כמה פעמים שאלתם את עצמכם , האם אנחנו יכולים לארגן את האירוע שלנו לבד? או שאין ברירה ואנחנו חייבים לקחת חברת הפקות (למשל חברת ידיים יוצרות). כשנכנסתי לאתר שלהם בכתובת למטה , מאוד התרשמתי ,מדובר בחברת תוכן רצינית עשתה אירועי ענק בעבר וממה שראיתי באתר שלהם הם יודעים איך להרים אירוע לעובדים לעיריות ולמועצות. הפקה והפקת תוכן זה תחום גדול מאוד ונדרש הרבה ידע וקשרים על מנת להפיק אירוע בדרך הנכונה ומבלי להפסיד הרבה כסף . מה שעולה לי יקר כבנאדם פרטי, יעלה לחברת הפקות הרבה יותר זול. ההתעסקות הבלתי נגמרת מול מפעילים וגורמים שונים לא תמיד יכולה לההתאים ללחצי היום יום של אדם פרטי שנאלץ על מנת לקבל מחיר טוב לעשות סקר שוק בין מאוד מפעילים שונים ולכן הרבה פעמים נעזרים בחברת הפקות שחוסכחות את כל החיפושים הנ"ל ומציעות מחיר אטרקטיבי ביחד לאירוע ולזמן שאדם פרטי ישקיע באירוע.
אז מה הם השאלות שצריך לברר כדי להפיק את האירוע שלכם ?
• היכן ממקום האירוע (והאם המיקום רלוונטי לקהל היעד)
• מה כמות המוזמנים לאירוע
• מיהם המוזמנים (טווח גילאים, מכנה משותף וכו)
• מה גודל המקום שבו מתרחש האירוע
• מה מטרת האירוע
ע"פ התשובות לשאלות הללו אנחנו יכולים להתחיל ולהבין עם מה אנחנו מתמודדים בדרך להפקת האירוע המושלם.
מוזמנים מכל הארץ יצטרכו לקבל מיקום מרכזי, ואירוע של 100 אנשים הוא לא כמו אירוע של 10000 איש . ולכן התשובות על השאלות האלה יעזרו לנו לכוון את דרכנו ולהתאים את האירוע בצורה מושלמת למוזמנים. מיקום האירוע גם משפיע על הזמנת מפעילים שונים ע"פ בחירה מיקום גיאוגרפי.
קהל היעד שלנו גם יכול להשפיע על הפקת האירוע למשל : התאמת דוכני מזון לקהל היעד, ילדים למשל יכולים להסתפק ב דוכן גחנון , צמר גפן מתוק פלאפל , דוכני יריד שונים למשחק וכו . לעומת זאת מבוגרים הם קהל הרבה יותר מפונק ודורש הרבה יותר למשל הפקת תוכן עם אלמנטיים עיצוביים , בר אלכוהול חופשי ובשר באיכות יותר גבוהה . הגילוי של קהל היעד שלנו הוא החלק הכי חשוב בהפקת האירוע ומשפיע ישירות על התכנים שיוצגו באירוע והנגשתם לקהל.
בשורה תחתונה אפשר להגיד בלב שלם שאם יודעים לשאול את השאלות הנכונות נדע גם לתכנן את האירוע שלנו. ברור שזה לא יצא ברמה גבוהה כמו של חברת הפקה שמקבלת כסף על זה. אבל יחד עם זאת יש משהו יפה בלעשות אירוע לבד , או לפחות לנסות :) .
