עקרונות ניהול זמן 

ניהול זמן אפקטיבי וקבלת החלטות

חיינו מוגדרים בזמן, זמן הוא המשאב העיקרי שמסיע לנו בניהול משימות ומטלות ולהוות מדיד לאופי וסוג הביצוע, כמו כן הזמן הוא משאב מוגבל לעומתו כסף הוא משאב שאינו מוגבל, והמונח זמן שווה כסף הינו מונח נכון ומדויק, ולעיתים הזמן שווה יותר מכסף.

על מנת להיות פרודוקטיביים בחיינו האישיים ובעבודה בפרט אלמנט ניהול הזמן הינו האלמנט החשוב ביותר להתנהלות נכונה, מדויקת ויעילה.

?איך אנחנו מתייחסים לזמן? מה הם המשפיעים של הזמן בעינינו ובעיני אחרים

לכל אחד ואחת מאיתנו ללא קשר לעיסוקו, גילו ומינו יש מדי יום מטלות ומשימות, החל מלהתעורר בבוקר ועד ללכת לישון שהן מטלות ומשימות לכל דבר ועניין. אך איך אנחנו באמת אמורים לנהל יום, שבוע, חודש, שנה מרובים במשימות? מה חשוב ומה דחוף? מה הזמן העומד לרשותנו ומה הזמן העומד לטובת הביצוע הריאלי של המשימה 

על מנת שנהיה אפקטיביים אנחנו צריכים להיות ברורים ראשית כלפי עצמנו ואח"כ כלפי הסביבה על מנת לבחון ערכים, צרכים ודרישות.

• מה הם העקרונות בניהול זמן
• ניהול ודירוג משימות
• איתור משימות ופעולות גוזלות זמן
• למידה ופיתוח שיטות לניהול זמן אפקטיבי 

אנו יכולים לשלוט במעשים ובהחלטות שלנו, אך איננו יכולים לשלוט בזמן ולהשפיע עליו, אנחנו יכולים לייצר יותר כסף אך לא יכולים לייצר יותר זמן.

השאלה היא איך אנחנו נצליח לעשות יותר בפחות זמן? איך נוכל להיות יעילים, מעשיים ועדיין נשמר את איכות החיים שלנו ואיכות הביצוע.

עקרון ניהול הזמן שלנו מושפע בעיקר מתהליך קבלת החלטות, התפקיד הקשה ביותר של כל מנכ"ל ויו"ר זה תהליך קבלת ההחלטות, בתהליך קבלת ההחלטות טמון סוד ההצלחה והסיכון ובסוף הכל תחום בזמן, משאב הזמן הוא המשאב הקריטי ביותר.

ניתן להקפיא משימה, להקפיא תקציב אך לא ניתן להקפיא את הזמן או לשנותו, אלא את המסגרת וההנחיה בלבד.

יום אחד, 24 שעות , 1440 דקות, 86,400 שניות את הנתון הזה לא ניתן לשנות, מה שהספקנו בזמן הזה הספקנו ומה שלא? לא יתקיים באותו היום כבר.

מה למעשה האנשים הנורמטיביים עושים במהלך היממה? מחקרים שונים הציגו התפלגות שכיחה שמתאפיינת בחלוקה לסגמנטים

למרות שרובנו טוענים שעיקר הזמן שלהם מוקדש לעבודה מסתבר שרק 30% מהזמן מוקדש לטובת מקום העבודה.

הזמן שאנו מקדישים לפנאי וזמן חופשי עומד על 10%

הזמן שעומד לטובת המשפחה, זמן איכות עוד בסה"כ על 5%

הזמן שאנו משקיעים בהעשרה, לימודים וידע עומד על 5%

הזמן העיקרי שלנו נמצא בשינה, אכילה ובנסיעות שזה 50%

תופעה מדאיגה שצומחת בשנים האחרונות שגוזל הזמן העיקר הוא זמן המסכים, גלישה באינטרנט, רשתות חברתיות, משחקים, אתרי חדשות באמצעות המחשב והטלפונים החכמים

מחקרים שונים הציגו נתונים שזמן המסך יכול להגיע ל25% שהם באים על חשבון העבודה, המשפחה, העשרה והפנאי 

ישנם שיטות רבות בהם אנשים מנהלים את הזמן וכמו כן חוקרים רבים, אני אוהב ונוהג להתייחס לשתי שיטות בלבד ועוד טיפ שאימצתי לעצמי 

שיטת אייזנהאואר – מי הוא אייזנהאואר? הלוא הוא הנשיא ה 34 של ארה"ב גנרל צבאי ומדיני, שהציג את השיטה באמצעות מטריצה בעלת ארבעה פרמטרים הפרוסים על שני צירים

ציר אחד מציג דחיפות וציר אחד מציג את החשיבות, החלוקה היא לפי הפרמטרים הבאים:

• חשוב ודחוף
• חשוב ולא דחוף
• דחוף ולא חשוב
• לא חשוב ולא דחוף

מה הם למעשה הפרמטרים האלו עבורנו?

אנו צריכים לנתח ולנהל את המשימות שלנו, לבחון מה הם העקרונות של כל משימה ומטלה, מה רמת הדחיפות ומהי רמת החשיבות לכל מטלה ומשימה. אנשים ומנהלים רבים מוצאים את עצמם עובדים ופועלים כל היום בלחץ ולבסוף לא מספקים את שנחוץ להם, ומפסידים הספק מקצועי וזמן איכות, וכפי שאנו יודעים תחושה של אי הספק ותחושת לחץ לא מטיבות עם איכות הביצוע ועם אורך החיים שלנו.

מטריצת אייזנהאואר נותנת לנו 4 רובריקות בזמן שנציב אותן ונסדר את המטלות על פי הפרמטרים נוכל לראות בצורה ברורה איפה אמורה להיות כל משימה, מתי הזמן שלה, רמת הדחיפות והחשיבות אם בכלל

ברובריקת החשוב והדחוף אלו המטלות שאינן סובלות דיחוי, בדרך כלל אלו משימות שלא הספקתם או ביצעתם בזמן המקורי, באופן תקין זו רובריקה שאמורה להיות ריקה ביום יום שלכם.

ברובריקה דחוף ולא חשוב היא הרובריקה המשמעותית לניהול הזמן שלכם, אלו משימות שצריכים לבצע בצורך מקצועית ויסודית ולא לגרור או לדחות, כי מן הסתם הן יעברו לרובריקה הבאה.

הרובריקה שמייצגת את המשימות הלא דחופות אך החשובות זה בעיקר שיחות טלפון, לקבוע פגישות, תשאול לקוחות וחברים ואלו משימות שאתם מן הסתם לא כל כך אוהבים ואוהבים יותר לדחות, מומלצות לביצוע בזמן אם כי ניתנות בדרך לדחייה או לביצוע של צד ג'. והרובריקה האחרונה הן המשימות הלא דחופות ולא חשובות הן המשימות שלא יגרם נזק משמעותי אם לא יבוצעו בזמן ולעיתים בכלל, אך חשוב לזכור שאם יש משימה והיא כתובה משמעותה שיש לה משמעות וצורך בדרך כלל.

לפני כן ציינתי שתי שיטות וטיפ, אז שיטת אייזנהאואר הוצגה לפניכם והטיפ שאני ממליץ עליו הוא של מארק טווין, הסופר וההומוריסט, מארק טווין אמר: "אכילת צפרדע לפני הכל" מה הכוונה? שכדאי לכם לאמץ מנהג קבוע בעת ניהול הזמן והמשימות, את המשימה הקשה, הלא נעימה וזו שאינכם רוצים לעשות תעשו אותה ראשונה בבוקר, ומה הטיפ כאן? שאם אנחנו נפתרים מהצפרדע ישר על הבוקר, אז מה כבר יכול להיות יותר גרוע היום, הרע והקושי אחרינו.

השיטה השנייה מבוססת על עיקרון שנחקר ומסתבר שנמצא הגיוני בכל תחום, את וילפרדו פארטו האיטלקי ודאי מכירים, עיקרון פארטו הוא תוכחה שהציג פארטו ש 20% מאוכלוסיית איטליה מחזיקה ב 80% מהרכוש וההון באיטליה, ולשנים העיקרון הוכח בתחומים רבים ושונים אחרים, וגם בניהול זמן יש לנו את שיטת פארטו, ומה אומרת השיטה?

שניתן לבצע 80% מכלל המשימות ב 20% מהזמן (שאנו מדברים על יחס 20/80 גם יחס של 30/70 הינו יחס תקין ועומד בשיטה)

לצורך העניין יש לפנינו 15 משימות לביצוע היום, אם נרשום ונציב ליד כל משימה את הזמן הדרוש להם נגלה שביצוע של 3-4 משימות יגזלו לנו בין 70-80% מהזמן וכמו כן 11-12 משימות יגזלו לנו בסה"כ כ 20-30% מהזמן.

בשיטת פארטו נגדיר את הערכת הזמן והדירוג על פי החשיבות וראשית ננקה 80% מהמטלות ב20% מהזמן וכך "ננקה את היומן" השיטה של פארטו מומלצת בעיקר לבעלי תפקידים זוטרים ולא למנהלים בכירים שתהליך קבלת ההחלטות בעיניים היא קריטית.

יש היבט נוסף בשיטת פארטו שרק 20% מכלל המשימות הן באמת חשובות והן יפיקו תוצאה של 80% מהתוצאה והאפקט הכללי.

למרות הניסיונות לארגון וסדר בניהול הזמן אנו צריכים להתייחס לפרמטרים נוספים, לדוגמא הפסקות, זמן לשתיית קפה, מנוחה הן מטלות לא מבוטלות ואף חיוניות ואם לא ניקח את המטלות האלו בחשבון, ניהול הזמן שלנו לא יהיה אפקטיבי לאורך זמן. אך כמו כן יש השפעה קריטית בניהול הזמן למצבים שונים שהם אירועים וגורמים לא מתוכננים, לדוגמא: תכננת פגישה ועל פי התכנון שלך דרכי ההגעה אמורים להיות ברכבת בגלל עומסי התנועה הרבים, וממש שהיית בדרך לתחנת הרכבת הסתבר לך שיש שביתה ברכבת. תכננתם יומן פגישות מתוזמן ומסודר, אך לקוח אסטרטגי וחשוב הגיע למשרדכם ללא תיאום פגישה, משברים וחילוקי דעות לא צפויים עם המנהל או עם הכפיפים, בעיות תקשורת ודיסאינפורמציה לדוגמא המנהל שלח אתכם לטיפול דחוף בלקוח אך לא עדכן אתכם שהלקוח אינו עובד ביום מסוים או בשעה מסוימת, תופעה שכיחה להורים עם פעוטות לקבל טלפון מהגן על פעוט עם חום שיש לאסוף אותו ורשימת המטלות וסדר הביצוע משתנה.

בואו נדבר על תופעה נפוצה מאוד בקרב עובדים ומנהלים חרוצים, אלו עובדים שעובדים סביב השעון, מנדבים את עצמם לעוד ועוד משימות, מתנהלים בריכוזיות יתר, ורוצים להפגין חריצות ושליטה מלאה, אותם פלח אוכלוסיית עובדים תמיד תספר לכם שהיא "עובדת כמו חמישה עובדים" ושלהם תמיד אכפת בזמן שלאחרים לא, אז למה הם לא תמיד מוערכים? ולמה הם אינם מרגישים טוב, מרוצים ומסופקים? כי הם בעלי רצון טוב אך לא יודעים לנהל את הזמן, לנהל איכות ביצוע ולא מודעים ליכולות, ואסביר זאת, יש להם את המשימות והמטלות שלהם אך כל משימה, מטלה ורעיון שצץ הם רוצים לטפל בו וזה מכמה סיבות, רצון להתקדם, ריכוזיות ושתלטנות, להפגין חריצות ובקיאות, להציג אכפתיות אך איפה הבעיה האמתית? היא הכשל בקבלת ההחלטות ובביצוע, אותו מנהל עמוס במטלות שאותן לא ניהול במטריצת הזמן ואין לו מושג מה באמת דחוף ומה לא חשוב, ואז הוא מוסיף לעצמו עוד מטלות והביצוע של כל המטלות והמשימות בזמן הקיים הוא בלתי אפשרי ובמיוחד שאין ניהול זמן ואז מה קורה? יש דחיות, יש ביצוע ירוד, יש מטלות שהסיום בהם נמרח וכל מטלה נהפכת לבעיה , ואז? הממונים אינם שבעי רצון ממנו, והתחושה קשה, כי הוא רוצה לעשות "טוב" ובכל זאת לא מרוצים ממנו. תהיו מודעים ליכולות שלכם ותדעו לומר לא לפעולות מעבר לזמן העומד לרשותכם.

תכנון המשימות זו משימה בפני עצמה, תשקיעו את הזמן הנחוץ לשלב התכנון, תבחרו את השיטה הטובה והנכונה עבורכם, בחנו את כל המשאבים הדרושים לביצוע, תבחנו את מדדי הזמן הדרושים ומדדי הביצוע מניסיון עבר, סדר וארגון וכמו כן אופציות לתרחיש לא מתוכנן

קיימת תרבות לא רק בישראל אלא במדינות רבות בעולם לקחת עבודה הביתה, לא על חשבון זמן העבודה אלא על חשבון זמן אחר כגון זמן משפחה, זמן פנאי או כל זמן אחר.

מחקרים רבים הוכיחו שאין כעת התייעלות ויתרון למעסיק, מנהלים ועובדים רבים "מתגאים" ומרגישים כעובדים חרוצים ששולחים תכתובות בנושא העבודה בשעות לא שגרתיות, הפעולות בדרך לא אפקטיביות באמת, ומה שעדיין אותם עובדים לא הפנימו שמנהל טוב מזהה ליקוי בניהול הזמן אם זמן העבודה העומד לרשותו של אותו עובד אינו מספיק, או אינו מנוהל נכון.

על מנת להיות פרודוקטיביים ומאורגנים בניהול הזמן אנו צריכים לקחת בחשבון מס' ערכים בתהליך קבלת ההחלטות

• זיהוי המשימה
• בחינת המשימה
• מטרות ויעדים
• עדיפויות ודחיפויות
• תכונית עבודה
• זמני ביצוע
• יכולת ומשאבים
• משוב ביצוע והסקת מסקנות מתקנות
• לו"ז – יומי/שבועי/חודשי כתוב וערוך

משימה שלא בוצעה במלואה, לא בוצעה כלל, בוצעה באופן לקוי הופכת לבעיה ולמשבר, לפתור משברים זה תהליך ארוך ומסובך יותר מהמשימה עצמה, יש להתייחס לכל משימה ומשימה גם אם היא בעדיפות אחרונה. במידה וקיים קושי ביצוע יש אפשרות להעביר אותה הלאה אך לבקר ולפקח על הביצוע, טיפול בבעיה זה גזל של זמן נוסף למשימה, בזבוז זמן ומשאבים מיותרים.

תכנון המשימות הינו שלב חשוב וקריטי אך כפי שציינתי, התכנון הוא משימה בפני עצמו ויש להקצות את הזמן עבורו אך בפרופורציה נכונה ומדודה, שלא הסתבר שלתכנון המשימה השקעתם זמן יותר מהמשימה עצמה או שהתכנון גזל זמן שפגם בתוצאת ביצוע המשימה עצמה. חשוב מאוד בשלב התכנון לשמור על אופטימיות ומחשבות חיוביות על תהליך הביצוע, לעיתים אנו מתכננים משימה ולפני שלב הבחינה אנו מחליטים שהיא משימה כושלת או בלתי אפשרית, מחשבה זו במקרים שכיחים הופכת להיות נבואה שמגשימה את עצמה.

מס' עקרונות לניהול הזמן שלכם בצורה אפקטיבית

• השקיעו זמן ראוי לתכנון
• מה שלא כתוב לא קיים
• תדאגו לנקות את השולחן, היומן ורשימת המשימות
• תאצילו סמכויות שצריך אך תמשיכו לבקר
• משימה שלא מבוצעת במלואה גוזלת זמן ומהווה בעיה עתידית
• תזכרו שאתם לא וונדר וומן או סופרמן ותלמדו להגיד לא מסוגל למה שמעבר ליכולת שלכם
• תכנון וניהול הזמן בצורה מבוקרת, כתובה ומנותחת תיתן לכם זמן איכות נוסף שלא ציפיתם
• הימנעו מגוזלי הזמן המיותרים שמפתים ומגרים אותנו ללא היכר החל מרשתות המדיה החברתיות ועד להודעות ותכתובות מיותרות.

הזמן שלנו ביום הוא מוגבל כך גם בשנה ובטח לכל אחד ואחת מאיתנו יש זמן במעגל החיים שלו, חשוב לנצל את הזמן בצורה חיובית ונכונה.