תהליך הפקת חשבונית אוטומטית 

חשבוניות אוטומטיות
הטכנולגיה הקיימת כיום , מאפשרת יצירת תהליכים רבים של הפקת חשבונית מס אוטומטית , תהליך שיכול לעזור לעסקים רבים ומגוונים לחסוך כסף רב באמצעותו.
תיאור התהליך ללא מערכת החשבונית האוטומטית
תהליך חיוב כרטיס אשראי של הלקוח ותהליך הפקת חשבונית מס קבלה , בכל תוכנה- הינו תהליך שאורכו 2-5 דקות (תלוי במורכבות הנתונים המוזנים , שם לקוח , כתובת , חיפוש לקוח , פרטי מוצר או שירות , מוצרים או שירותים נוספים , פרטי אמצעי תשלום וכד').
לצורך הדוגמה , נניח שאורך הזמן הדרוש להפקת חשבונית מס קבלה וביצוע חיוב כרטיס האשראי של הלקוח הינו 2 דקות ( וזאת מבלי לקחת בחשבון את הזמן והעלויות הנדרשות למשלוח החשבונית בדואר ( ראה http://www.invoice4u.co.il/site/pitaron.aspx ).
בעסק אשר מפיק 500 חשבוניות מס קבלה בחודש , יש להשקיע בתהליך ההפקה 1000 דקות מינימום מבלי לקחת בחשבון הפסקות , תקלות וכדומה.
עלות אותן 1000 דקות תנוע סביב 1000 ש"ח לחודש או 12,000 ש"ח לשנה.
עסקים אשר מפיקים אלפים ועשרות אלפי חשבוניות בחודש ,יערכו את המכפלות ויגיעו לעלויות גבוהות של עשרות אלפי ש"ח.

את כל התהליך המתואר לעיל חוסכת החשבונית האוטומטית ויוצרת חסכון כספי עצום !

ישנן מספר שיטות להפקת חשבונית אוטומטית וביצוע חיוב כרטיס האשראי ( "סליקה" ) של הלקוח . בכל השיטות יחסוך המשתמש סכומים גבוהים לאין שיעור מעלויות השימוש בתוכנה.

שיטה 1
בתוכנה קיים "טופס חיוב אשראי" אותו יש למלא בפרטי העסקה וכרטיס אשראי.
אישור הטופס יגרום לחיוב כרטיס האשראי של הלקוח מחד והפקת חשבונית מס קבלה מאידך.
כמו כן , במקביל , תישלח אל הלקוח חשבונית מס קבלה במייל כחלק מהתהליך שבוצע לעיל.

שיטה 2
העסק יוצר לעצמו טופס אשר נמצא כדף באינטרנט ( מאובטח SSL ),דף שהגישה אליו הינה דרך האינטרנט מכל מקום ובכל זמן .
עובדי המשתמש המורשים לכך , יכולים לגשת אל הטופס גם אם הם נמצאים באתרים שונים, למלא את כל הפרטים ולבצע אונליין חיובים והפקת חשבוניות אוטומטיות שתישלחנה במקביל במייל.
בצורה כזן , אין צורך בגישה אל תוך התוכנה וכך ניתן להפעיל את המודול הזה בגישה מרוחקת גם על ידי עובדים שאינם מורשים להיכנס לתוכנה.

שיטה 3
העסק יוצר טופס אשר נמצא בדף מאובטח SSL באינטרנט .
לקוח אשר מבצע רכישת מוצר או שירות אונליין , מגיע בסוף תהליך הרכישה אל הטופס , שם הוא משלים את הזנת פרטי כרטיס האשראי . עם האישור מתבצעת סליקת כרטיס האשראי של הלקוח ורק במידה ומתקבל אישור על חיוב האשראי (אונליין בזמן אמת ) מופקת על ידי המערכת חשבונית מס קבלה עם הפרמטרים שהוזנו בתהליך הרכישה על ידי הלקוח.
בשיטה זו אין כל התערבות של המשתמש בתהליך והיא נעשית באופן אוטומטי לחלוטין.

שיטה 4
הוראת קבע קבוצתית - עסק אשר מחייב באופן קבוע את לקוחותיו בתדירות חודשית או אחרת , כגון מנויים לשירות חודשי מסוים - שומר את כל פרטי הלקוחות על גבי קובץ אקסל במחשב המקומי , במקום מוגן.
הרשימה יכולה לכלול אינסוף לקוחות.
ביום החיוב , ניגשים לטופס "הוראת קבע קבוצתית" הנמצא בתפריט התוכנה, מעלים את הקובץ לתוכנה ועם הקלקת "אישור" נוצר תהליך אוטומטי של חיוב כל הלקוחות מחד , והפקת חשבונית מס קבלה מאידך.
התהליך הינו אוטומטי לחלוטין ללא צורך בהתערבות כלשהיא .

שיטה 5
המערכת יודעת לקלוט קבצים ממקורות שונים ולבצע את התהליכים המתוארים לעיל באופן עצמאי ואוטומטי , ולהפיק כל מסמך נדרש.
המערכת מתממשקת עם תוכנות אחרות ויש לה webservice לכל סוג מסמך.