עשו רשימה מסודרת קחו עט ודף, היעזרו ברשימה שהכנו עבורכם,והכינו רשימה מסודרת של כל מה שעליכם לארגן בחודשים הקרובים. תכננו הכול, חלקו את העבודה ביניכם לבין ההורים, רשמו היכן להתחיל ובמה לסיים. כלכלו את צעדיכם בררו מה התקציב העומד לרשותכם עבור החתונה, ואל תבנו על המתנות מהאורחים. במידה שהתקציב מוגבל, החליטו על מה אתם מוכנים להתפשר. אל תשכחו שההורים ברוב המקרים גם כן רוצים להישמע, ולכן במקומות שאתם תהיו מוכנים להתפשר, ההורים לא תמיד. חשוב שתצאו עם החלטה די ברורה לגבי גובה התקציב ובמה אתם מתכוונים להשקיע. נותני שירות/ספקים הכינו רשימה מסודרת של נותני שירות לפי דפדוף בקטלוג, גלישה באתר "מתחתנים ברשת", והמלצות מחברים שהתחתנו. רכזו את רשימת נותני השירות הרלוונטיים בטבלה, ומלאו עבור כל אחד מהם את כל הפרטים בצורה מסודרת: שם החברה, עלות, מה מסופק במסגרת השירות ומה לא, ומידת שביעות רצונכם. חשוב: אל תראו עשרות ספקים! זה רק מבלבל,יש להחליט על מספר מצומצם וללכת לראות אותם. יש לבדוק רישיונות וביטוחים של הספקים (לדוגמא שיש ביטוח צד ג', ביטוח נגד הרעלת מזון ומשקאות). חשוב 2: כימיה, כימיה, כימיה, זו מילת המפתח לקביעת כל הספקים שייקחו חלק בחתונה שלכם. בסופו שלדבר הכי חשוב לבחור במי שיש לכם כימיה איתו, כלומר במי שכייף לכם לעבוד מולו, שאתם נהנים מהשירות שלו, לקחת את מי שאתם סומכים עליו ויודעים שיגרום לכם רק לחייך באותו היום... סיפרו את האורחים כמות האורחים בחתונה היא עניין רגיש. לרוב, ההורים מעוניינים להזמין מכרים אשר לכם נראה מיותר להזמינם. התייעצו עם ההורים בנוגע לכמות המוזמנים שיגיעו מצד המשפחות, ותנו להם לרכז את רשימות המוזמנים שלהם, בעוד אתם תסדרו את הרשימה שלכם. כדאי לשאול מתי התאריך האחרון שבו אפשר לסכם על מספר סופי לחלוטין של מוזמנים ולהשתדל שזה יהיה סמוך ככל האפשר למועד האירוע (שבוע לפני, למשל). החליטו על סידורי ישיבה סידורי ישיבה יעזרו לכם לחסוך כסף. הכנת סידורי הישיבה היא אחד השלבים המסובכים בארגון החתונה. ודאו מי מהמוזמנים מגיע בוודאות ומי בספק. תכננו את מקומות הישיבה בצורה שתמנע היווצרות מושבים פנויים ביום האירוע. על מנת להקל עליכם, פנו למקום עימו סגרתם ובררו אם יש לו תרשים של סידור מקומות הישיבה, או את תוכנת ניטל, המאפשרת לכם להעלות במחשב תצלום של הגן ושל מקומות הישיבה. הפקה אם אתם רוצים לעשות לעצמכם חיים קלים, שכרו את שירותיו של מפיק חתונה שיעשה עבורכם הכול, החל מבחירת מקום ועד הזמנת סוויטת ליל הכלולות. גיבויים בדקו עם כל נותני השירותים שיש להם גיבויים: הצלם, התאורה, התקליטן והמקום. הרב ודאו עם הרב שהוא מחויב רק לכם באותו הערב, ודאגו לממן, ובמקרה הצורך אף לשלוח, מונית שתאסוף אותו מביתו לחתונה. תשלום כדאי לבדוק בוודאות מה גובה המקדמה, ומהו המועד האחרון לתשלום (מקובל כעד יומיים לאחר האירוע). ישנן מספר אפשרויות תשלום, וניתן לפצלו לכמה תשלומים: בתאריך סגירת החוזה, ביום החתונה ובפרק זמן מוגדר לאחר החתונה. קבעו עם כל נותן שירות את פרטי התשלום, ובכל מקרה, אל תשלמו את הסכום במלואו לפני שקיבלתם את התמורה. ואל תשכחו לקחת קבלה. חתמו על חוזים עם כל הספקים ובררו מה קורה במקרה של הפרת חוזה. זכרו, המחירים ברוב המקומות נתונים למשא ומתן. אישורי הגעה בקשו מחבר / חברה שיבצע את כל שיחות הטלפון לאורחים (אפשר לחלק בין כמה אנשים), כאשר נוסח השיחה יהיה: "שלום מדברים מגן אירועים X (הגן שלכם), רצינו לוודא האם אתם מגיעים לאירוע של Yו Zשביום, בתאריך וכמה אנשים מגיעים...". הדבר פותר הרבה אי נעימויות, מחד האורח דיווח על הגעה / אי הגעה ומאידך לא חש שלא בנוח, או שעליו לתת תירוצים באם נפצר ממנו להגיע... לוודא היטב אישורי הגעה.יש היום שירות שבודק בשבילכם אישורי הגעה. מכולם (ראו תוכנות לאישור חתונה). אוכל קחו את ההורים לטעימות, זה חשוב להם לא פחות! ! -אם בחרתם להגיש את הארוחה ב"בופה" – ניתן לבקש שלמספר מצומצם של שולחנות בהם יושבים אנשים מבוגרים / נכים תהיה הגשה לשולחן שתהיה להם יותר נוחה. -לבחור תפריט מגוון, לדוגמא דגים ובשר, ולא לקחת אותו מרכיב מספר פעמים, לדוגמא אם בחרתם סלומון במנה הראשונה, רצוי לבחור דג אחר במנה העיקרית. -עיצוב המזנון, הכלים, הסכום אלה פרטים קטנים אבל מאוד מאוד חשובים, תתחשבו בטעמם של ציבור המוזמנים. - כדאי לוודא כמה מנות רזרביות ניתן לשריין ללא תוספת תשלום (מקובל כ-10%). - לברר מהי שיטת התשלום עבור רזרבות: לפי מנה על כל אדם נוסף או לפי שולחן (כל שולחן חדש שפותחים מחויבים לשלם על כל השולחן גם אם אדם אחד בלבד יושב). בכל מקרה רצוי לשריין מישהו מהמשפחה שיטפל בנושא. -מנות ילדים-שאלו עד איזה גיל ילדים לא משלמים עבור מנה. תאורה והגברה בדקו כמה תצטרכו לשלם על תאורה והגברה, והאם יש דיל בו המחירים האלו כלולים. צילום – לא להתפשר! זה בסופו של דבר מה שיישאר לכם מהחתונה ומה שיעזור לכם להיזכר בחתונה שלכם, כי אף אחד לא ממש זוכר את הערב של החתונה שלו... חשוב להפנות את תשומת הלב של הצלם ל"כוכבים הראשיים" של האירוע, כמו: הורים, אחים, סבים/ סבתות, חבר/ה חשובים במיוחד. לפעמים אדם שיקר לכם במיוחד לא נמצא על רחבת הריקודים באירוע ובכל זאת חשוב לכם מאוד התיעוד שלו בחתונתכם. אל תוותרו על תמונות הקלאסיות עם כל המשפחה, צילום ההכנות לפני או במקומות אקזוטים מוסיפים עניין ומומלץ לשלב אותם בסרט החתונה הסופי, סרט טרום חתונה והקרנתו באירוע מוסיף המון! עיצוב חתונה- לעשות את זה אחרת זאת מילת הקסם. ורק מפגש עם המומחים בתחומם יחשוף אתכם לרעיונות. אל תעשו לבד, ביום האירוע לא יהיה לכם שנייה פנויה. מנו אדם מטעמכם שידאג שכל מה שהזמנתם יגיע ליעדו בזמן ובאיכות שדרשתם. רצוי לציין בחוזה מה כלול בתחום העיצוב: כמה צבעים של מפות ומפיות לבחירה, סוג סכו"ם, כוסות, צלחות, האם המחיר כולל עיצוב חופה ואולםגן ועל מה רוצים תוספת תשלום. לא לשכוח לשאול ולברר את כל הפרטים: מה כולל הסטנדרט, מה עומד פיזית במרכז השולחן, מהו סוג המפות והמפיות (מתוך מבחר מסוים) וכו'. כדאי גם להתרשם מהחומרים העיצוביים העומדים לרשותכם במקום ללא תוספת תשלום, כגון: מחיצת פמוטים בין קבלת הפנים לאולם, מזרקות או עיצובים קבועים של המקום. כדאי לוודא הימצאות כסאות רזרבה לפני החופה ולכתוב זאת בחוזה. כדאי להגיע גם ביום ולראות אם למשל, הבדים של החופה אינם קרועים. כדאי לברר כמה יושבים סביב כל שולחן (המקובל הוא בין 10-12סועדים). שירותים כבר בביקורכם הראשון השתדלו להתרשם מהמראה הכללי של השירותים (גם נשים וגם גברים). ודאו שיש מנקה האחראי על השירותים לכל אורך האירוע. אם אתם מעוניינים, שאלו האם אתם יכולים לשלב נרות ריחניים וכד' בשירותים עצמם וכמה זה יעלה. אבטחה בדקו האם יש מאבטחים, מיהי חברת האבטחה וכמה מאבטחים נמצאים באירוע. במספר מוזמנים גדול רצוי שיהיה גם פטרול בשעות מסוימות. שאלו על מיקום המאבטחים. וודאו קיומם של כספת לצ'קים, וכן אפשרות לנעילתה בחדר המשפחה. אטרקציות זיקוקי דינור, מופע לייזר, בלונים, קישוטים, הפעלות לילדים, בובות שטח, מופעים ייחודיים הם רק חלק מהאטרקציות הקיימות היום, תשתדלו להיחשף למגוון האפשרויות ותחשבו איך אתם מיישמים אותם באירוע שלכם. המוזמנים שלכם מצפים לריגושים, תנו להם.
