חשבונית בקליק למנהל עסק - הפקת חשבונית דיגיטלית ולמה זה מעניין אותך 

מה זה חשבונית דיגיטלית, סקירה כללית של המערכות השונות להפקת חשבונית דיגיטלית הקיימות בשוק, חוקיות, יתרונות ולמי זה מתאים.

בוא וניקח תסריט יום יומי בחברה רנדומלית: המזכירה מדפיסה חשבוניות (או יותר גרוע – המנהל מדפיס אותן), שמה במעטפות, מדביקה בולים ויורדת לשלוח אותן בדואר הקרוב למשרד.

אתה בטח שואל את עצמך: מה רע בזה, תוך כמה דקות הכל מודפס, ארוז ומבוייל ובדרך לדוור...

אוקי, נכון. פשוט, יום יומי, קל.

אז זהו- שלא.

הנה תסריט נוסף: מתוך מערכת הניהול אתה מוצא את הלקוחות שיש לשלוח להם חשבוניות, ותוך 30 שניות ובשני קליקים מעביר להם ישירות למייל את החשבוניות. והרי לך חשבונית בקליק.

כן אבל השירות עולה כסף, מה גם שהלקוח לא יושב על המייל כל היום... 

נכון ונכון. שירות טוב עולה כסף אך גם יחסוך כסף על בולים, מעטפות, דפים ודיו והזמן שלוקח לארגן את כל זה. ובקשר ללקוח: כאשר הוא יפתח את המייל, המערכת תודיע לך שהקובץ נקרא. נהדר נכון? בהשוואה לדואר רגיל – המכתב יגיע שבוע הבא. כנראה.

כן אבל יש לי רק 10 לקוחות ואני שולח חשבוניות בסך הכול פעם בחודש...  

הנה סיטואציה שאתה בטח מכיר: הלקוח לא קיבל את החשבונית ויש צורך להעביר לו אותה שוב (בוא לא נאשים את דואר ישראל אוקי?) – קורה. אתה צריך שיעביר תשלום עכשיו, מה עכשיו? אתמול! פתרון: שלח שוב בדואר וחכה. פתרון שני: סרוק עותק של המסמך, תעביר למייל ותשלח. פתרון שלישי: שלח בפקס. כל פתרונות אלו יגזלו מזמנך ויצרו לחץ מיותר. בינינו, כמה פעמים זה קורה?

אז אתה בא למכור לי עכשיו עוד שירות יקר?

לא, אני רוצה לחשוף בפניך שירות ישן/ חדש המשתמש בטכנולוגיה מתקדמת של חתימה אלקטרונית. אני רוצה להציג בפניך אופציות חדשות לניהול העסק והלקוחות. בוא ונתקדם לתוכן פחות מעניין אבל חשוב לא פחות: מה זה חשבונית דיגיטלית? פרטים טכניים ומערכות ניהול המאפשרות המתממשקות עם אפליקציה כזו מול מערכות חיצוניות או אינטרנטיות והפן החוקי לשליחת חשבונית אלקטרונית.

בכמה מילים, המערכות השונות מאפשרות לך לשלוח חשבונית ישירות למייל של הלקוח בכמה שניות בודדות. המערכת נועדה להחליף את תהליך הדפסת המסמכים הישן ושליחתם ע"י דואר רגיל וכך להביא לחיסכון עליות של עשרות אחוזים ובנוסף לתרום למשרד ירוק.

המערכת מיועדת לכל חברה השולחת חשבוניות ומסמכים בדואר רגיל.

חוקיות: החל מ- 2004 החוק בישראל מאפשר לשלוח חשבוניות במייל, אך משלוח כזה מחייב את השולח לעמוד במספר קריטריונים מחמירים על מנת שהשליחה תחשב לחוקית ותהיה קבילה ע"י רשויות המס. הדרישות השונות מפורטות בחוק חתימה אלקטרונית, הוראות ניהול פנקסים ובתקנות נוספות של מס הכנסה. לפרטי החוק חפשו בגוגל:

חוק חתימה אלקטרונית התשס"א-2001 
חוזר מס הכנסה 2004/24 בדבר שינוים בהוראות ניהול ספרים - מסמכים ממוחשבים 
הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ג-2003     

היתרונות לשימוש במערכת כזו ברורים.

יש כמה חברות בשוק שמציעות שירות דומה, רוב החברות מציעות הפקת חשבונית דרך אתר חיצוני. קרי: אין התממשקות מלאה עם מאגר המידע הקיים בארגון ויש צורך במאגר נוסף, אין אפשרויות נוספות שמערכת ניהול ERP יודעת להציע. יתרון יחסי: זול, אין צורך בהתקנה. למי מתאים: עסקים קטנים מאוד, עסק שלא מתנהל עם מערכת ניהול.

סוג שני של שירות, הינו קנייה חד פעמית של תוכנה דמוית (מיני) תוכנת הנהלת חשבונות שיודעת לשלוח חשבוניות. אבל, אין אפשרות מעקב אחרי החשבוניות, אין אינטגרציה עם מערכת הניהול, יש צורך במאגר מידע נוסף של לקוחות. יתרון: לא ברור.

אופציה שלישית הינה אפליקציה שמתממשקת באופן מושלם בתוך מערכת הניהול, הוצאת חשבוניות מתבצעת מתוך המערכת ומאפשרת את כל יתרונותיה בניהול מידע, לקוחות, ספקים וכו'. המערכת נועדה לטפל בשליחת מסמכים דיגיטליים בכל היקף, לדוגמה: הודעה על תשלומים לספקים או הזמנות, אך היעוד שלה הינו משלוח חשבוניות. נותנת אפשרות מעקב אחרי פתיחת החשבונית, מאפשרת שליחת חשבוניות לפי שאילתות ספציפיות, לדוגמה: שליחה חוזרת לכל הלקוחות המאחרים בתשלום. היתרון באפשרות זו הוא ברור ומידי.

למילות סיכום אומר רק את זה: יתרונות האלקטרוניזציה של המסמכים ברור מול השימוש בדואר רגיל. בחר את המערכת שהכי מתאימה לצורכך ותתקדם.