליך על העתיד.
פרמטרים נוספים בבחירת מערכת ניהול הינה מיקום של בסיס הנתונים, מה קורה במידה ונגמרת התקשורת עם ספק התוכנה (בעיקר מה קורה לנתונים של העסק), האם יש צורך בחומרה מיוחדת (כגון שרת)?

חשוב לא לפחד לגשת לקבל הצעת מחיר בחברות שמפתחות תוכנה בהתאמה אישית.
יתכן שכדאי לשקול סיוע של גורם מקצועי בבחירת מערכת ניהול.

שימו לב משפט מפתח לבחירת מערכת הוא המשפט: כדי לקבל תשובות על מצב העסק יש צורך במידע על העבר יחד אם תמונת מצב של ההווה כדי להעריך את העתיד ומערכת המידע אכן אמורה לתמוך בכך.

בהצלחה!