חלק מהעיסוק באבטחת מידע בארגון מתייחס לאיך שומרים את המידע, איפה מאחסנים (או לא מאחסנים אותו), כיצד מתייחסים למידור בארגון ולאבטחת המידע באופן כללי.
מחזור ואיסוף נייר, הפכו לסטנדרט היום אצל ארגונים רבים שכן חשוב מאוד להיות היום ארגון ששומר על סביבה ירוקה ולא מזהם שלא לצורך. אבל, עם זאת, אסור להתרכז רק במחזור נייר ולהתעלם מהשאלה היותר גדולה והיותר מהותית שהיא איך מאבטחים את המידע בארגון ולא רק גורסים וזורקים לפח מחזור את הנייר שאין בו יותר צורך או שימוש.
קשה מאוד בימינו לאבטח מידע, ללא שהחברות המתחרות ינסו לרגל בכל דרך- בין אם חיטוט בפח האשפה של החברה שלכם, הארגון, העובדים וכו'. לאור כל זאת, חשוב מאוד ואפילו קריטי לכלול נהלים מאוד מוקפדים ומסודרים בנושאים אלו. במידה ולא ייעשה הדבר, הארגון ייפגע משמעותית, מכיוון שזליגה של מידע עסקי חשוב וחיוני החוצה לגורמים הלא נכונים (המתחרים) יכול להוות סכנה של ממש לקיומו של העסק.
כל ארגון גם חייב להביא בחשבון את זמן שמירת המסמך ומי חשוף אליו. חשוב להגדיר מי רשאי להיחשף לאילו מסמכים, באילו תנאים, לכמה זמן, ומה בדיוק עושים עם כל מסמך ומסמך לאחר שמסיימים לעבוד עליו ולהשתמש בו.
במידה ואתם ארגון גדול, חשוב מאוד לעבוד באופן מסודר עם חברה לגריסת נייר, שתבצע עבורכם את הגריסה, שכן רק כך בעצם תוכלו להבטיח גריסה מסודרת של המידע, ושאף עובד לא יזרוק בסוף יום העבודה שלו נייר לפח הרגיל, אלא רק לפח שאת תכולתו מעבירים מדי יום/שבוע לחברת הגריסה. חפשו חברה לגריסת נייר שנראית לכם האיכותית ביותר. אל תתפשרו בנושא זה.
בנוסף, חשבו על הערך המוסף של השמדת וגריסת הנייר - אתם תורמים לסביבה, וגורמים לכך שפחות עצים ייכרתו, ופחות נזק ייגרם לסביבה.
חשוב לדאוג שלכל עובד יהיה פח מחזור מתחת לשולחן העבודה שלו, ושבכל קומה במשרד יהיה פח אחד משותף אליו יעבירו העובדים בצורה מסודרת בסוף כל יום עבודה, כל אחד את המסמכים שלו לגריסה.
חשוב מאוד לפנות לחברת ארכיב אשר מספקת שירותי ארכיב איכותיים,כמו ביניהם איסוף ומחזור נייר לאלפי לקוחות על בסיס קבוע מידי שבוע בצורה מאובטחת על ידי צוות עובדים מיומן ומנוסה שעבר הכשרה מתאימה ונמצא כשיר גם מבחינה ביטחונית.
תוכל לשדרג את מערך איסוף ומחזור הנייר שלך בפניה אל ארכיביון .
