ארגון כנסים – דגשים מיוחדים
כנסים וימי עיון הפכו לפופולאריים ביותר בשנים האחרונות, וזאת משום היכולת המופלאה שלהם להפגיש בעלי תחומי עניין ומטרות משותפות לאירוע חברתי, מהנה ומפרה. תהליכי הארגון של כל כנס שכזה נחשבים למשימה שאיננה פשוטה, והעניין מחייב תשומת לב לפרטים רבים על מנת שהכנס אכן יעמוד ביעדיו. עומדים לארגן כנס בזמן הקרוב? להלן מספר דגשים שתהיו חייבים לקחת בחשבון לשם ארגון כנסים איכותיים ומוצלחים מעתה והלאה.
הכל מתחיל בלוקיישן
בדיוק כמו בארגון חתונה, בר מצווה או ערב עובדים, גם ארגון כנסים נשען במידה רבה על המקום בו הם מתקיימים. זכרו כי לא כל אולם או גן אירועים מתאימים בהכרח גם לעריכת כנסים, ולכן חשוב מאוד לבדוק מראש את הדגשים הבאים:
• התאמה לצרכים – על המקום להיות מותאם לכנסים בסדר הגודל הנדרש, ולהציע את כל מה שדרוש לכנס איכותי כגון חדר הרצאות ממוזג, מערכות הגברה והקרנה, אזורי נוחות ופינות רוגע להפסקות בין ההרצאות, שירותים נוחים וכו'.
• חנייה – חשוב מאוד שהמקום שתבחרו יציע חנייה בשפע לבאים בכלי רכב, כך שכל אורח יגיע נינוח ורגוע לכנס ולא יפספס מאום רק בשל חיפוש חנייה ארוך באיזור.
• אזור בארץ – בבחירת המיקום חשוב להתייחס גם לעניין מיקומו הפיזי. האם מדובר בכנס מרכזי שאליו יגיעו מכל רחבי הארץ או בכנס לבעלי עניין מאזור מסויים? הרי לא תרצו שהאורחים שלכם יגיעו כשהם כבר עייפים ולא מרוכזים רק בשל הנסיעה הארוכה.
איכות הקייטרינג
כנסים אינם נמשכים פחות מ- 4 שעות ברמת העיקרון ולעיתים נפרשים על פני יום שלם. מאחר ולא מקובל לצפות מבאי הכנסים לדאוג לעצמם לארוחה באותו היום, הרי שהארגון שלהם מחייב שימוש בשירותי קייטרינג כאלה ואחרים. ארגון כנסים מהבחינה הקולינארית מחייב תשומת לב יתרה למספר פרטים :
• איכות המזון – אתם מעוניינים שהמנות המוגשות יהיו טעימות וטריות, ויהפכו את הכנס שלכם לזכור לטובה לא רק מבחינת התוכן.
• מגוון – חשוב שלכל אחד מבאי הכנס תהיה מנה אליה יתחבר, בנוסף לענייני כשרות וטבעונות שחייבים להתייחס אליהם במלוא הרצינות.
ניתן להסתייע בשירותי קייטרינג מקצועיים לטובת העניין או לחלופין, להישען על מתחם כנסים שמפעיל מטבח משל עצמו כגון גני ואולמות אירועים, בתי מלון וכו'.
ארגון כנסים – לקבל ליווי מחברה שמתמחה בכך
דברים נוספים שיש לקחת בחשבון כאשר מארגנים כנס – מתנות קטנות לאורחים, תגי שם, שליחת תזכורות לנרשמים ועוד. גם מהלך הכנס עצמו חשוב מאוד שינוהל בצורה הטובה ביותר ושהכל יתוזמן בצורה המיטבית. מסיבה זו כדאי מאוד להתקשר עם חברה שמתמחה בתהליכי הפקת ארגון כנסים וכבר הוציאה אל הפועל כנס בסדר גודל הדומה לשלכם. חברה שכזאת יודעת לאפיין את סוג הכנס ואופי המשתתפים יחד עם הלקוח, ובהתאם לכך לבחור את המיקום הטוב ביותר, לדאוג למנות המזון ולכל הסידורים הנדרשים על מנת שהכנס יהיה מוצלח במיוחד ויעבור ללא תקלות.
