ניהול תקציב משפחתי מנקודת המבט שלי 

21 לינואר 2018

ניהול תקציב משפחתי מנקודת המבט שלי

ראיתי בתקופה האחרונה את הסרט "העיתון", של סטיבן שפילברג עם השחקנים מריל סטריפ וטום הנקס. הסרט מספר על ההתמודדות של בעלת עיתון והעורך הראשי שלו עם הקושי בקבלת החלטה האם לפרסם מידע מסוים בעיתון או לא לפרסם. הרגשתי שזה קרוב לנושא של ניהול תקציב משפחתי, מאחר וגם בניהול התקציב המשפחתי אנחנו הרבה פעמים צריכים לקבל החלטות קשות, שאף אחד אחר לא יקבל אותן במקומנו.

חשבתי רבות איך לתאר את התהליך, כדי שהדברים יהיו כמה שיותר מובנים. למשל היה לי קושי להסביר למה צריך לעשות רישום הוצאות או למה צריך לתכנן את התקציב. חשבתי שאולי הדוגמה הבאה יכולה להמחיש את המצב. תארו לעצמכם מצב שבו הדלת של הבנק פתוחה, אנחנו נכנסים ומסביב נמצאים מדפים, מדפים עם כסף מזומן: שטרות חדשים בכל הצבעים. אנחנו יכולים לגעת בהם, להריח אותם, כל אחד יכול לקחת שטרות, כמה שהוא רוצה, להכניס לכיסים, לפתוח את הארנק ולהכניס מזומנים למחיצות השונות שלו, או יותר נוח למלא פשוט ארגז. ואחרי שהסתובבנו בין המדפים, הרחנו, מיששנו, וכל הכיסים שלנו מלאים, יצאנו לאיטנו לרכב שמחכה לנו בחוץ. זה הרגע שבו פשוט התעוררנו מהשינה, שפשפנו את העיניים וחיוך גדול היה לנו על השפתיים. אילו זאת הייתה המציאות! אבל די מהר התעשתנו ונזכרנו שיש לנו היום פגישה עם הפקיד בבנק מאחר ויש לנו חריגה בחשבון והבנק רוצה "לסגור לנו את הברז". הגענו לבנק עם חששות כבדים, לא היה זכר לחלום המתוק של הלילה. הכספת בבנק הייתה נעולה, מצלמות האבטחה בלטו בכל פינה, כל כניסה לאזור עם מזומן הייתה נעולה. איפה אפשר לראות בבנק מקצת מאותו חלום לילי? הפקיד נראה קריר ומרוחק, הוא עבר על החשבונות השונים שלנו ופסק: החשבון שלכם סגור!

אני חושב שמשתי הדוגמאות שנתתי אפשר להבין שהאפשרות הראשונה היא זאת שיכולה לעזור לנו לשמור על התקציב שלנו. הניהול של התקציב הוא לא תמיד דבר נעים, לפעמים צריך לקבל החלטות שמעדיפות את השמירה על התקציב גם על פני דברים שאנחנו מאוד צריכים, זאת כדי שלא נגיע לדוגמה של פקיד הבנק.

הנושא הראשון שאני רוצה לכתוב עליו הוא רישום ההוצאות. רישום ההוצאות מאוד דומה למה שאנחנו רואים בבנק. הכספת, שיטות המיגון השונות, הסיסמאות בכניסה לחשבון, הדוחות המפורטים והשיטות השונות שקיימות בבנק לניהול ושמירה על הכסף. כמו שבבנק קיימת שמירה שוטפת על הכסף כך צריך להיות גם בחשבון הפרטי שלנו. אם כל אחד יכנס לחשבון שלנו וייקח כמה כסף שהוא רוצה מצבנו לא יהיה טוב. כדי שמצב כזה לא יקרה, אנחנו צריכים לעשות רישום הוצאות, רישום שיאפשר לנו לעשות שימוש שוטף בכסף תוך ביטחון שהשימוש שאנחנו עושים הוא הכי נכון. הרישום מאפשר לנו כמה דברים חשובים בניהול הכסף. הדבר הראשון ברישום בדומה לדוח של הבנק שבו נקבל את המידע הבסיסי על ההתנהלות הכספית שלנו. הדבר השני הוא שתהיה שקיפות של החשבון ושנדע על מה הכסף יצא. הדבר השלישי הוא שיהיה לנו מידע שיעזור לנו לשלוט ולתכנן מה רוכשים, בכמה כסף ומתי. ומצד שני מה לא רוכשים, מה מפסיקים לרכוש או שלפחות מפסיקים לרכוש לאיזה תקופה כדי להגביר את המשמעת בכל מה שנוגע להוצאת הכסף מהקופה הפרטית שלנו. האחריות למצב נמצאת בסופו של יום בידיים שלנו.

למרות השיטות השונות שקיימות לרישום הוצאות, אני רוצה להציע שיטה נוספת. שיטה שתציג לנו כשיש חריגה מהתקציב המשפחתי ובאיזה חריגה ובאיזה היקף מדובר. ובנוסף, כשאנחנו מגבירים את המשמעת בנוגע להוצאות שלנו, הרישום יאפשר לנו לראות שהיקף החריגה מצטמצם והדברים חוזרים למסלולם.

לפני שאנחנו מדברים על הרישום עצמו, אני רוצה להגיד שאני מודע לקשיים שקיימים בתהליך הרישום. כמו שאנחנו מדברים על הצורך ברישום ההוצאות בחשבון שלנו כך אנחנו צריכים לדבר גם על קשיים שקיימים ברישום. מטבעם של דברים שנציג את הקשיים בקצרה: מס' משתמשים שצריכים לעשות את הרישום במקביל, הוצאות שנעשות באמצעות כרטיס אשראי והקושי שיוצר מועד רכישה שונה ממועד חיוב החשבון (אני נוהג לרשום את מועד חיוב החשבון). תשלום חשבון דו חודשי (אני נוהג לחלק את החשבון רישומית לשני חודשים). יש הרבה הוצאות לאורך החודש וקשה לרשום אותן בצורה שוטפת. יש סוגים שונים של הוצאות, דבר שעלול לבלבל אותנו בתהליך הרישום, יש הוצאות במזומן שכדאי לראות שאנחנו לא רושמים אותן פעמיים, פעם במועד משיכת הכסף ופעם במועד התשלום. אתם מוזמנים לרשום קשיים נוספים שמוכרים לכם. אישתי מידי פעם שואלת אותי למה אני עושה רישום של ההוצאות כל הזמן, "אתה לא יודע כמה אתה מוציא? כל כך הרבה שנים אתה עושה את הפעולה הזאת, אולי תפסיק". זה מראה שגם היא חשה שזה תהליך לא פשוט. אבל כמו שאמרתי לרישום חשיבות רבה שאותה כבר הסברתי ולכן אני לא מפסיק.

פעולה רישומית היא לא תמיד זהה למצב בפועל של החשבון בבנק. למשל אם אני מחלק רישומית חשבון דו חודשי לשני חלקים, יכול להיות מצב שרישומית הורדתי 500 ש"ח החודש מהחשבון שבפועל בעצם ירדו רק בחודש הבא, או להיפך, אני משלם חשבון דו חודשי, רושם חצי ממנו בחודש הנוכחי, בפועל החשבון משולם באופן מלא. רישומית אני מוסיף את החצי השני בחודש הבא. תהליך מהסוג הזה מחייב שתהיה לנו מסגרת אשראי בחשבון ושיש לנו אשראי לא מנוצל.

צורת רישום ההוצאות צריכה להתבצע בצורה כזאת שתאפשר לנו לקבל את התמונה הכי טובה האפשרית. מאחר שיש הוצאות שהתשלום עליהן מבוצע בתשלומים. כדאי לבנות את הרישום בצורה כזו שהוא יציג את התמונה לחצי שנה קדימה. למשל אם יש לי מספר מוצרים שקניתי בתשלומים, אני יכול לראות לאורך הזמן את השינוי בהוצאה הכללית שנוצר כתוצאה מסיום תקופת התשלום על כל מוצר ומוצר.

הרישום עצמו: הנתון הראשון שאנחנו צריכים לרשום הוא ההכנסה שלנו. במידה ואין שינויים גדולים בהכנסה, אנחנו יכולים למלא את הנתון הזה גם קדימה בתמונת המצב העתידית שלנו. כמובן שמידי חודש אנחנו צריכים לעדכן את ההכנסה לפי ההכנסה בפועל.

אחרי שרשמנו את ההכנסה אנחנו יכולים להתחיל לרשום את ההוצאות. ההוצאות הראשונות שאנחנו רושמים הן ההוצאות הקבועות. כל ההוצאות שיורדות בתחילת החודש: החזר הלוואות, משכנתא/שכירות, ועד בית, חשמל, ארנונה, מים, חינוך, חוגים, קופת חולים, ביטוחי בריאות, טלפון ואינטרנט, הוראות קבע והוראות קבע לחסכון, מינויים שונים. אתם מוזמנים להוסיף הוצאות נוספות שאתם מכירים שיורדות בתחילת כל חודש (אני מציע לגבי הוצאה דו חודשית לחלק אותה רישומית לשניים, נרשום כל חודש את החלק היחסי שלה). כל ההוצאות הקבועות מסוכמות לסה"כ ומופחתות מסה"כ ההכנסה. אנחנו ממלאים קדימה בתמונת החצי שנתית שלנו גם את ההוצאות הקבועות. כל חודש אנחנו עוברים על ההוצאות ומעדכנים את הערכים המדוייקים שלהם בפועל.

אחרי שרשמנו את ההוצאות הקבועות, אנחנו רושמים את כל ההוצאות בתשלומים שיורדות בתחילת החודש. למשל: בגדים, אלקטרוניקה, תכשיטים, הוצאות לא מתוכננות, כולל כל הקניות בתשלומים שיורדות בתחילת החודש. גם את ההוצאות האלה אנחנו יכולים למלא קדימה בתמונת המצב החצי שנתית שלנו, בהתאם למספר התשלומים שנשארו לכל רכישה  כל ההוצאות בתשלומים מסוכמות לסה"כ ההוצאה בתשלומים של כל חודש וחודש. סה"כ ההוצאות בתשלומים מופחתות מההפרש בין ההכנסה להוצאות הקבועות.

אחרי ההוצאות הקבועות וההוצאות בתשלומים, אנחנו רושמים לאורך החודש את ההוצאות שאנחנו מבצעים בשוטף. הכוונה לכל מה שאנחנו משלמים במזומן או בתשלום אחד: אוכל, דלק, מתנות לאירועים, תיקון תקלות שונות ועוד, כולל הוצאות שוטפות לא מתוכננות שאנחנו משלמים במזומן או תשלום בודד. כל ההוצאות השוטפות מסוכמות לסה"כ ההוצאה השוטפת בכל חודש. את ההוצאות האלה אנחנו מקפידים לרשום כמה שיותר קרוב למועד התשלום, כדי לשמור על הסדר והדיוק ברישום. יכול להיות מצב שבמהלך חודש יש הרבה הוצאות כאלה ולכן נדרשת יסודיות והתמדה בתהליך הרישום, כדי שהתמונה שיש לנו תהיה מעודכנת עד כמה שניתן. אנחנו מפחיתים את סה"כ ההוצאות השוטפות מהיתרה שיש לנו בתקציב.

זאת השורה התחתונה - אחרי שהורדנו מההכנסה את כל ההוצאות לאורך החודש וההוצאות לא היו גבוהות מההכנסה או אז התקציב שלנו מאוזן. 

הצורה הזאת של רישום, מאפשרת לנו לקבל תמונה טובה על מצב ההוצאות ועל היכולת שלנו לשמור על התקציב.

רישום ההוצאות לבדו לא יכול לשמור על התקציב, נדרשות פעולות נוספות כדי שנצליח לשמור על הקופה שלנו, על הפעולות האלה נדבר בהמשך המאמר.

באחת הפעמים שליוויתי משפחה טובה בקריות, ראיתי שהם חוסכים כסף מצד אחד ומשלמים על משיכת היתר שלהם מצד שני. אמרתי להם שהם משלמים הרבה כסף על משיכת היתר וקיבלתי תשובה שבהשקעות הפיננסיות שלהם הם מרוויחים הרבה יותר. עניתי שכל זמן שהכסף לא אצלם, הם מרוויחים על הנייר, אבל התשלום על משיכת היתר כבר מבוצע בפועל.

מהניסיון שלי, יש מקרים שבהם אנחנו לא עומדים בתקציב, בגלל שאנחנו לוקחים על עצמנו התחייבות בעדיפות על הצורך שלנו לשמור על התקציב.

בשלב הזה במאמר אני רוצה להתמקד בתכנון של התקציב וביכולת שלנו לעמוד בו. עמידה בתקציב היא גם היכולת שלנו לעמוד בהתחייבויות שלקחנו על עצמנו. התקציב דומה במידה לא מבוטלת לריצה למרחקים ארוכים. את התכנון של הריצה למרחקים ארוכים אני מתחיל ממחשבה על הק"מ האחרון, וכך ק"מ אחרי ק"מ עד לק"מ הראשון. אני לא מתחיל לרוץ במהירות ואז מגלה שלא נשאר לי כוח לגמור את הריצה, אני שומר כוחות לאורך כל הריצה כדי שאוכל לרוץ גם בקילומטרים האחרונים. אותו הדבר גם לגבי חישוב התקציב, אני צריך לראות את כל ההוצאות השוטפות שאני צריך לאורך החודש וכל ההוצאות הלא מתוכננות שאני חייב לבצע ולפי זה אני יכול לראות איזה הוצאות קבועות אני יכול להוסיף וכמה כסף נשאר לי לקניות בתשלומים. כיוון ההסתכלות שלנו בתקציב היא הפוכה ממה שאנחנו רגילים לעשות את הדברים בדרך כלל, במקום מההתחלה לסוף הכיוון בתכנון תקציב הוא מהסוף להתחלה.

בנוסף לכיוון ההסתכלות, קיימות התחייבויות קבועות ומשמעותיות שיש להן השפעה על היכולת שלנו לשמור על התקציב: ההוצאות על הדיור, ההוצאות על חינוך, ההוצאות על רכב, החזרי הלוואות כתוצאה מצריכה שוטפת ותכנון לא טוב של התקציב. צירוף של כל ההוצאות האלה יחד מקשה על שמירת התקציב. קביעת סדר עדיפות בין ההוצאות האלה משפרת משמעותית את היכולת שלנו לשמור על התקציב, למשל: סדר עדיפות שבו ההוצאות על חינוך יהיו גבוהות ואילו מנגד ההוצאות על דיור ורכב יהיו נמוכות עד כמה שניתן. או שאם אנחנו נותנים עדיפות להוצאות על דיור, ההוצאות על חינוך ורכב יהיו נמוכות יותר. סדר עדיפות בהוצאות הקבועות והגדולות יכול לעזור בשמירה על התקציב.

צריכה שוטפת וקניות מסוגים שונים, יכולות לגרום לנו להיות במשיכת יתר בחשבון. כתוצאה ממשיכת היתר אנחנו יכולים להגיע לחוסר נזילות בחשבון. חוסר הנזילות הזה עלול להביא אותנו לקחת הלוואה כדי לעמוד בהתחייבויות השונות שלנו. הלוואה מטבעה היא יקרה וההחזר החודשי שלה מקטין את היכולת שלנו לעמוד בהתחייבויות השונות שיש לנו. שמירה על חשבון מאוזן מקטינה את הצורך שלנו בלקיחת הלוואות.

נושא נוסף שחשוב בתכנון התקציב, הוא היחס בין התחייבויות קבועות בחשבון לבין הכסף הפנוי בחשבון בתחילת החודש. נכון לתכנן את התקציב כך שעד 50% מההכנסה ישולם להוצאות קבועות ולתשלומים בתחילת החודש, החלק השני של 50% מההכנסה יהיה פנוי בחשבון, להוצאות השוטפות ולהוצאות הלא מתוכננות של אותו החודש. נשאלת השאלה למה צריך לשמור 50% מההכנסה בחשבון ללא התחייבויות קבועות וללא תשלומים. מהחלק הזה יורדים תשלומים שוטפים לאורך החודש, מזון ודלק. החלק הזה מאפשר גם לתת מענה לתשלומים לא מתוכננים מבלי לפרוץ את מסגרת התקציב. כמובן שכל אחד יכול לחשב עבור עצמו את הנקודה המדויקת של החלוקה בין הכנסה שמופרשת לטובת הוצאות קבועות והתחייבויות לבין הכנסה פנויה וכף נזיל. המטרה העיקרית של החלוקה הזאת נועדה לשמור על מסגרת התקציב.

בשלב הזה צריך לחבר את רישום ההוצאות שלנו כחלק אינטגרלי מתכנון התקציב. כשאנחנו עושים רישום הוצאות מספר שבועות קדימה אנחנו יכולים לראות כל אחד מהמרכיבים שמשפיעים על התקציב ובנקודה הזאת יש לנו אפשרות להחליט איזה מרכיב לשנות כדי לשמור עליו. כמו שאמרתי תקציב מאוזן מחייב אותנו למשמעת עצמית ולפעמים למצבים לא נוחים רגשית אבל הוא מאפשר לנו לעמוד בהתחייבויות שלקחנו על עצמנו שלפעמים הן חשובות לחיים שלנו הרבה יותר ממה שאנחנו חושבים. כמו השכירות, החשמל והמים לדוגמה.

כשרישום ההוצאות פרוס לפנינו, אנחנו רואים פחות או יותר את ההכנסה שלנו כל חודש, אנחנו יכולים לראות מה סך כל ההוצאות הקבועות שלנו, אנחנו יכולים לראות כמה הוצאות בתשלומים יש לנו, גם את ההוצאות השוטפות אנחנו מכירים. אני חושב שלא נכון לחיות לפי השיטה שאומרת למה לנו להקשות על עצמנו עכשיו, כשזה יגיע נמצא כבר את הדרך להתארגן ולסדר את הדברים. כשאנחנו מסתכלים על רישום ההוצאות קדימה אנחנו יכולים להחליט איזה הוצאה אנחנו רוצים להקטין בשבועות הקרובים, איזה הוצאות קבועות אפשר להוריד, האם לרכוש פריט מסוים בתשלומים או לחכות עד שתשלום אחר יגמר.

זה הזמן להחליט מה אנחנו רוכשים עכשיו ומה יחכה למועד נוח יותר מבחינת התקציב.