יתרונות וחסרונות של קופות ממוחשבות 

כמו בכל דבר, גם לקופות ממוחשבות יש יתרונות וחסרונות בהתאם לסוג העסק ולגודלו. במאמר זה נתייחס לכמה מהם:

קופות ממוחשבות שמנהלות מלאי מצריכות קידוד קפדני של המוצרים וקידוד זה דורש זמן ומשאבים.

קופות ממוחשבות שמנהלות את המכירות מצריכות לרוב ניהול מלאי קפדני והפקדה על עדכון המחירים, עדכון הספקים, שיוך המוצר למחלקה הנכונה ועוד.

קופה מהסוג הזה מצריכה פיקוח על נתונים שונים של העובדים כגון תפוקה, מידור, הרשאות לפעולה, דיווח על פדיון בסוף יום או משמרת ועוד. פיקוח זה דורש זמן ומביע חוסר אמון בעובדים.

קופה רושמת ממוחשבת שמנהלות לקוחות – קופה רושמת זו צריכה לספק נתונים של מספר שנים אחורה ולבצע ניתוח מושכל וגמיש בהתחשב בסוגי הלקוחות השונים ובהטבות שהם מקבלים (פריסת אשראי, תשלומים בהקפה, רמת הנחה, צבירת נקודות ועוד). לעיתים קופות רושמות ממוחשבות מפיקות דו"חות קבועים בלבד ואין אפשרות להתאימם לדרישות הספציפיות של העסק. כמו כן, מידע ללקוחות אינו מופץ ע"י כל הקופות הרושמות הממוחשבות ויש לבדוק האם הוא הכרחי בבית העסק הספציפי.

קופות רושמות ממוחשבות בעלות מסך מגע – קופות אלו אינן מתאימות כל הלקוחות ומסכי המגע לרוב מעיטים את עבודת הקופה. בבתי עסק שבהם חשובה מהירות המכירה (בית קפה, מכולות וכו') יש לשקול עניין זה בכובד ראש כי קופות רושמות ממוחשבות עם מסכי מגע נחשבות גם ליקרות יותר לתחזוקה, בעיקר בשנים שעבורן כבר אין את מסגרת האחריות.

בנוסף, יש יתרונות וחסרונות לגודל החברה ממנה רוכשים קופות רושמות ממוחשבות –

• חברה גדולה – השירות אינו נסמך על אדם אחד ויש לו ממלאי מקום בכל מקרה של מחלה, חופשה, מילואים וכו'. מצד שני- בחברות כאלו תחלופת העובדים בדרך כלל גבוהה והידע של כל נותן שירות הוא לרוב נמוך ואין יחס אישי ללקוח וגמישות לדרישותיו כמו בחברה קטנה.
• חברה בינונית – בדרך כלל משלבת את היתרונות של חברה גדולה ושל חברה קטנה, כלומר יחס אישי, ידע מקצועי רב וגמישות מול הלקוח.
• חברה קטנה – חברה זו מאופיינת ביחס אישי, גמישות מול דרישות הלקוח השונות ובהתאמת אישית בהתאם לצורת העבודה הייחודית של כל בית עסק. עם זאת, חברה קטנה אינה זמינה 24/7 כמו חברה גדולה ואינה מספקת מילוי מקום מקצועי בכל מקרה של היעדרות עובד.

קופות ממוחשבות שמנהלות את כספי בית העסק – קופות רושמות אלו אינן ימנעו גניבה אלא ירתיעו גנבים פוטנציאליים. אמנם הקופה הרושמת המקורית הומצאה כדי להגן על העסק מפני גניבות ע"י העובדים אך מי שירצה ימצא את הפרצה המתאימה.