כללי זהב לניהול זמן (אימון אישי) 

האם גם לכם ישנן משימות שנדחות שוב ושוב ולא מקבלות מענה?
האם אתם מסיימים את היום בתחושה שלא הספקתם כלום?
האם בסיכום שנתי אתם מבינים ששוב לא הגעתם למשימות שהגדרתם לעצמכם?

הסוד הגדול בניהול זמן הוא ההבנה שאי אפשר להספיק הכל.

כלומר, מעטים מספיקים הכל, בעיקר אם יש להם מעט משימות, עוזרים שמסייעים בביצוע המשימות, או אפשרות לרכוש חלק מהמשימות כשהן מושלמות.

אך ככלל, רובנו, על מנת להספיק את המשימות שלנו במסגרת הזמן הקיים, עלינו לנהל את המשימות ואת הזמן שלנו בחכמה.

מנסיוני הבחנתי שישנם עשרה כללי זהב לניהול זמן נבון:
1. הגדרת מטרות ברורה, מדוייקת ונבונה – מטרות מתוכן יגזרו המשימות ויקבעו סדרי העדיפויות, כך נוכל לוודא שפעולותינו מקדמות אותנו אל מטרותינו ומשיגות אותן. באופן זה נוכל לנהל את הזמן באפקטיביות וביעילות.  

2. ייחוד זמן למשימות החשובות בתוך לוח הזמנים החודשי/שבועי/יומי – כך נבטיח שגם המשימות החשובות לנו מקבלות מענה, ואינן נדחות ונדחקות על ידי משימות דחופות (שלעיתים אינן חשובות). (ראו סיפור האבנים הגדולות הידוע).

3. תחימת המשימה בזמן - על פי חוק פרקינסון "העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה". אנו נרצה למצוא את קו האמצע בין ביצוע מינימאלי לא מספק לבין ביצוע מושלם ופרפקציוניסטי הגוזל זמן ממשימות אחרות.

4. התאמת המשימה לזמן מתאים ביום – יש מאיתנו שניחנו בריכוז בשעות הבוקר המוקדמות, אחרים מרוכזים בשעות הלילה. יש משימות שתלויות באחרים ונרצה לבצע אותן בבוקר כדי שעד סוף היום נקבל אותן מושלמות, יש משימות שכדאי לעשות כשהילדים לא בבית, ואחרות אפשר לבצע בנוכחות או בשיתוף הילדים... אנו נתכנן את המשימות לזמן היעיל ביותר לביצוען.  

5. גמישות – כשאנו זוכרים את מטרותינו ומשימותינו, ואנו ערניים לזמן שבידינו, אנו יכולים לנהל את הזמן והמשימות. נוכל להחליט היום לוותר על... להוסיף זמן ל... להיעזר בX  לבצע את...., לדחות את... ל..., להיות פתוחים לשינוי בתוכניות או לאמץ דרך אחרת להשגת המטרה מאשר תכננו.

6. להתחיל לעשות, עכשיו – ללא עשייה אין השלמת משימות. וכמאמר לאו דזה הסיני "מסע בן אלף פרסה מתחיל תמיד בצעד ראשון". משימות שנדחות עתידות להפוך לדחופות ולחוצות ולעיתים קרובות יש להן נטיה "להעלות משקל" והן נראות לנו קשות ובלתי אפשריות מרגע לרגע. אנו נעדיף להיות שקועים בעשייה מאשר במרדף אחרי השלמת משימות רק בעת שהן הופכות דחופות.

7. להיעזר באחרים- בין אם זה פיזור סמכויות, ניהול צוות (או בן הזוג והילדים),או מיקור חוץ. נוסף לך – לעיתים קרובות, אפשר ואף רצוי, להתייעץ באחרים על המטרות, המשימות והדרכים להשגתן.

8. ניהול רגוע של היום – יום יעיל אינו בהכרח יום לחוץ. מתוך רוגע נצליח לנהל את המשימות שלנו בתוך מסגרת הזמן הקיימת, ולערוך את ההתאמות הנדרשות מתוך אילוצים או שינויים שמגיעים.

9. הקדשת זמן לניהול הזמן – אחת ליום, לשבוע או לחודש, נייחד זמן שקט לניהול ותכנון הזמן הקרוב, בצד בחינה מחודשת של המטרות שלנו, האם הן עדיין רלוונטיות, האם המשימות מקדמות אותנו לעבר המטרה, האם אנו מרוצים מהקצב ומהדרך להשגת המטרות... וכן הלאה.

10. תהנו מהעשייה – כשאנו מוצאים את הדרך להנות מהעשייה היום יומית, היא הופכת מלהיבה ומעודדת אותנו להמשיך עוד ועוד. יום של הנאה יעיל ומוצלח יותר, מיום של סבל.

 נוסף לכללים, ישנן חמישה טיפים שיכולים לסייע:

- נתחיל את היום בחשיבה חיובית – נשנן לעצמנו את המשפט המתאים לנו. לדוגמא: היום שלנו הולך להיות מוצלח ומהנה, נספיק משימות רבות, היום יהיה רגוע ויעיל... אנחנו הולכים לנהל יום מוצלח שיקדם אותנו במשימות שלנו ואף נצליח להשלימם. אנו סקרנים לקראת אתגרי היום, ונתמודד איתן בקלות. כל אתגר מקדם אותי לעבר המטרה...

- נתחיל ונסיים את היום בפרגון עצמי על הצלחות היום, העשייה, האומץ...

- מומלץ להיעזר בעולם הטכנולוגי המתקדם הנמצא בימינו ל: תזכורות, סנכרון בין יומנים, מציאת עזרים המקצרים את זמן עשיית המשימות, התייעצות און ליין/בווטסאפ עם אנשים ללמידה מנסיונם (חשוב לוודא שלא משקיעים בעזרים זמן רב יותר מאשר בעשיית המשימות עצמן).

- נרצה להתחיל את היום במשימות "המאיימות", אלה שהנטיה שלנו היא לדחות. נזכור שמשימה מאיימת הופכת עם הזמן למאיימת יותר ויותר. ולהפתעתנו ברוב המקרים כשנתחיל (ונסיים) לבצע אותה, נגלה שהיא קלה משחשבנו.

- נכניס בתוך לוח הזמנים שלנו זמן לפעילות הפגנתית מהנה בעבורנו, זמן לפעילות שממלאת אותנו באנרגיה ובאור.

 שיהיה יום מוצלח

לתכנים נוספים- התחברו אלינו באינסטרגם litom-ta-ratzon@