איך להגביר את כוחו של ארגון השירות הקהילתי 

מועדוני שירות לקהילה, מה שבשפה האנגלית נקרא Service Organizations, כדוגמתם של הליונס, רוטרי, קיואניס, ועשרות ומאות ארגונים מסוג זה בארץ ובעולם, כולם "חיים" על פעילות ועל מספר חברים. כאלה הם גם הארגונים של צוות, נעמ"ת, ויצ"ו ועוד.

שני הדברים קשורים זה בזה. פעילות חברתית ותרומה לקהילה מביאים להגדלת מספר החברים במועדונים, ואילו מספר חברים קבוע או עולה מביא לידי שגשוג המועדון וליכולת להשפיע על הקהילה. זאת באמצעות עוד ועוד מיזמים ופרויקטים התנדבותיים וממומנים דרכם מממשים מועדונים אלה את ייעודם כארגון למען הקהילה.

לארגונים אלה לרוב ישנה הנהגה ארצית, ולעיתים קרובות הנהגה בינלאומית. הנהגות אלה מתוות מדיניות  ומסייעות למועדונים בשטח לממש את הפוטנציאל שלהם. במועדונים ישנה הנהגה נבחרת המתחלפת בדרך כלל אחת לשנה.

הסוגיות הבאת נמצאות לפתחם של מרבית המועדונים הללו:

איך להגביר את מספר החברים במועדון? איזה צעדים נוכל לנקוט על מנת להגביר את החיוניות וההשתתפות במפגשי המועדון, ולהגדיל בו בהדרגה וביציבות את מספר החברים הפעילים, ובעיקר את אלה המוכנים לקחת על עצמם תפקידים ולהוביל פרויקטים קהילתיים המחייבים מחויבות, הקדשת זמן ואנרגיה?

להלן כמה רעיונות ומעט חומר למחשבה. בעלי התפקידים והמובילים בארגון ובמועדון המקומי יולכו להיעזר ברעיונות אלו בעיצוב מדיניותם, במתיחת הפנים ובחידוש האנרגיה והיזמות בקרב חברי המועדון.

ראשית, כדאי לעשות בדיקה לגבי מספר החברים במועדון כפונקציה של רצף על פני השנים, זאת על מנת לבדוק האם קיימת מגמה כלשהי – ירידה, עליה, עמידה במקום (רצוי אולי לעשות בדיקה כזו גם ברמה הארצית).

שינוי במיינדסט – שינוי בהלך הרוח – אם רוצים לשנות את מדיניות ה +1 (ברבים מהמועדונים היה או עדיין נהוג לדבוק במדיניות "פלוס אחד" – קרי לסיים את שנת נשיאות המועדון עם חבר אחד יותר מאשר בשנה שחלפה) ל +10, למעשה צריך להוסיף בין 15-18 חברים בשנה, לאור צמצום טבעי (עזיבות, תמותה וכדומה). זה מחייב שינוי מהותי במה שנהגנו לעשות כרגיל לצורך גיוס חברים. ולא בהכרח "חבר מביא חבר" היא השיטה הנכונה, לפחות לא היחידה.

חשוב להציג את המספרים הללו לחברי המועדון – כלומר לדבר דוגרי ובמספרים, ולגייס את החברים הוותיקים והמסורים ביותר במועדון לטובת השינוי. שינוי כזה לרוב לא יבוא מה  fresh faces,קרי מהחברים החדשים, זה יבוא מאלה ה"מושקעים" כבר במועדון שנים רבות ולא רוצים לראותו מתפרק. את המחויבות הזו רצוי לטפח עוד הרבה לפני שמגיעים להיות בתפקיד הנשיא, קרי להדק את הקשר עם הוותיקים, ללמוד מהם איך ומה היה ב"ימים ההם", מה היה סוד ההצלחה של אז ומה רצוי לעשות היום על מנת להחזיר עטרה ליושנה.

ראשית, עלינו להגדיר את הבעיה האמיתית, בעיית השורש איתה עלינו להתמודד – לא להסתפק בטיפול בנשירה, קונפליקטים בין חברים, חוסר התנדבות למלא תפקידי מפתח במועדון, וכדומה. אלה אמנם אתגרים ראויים ומשמעותיים, אולם לרוב הם רק הסימפטומים לבעיה מהותית יותר המסתתרת מאחוריהם.

מהי באמת הבעיה? האם זהו היעדר חזון? איזשהו אובדן דרך, אובדן תשוקה? אובדן הזדהות עם הייעוד?

איך קורה שאנשים באים לבילוי, אבל לא מוכנים להתנדב לתפקידים ולמיזמים הדורשים השקעה?

מדוע הם רוצים לבוא כשיש הרצאה מעניינת אבל לא נרשמים להובלתם של פרויקטים? האם עלינו להיזכר במטרות היסוד של הארגון? במה שבאנו לעשות בו מלכתחילה? עלינו לחזור לשורשים של מהי המשמעות של להיות חבר בארגון חברתי מהסוג הזה. עלינו לשנות את המיקוד הן בתוך המועדון עצמו, והן בכל פגישה אותה אנו מתכננים ומוציאים לפועל.

הרי המועדון שלנו הוא לא רק  "עוד מועדון חברתי" – אז מהו?

ראשית, עלינו לתת לחברים יותר הזדמנויות לשרת את הקהילה. לא רק בפרויקטים גדולים, או חד פעמיים. עלינו לגרום לכך שכל אחד מחברי המועדון ישתתף במיזמים, קטנים כגדולים, כשהוא או היא מחוברים ונוגעים בקהילה עצמה. זה יזכיר להם מדוע אנחנו כאן, ומה המטרה שלנו כארגון וכמועדון. ארגונים כגון הליונס, רוטרי, נעמ"ת, ויצ"ו וכדומה יש להם מטרות על והם מנסים ורוצים להשפיע על איכות חיי הקהילה, להיות משמעותיים בה, לעשות טוב. עלינו לאפשר כמה שיותר הזדמנויות נתינה כאלה לחברים, הדבר מעלה את הסיפוק והמוטיבציה.

אם כך, איך נהיה יותר ממוקדים בלעזור לאחרים? או שמא אנו מעדיפים רק לבלות, בילוי חברתי?

איך נשארים רלוונטיים? מהי זכות הקיום שלנו כארגון?

אלה שאלות חשובות אשר חשוב להעלותן ולדון בהן עם הנהגת הארגון והמועדון, ולאחר מכן עם כלל החברים. נתפלא עד כמה נחדש לאנשים, נלמד על מאווייהם ותקוותיהם, חששותיהם ורצונותיהם. הדיון עצמו בשאלות אלו הוא לא פחות חשוב מתוצאותיו, ולעתים די בו בכדי לעורר את התשוקה לעשיה, להיזכר ב"טעם" שלמענו הצטרפו החברים מלכתחילה לארגון.

מיקרו-פרויקטים: רצוי לתכנן אירועים של תרומה לקהילה, אירועים אשר אינם מחייבים יציאה מיוחדת לאתר מסוים, או התארגנות רבה, אך עדיין מאפשרים לחברים לתרום באופן משמעותי. הכוונה היא למיזמים קטנים, כאלה שניתן להשלימם גם בתוך 30-45 דקות, בעת הפגישה במועדון, עם הכנות מוקדמות מתאימות. אפשר שפעילויות אלה יהיו במקום ההרצאה הרגילה, ומיזמים אשר גם החבר החלש פיזית או בעל המוגבלות יכול להיות שותף בהם. בתקופת הקורונה ניתן לשקול אף מפגשים בקפסולות קטנות, זה עדיין טוב יותר מלא להיפגש.

ניתן, למשל, להכין ערכות או ספרי צביעה לילדים בבתי חולים, בערכות מוכנות עם צבעים, כאשר העמוד הראשון נצבע על ידי המתנדב, חתום בשמו ופרטיו, (משה, בן 78, מועדון ליונס פתח תקווה, לדוגמא), מאורגן יפה בשקית ניילון סגורה. חבילות השי יועברו לילדים מאושפזים בבתי החולים, אולם ראו זה פלא, מי שייחשף אליהן בנוסף לילדים יהיו ההורים והצוות, ואלה ידעו להוקיר את הארגון השולח.

לאירועים כאלה אפשר להזמין ולשלב אורחים במועדון. לא רק שהחברים ייהנו, הילדים והוריהם, גם אורחי המועדון ייהנו וירגישו שתרמו למטרה טובה, ולו גם קטנה, לקהילה. רעיונות למיזמים כאלה, קטנים וגדולים, ניתן למצוא בקלות באמצעות חיפוש קל בגוגל תחת "מיזמים קהילתיים, פרויקט קהילתי" או באמצעות פניה לארגוני האחות הפועלים בקהילה. אלה זקוקים לסיוע ולמתנדבים וישמחו לשיתופי פעולה.

חשוב להתמקד בהזמנת ואירוח טוב של אורחים (גם כאלה הבאים בפעם הראשונה כדי להתרשם). במסגרת זו חשוב להשקיע מחשבה ותכנון באירוח, להסביר מדוע עושים במועדון מה שעושים וגם איך אנו נוהגים לעשות זאת. הדבר ירענן לא רק את זיכרונם של החברים, בהם הוותיקים וגם היותר חדשים יחסית, אלא אף יעורר את המוטיבציה של האורחים להצטרף ולהמשיך להשתתף. נרצה ליצור מצב שבו אורח המגיע למפגש בפעם הראשונה מבין מה ואיך ולמה עושים, ויכול ליהנות גם מבלי להיות "ותיק". לצורך כך מסבירים לאורחים את מנהגי המועדון למיניהם, ואת הסיבה לעשייתם (תפילת הליונס לשלום, למשל, או מנהגים אחרים הנהוגים במהלך או בתחילת המפגשים בארגונים השונים).

ישנם צעדים רבים נוספים בהם ניתן לנקוט על מנת שהאורחים ירגישו בבית, במפגשם הראשון, שירגישו שותפים ושמתייחסים אליהם. למשל, אם במקום שיחת החולין הרגילה של "מה נשמע, מה חדש?" בתחילת המפגש, סביב השולחן, בה החבר האורח ירגיש שקשה לו או לה להשתתף, ניתן יהיה להתחיל את המפגש בפתיח יזום (נושא שיחה "מושתל" במעטפה במרכז השולחן, שבו נושא כגון "מהו הספר האחרון שאותו קראת?", או "מה היה אחד הסרטים המצוירים האהובים בילדותך", או משהו דומה). פתיח כזה גורם לכל האנשים להתעניין, ללמוד דברים חדשים האחד אודות השני, מעלה שאלות שלרוב ממש לא נשאלות בחדר, ולאורח ייתן הרגשה שהוא כמו כולם, לא איזו "תוספת מוזרה" שתגרום לא או לו לחוש אי נוחות בקרב הוותיקים.

דוגמא אחרת היא הכרה והוקרה על היותך מעורב בקהילה, כנציג המועדון המקומי והארגון. על בסיס דיווח של כל פעילות התנדבותית, גם כזו אשר איננה בהכרח יושבת תחת דגל הארגון, פעילות הנרשמת על גבי פתקים בכל מפגש, בסוף כל מפגש מגרילים מספר מעטפות אשר בהן יש שובר מתנה, יכול להיות 20 ש"ח ועד 100-200 ש"ח, ובכל שבוע יהיו כמה מהחברים שזוכים בשוברי השי. שוברים אלה ניתן יהיה אף לתרום למטרה ראויה, ולכך ראוי שיהיה נוהג או מסורת, בבחינת "שתי ציפורים במכה אחת": גם הוקרה וגם המשך תרומה לקהילה.

לא רק שזה נותן תחושת הישג והכרה מיידיים, זה גם מגביר השתתפות במפגשים, ואף מאפשר לאורחים של פעם ראשונה גם כן לזכות, וזה בהחלט נותן תחושת סיפוק ושייכות. אפשר כמובן להסתפק בהוקרה פומבית, הענקת דגלון או תעודה, פוסט באתר הארגון או המועדון ועוד.

איך עושים מאמץ ממשי לגיוס חברים חדשים?

ניתן להקדיש פרק זמן בכמה פגישות רצופות במועדון ללמידה של איך להציג את הארגון בפני הקהילה. לשם כך ניתן להכין או לשאול מצגת בסיסית הדנה ב"מהו הארגון שלנו ומדוע כדאי להצטרף אליו", ובמשך אותם מפגשים להקדיש כאמור זמן לחזרה, הצגה ושיפור יכולת החברים להציג את המצגת בקצרה ובצורה טובה בפני כל אדם וארגון או קבוצה בקהילה. במצגת יוצגו גם העשייה המיוחדת של המועדון, והחברים כולם, ותיקים, חדשים ואורחים ייחשפו לעשיה שלא תמיד ברורה או ידועה להם. הדבר מעלה את הגאווה והרצון להשתייכות, ובמקרים רבים האורחים יביעו עניין להצטרף כחברים מהמניין.

יתרה מזו, מוצע כי החברים יתבקשו לקחת את המצגת, להציג אותה בפני ארגונים וקבוצות שונות בקהילה, בארגונים מתנדבים אחרים, ובכך יחשפו את הקהילה לארגון ויציגו את עשיית המועדון בפני הקהילה. סדרת הרצאות כזו יכולה הן לתרום לחברים, הן לחזק את ביטחונם העצמי והן לשפר את יכולתם ורצונם לעמוד מול קהל. בנוסף, הם  גם יחשפו את שמו ועשייתו הברוכה של המועדון לקהילה. כך, כולם יוצאים מורווחים.

דבר נוסף הוא השקעת מחשבה בפיתוח מספר מסלולי חברות מגוונים וגמישים אשר יהיו אטרקטיביים יותר למי שמעוניין להשתתף במפגשים אבל לא בהכרח יכול להרשות לעצמו או ירצה לשלם את דמי החבר המלאים או לבוא באופן קבוע ומחויב להשתתף בכל מפגש. בעיקר כעת, בתקופת המגיפה העוברת עלינו, גישה גמישה לחברות ולדמי החבר תסייע לגיוס חברים חדשים, במיוחד מאחר ויש פחות פעילות ולכאורה אין "תמורה מלאה בעד האגרה".

רצוי ומומלץ לעשות שינוי לגבי לוח המרצים וההרצאות, לעודד את החברים למצוא מרצים מעניינים בהתנדבות, לצמצם את מספר המרצים הבאים להציג ארגון הזקוק לתמיכת המועדון (ובכך להכביד על התקציב שלו), ולהעדיף להקשיב לעדכונים ולחדשות מארגונים בהם אנו מעורבים כבר בעשייה.

יוזמה אחרת יכולה להיות החלטה שהחברים עצמם יתנדבו לתת הרצאה מעניינת מתחום בו הם מומחים. הדבר יוצר עניין וגם מעורבות רבה יותר. בנוסף, בניוזלטר ניתן שלא לציין מראש את שם המרצה וההרצאה הצפויים, דבר שיגרום ליותר סקרנות ולרצון לבוא על מנת לגלות מי יהיה המרצה במפגש הקרוב.

הכנסת תחרויות ומשחקים למפגשים יכולה ליצור עניין וכייף, ויגבירו אף הם את הרצון וההשתתפות של החברים. מי לא אוהב לשחק? לא בכל מקרה או מפגש צריך להביא מרצה, או לדון בענייני היום ה"יבשים" יותר. בהחלט אפשר לשלב פעילויות פנאי כיפיות נוספות. כל אלה הן רק הצעות, כמובן.

הגדלת מספר חברי המועדון היא משימה חשובה ומשמעותית, אבל היא שניה בחשיבותה ובעיתוי שלה ליצירת והכנסת משמעות למפגשים עצמם. כמו כן, מאמץ של שינוי מהסוג הזה לוקח זמן, תכנון, מסירות, אבל התוצאות לא יאחרו לבוא, והמאמץ בהחלט כדאי. שווה להתאזר בסבלנות, שווה להשקיע את המאמץ, שווה לעורר את החברים ולהזרים מעט חמצן או דם חדש לשגרה הקבועה. נסו ותיהנו!

לטעמי, חשוב שלא להתמקד ב"לשמור על הקיים", שזו נשמעת גישה יותר פאסיבית, אלא כעצתה של עליסה מארץ הפלאות, לרוץ למטרות חדשות, מותאמות לתקופה ולמצב. הן ירחיבו את הקיים. כשהמטרה היא לשמור על משהו, תמיד נשיג פחות מזה. אם נציב מטרה נעלה יותר, אמנם אולי נשיג פחות ממה שקיווינו לו, אבל זה תמיד יהיה יותר ממה שנשיג אם המטרה תהיה "רק" לשמור על הקיים (עניין פסיכולוגי בעיקרו).

אני מציע FUN FIRST – נדאג לכך שמכל פעילות שנעשה, כולם יחזרו עם תחושה של איזה כייף היה, ועם טעם של עוד, גם אם זה מחייב שינוי קל של התכניות, קרי לעסוק יותר בהפגה, משחק, בילוי, יותר מאשר בעת רגילה. כך נשיג גם רגיעה, גם כייף, גם מעורבות. זה ייקל על שימור הקיים ועל הרצון והיכולת לגייס חברים חדשים.

לא צריך להתרגש מכך שאין לנו רעיונות חדשים במיידי.

 זכרו! תהליך שינוי כזה מחייב למידה, "הסתובבות" במקומות אחרים, מעט חקירה וקריאה, שיחות טלפון או מפגשים עם אחרים. מכל אלה נקבל השראה ויהיו לנו גם רעיונות וגם אנרגיה ומוטיבציה חדשים ליישומם. החיסרון של דרך פתרון הבעיות הקלאסית (חשיבה בצוות, סיעור מוחות, דיון בהנהלה) היא שאיננו מרחיבים את מעגל הרעיונות, איננו לומדים מניסיונם של אלה אשר כבר פתרו בעיות אלו במקומות אחרים בארץ ובעולם. ורבים כבר עשו זאת, ובהצלחה רבה. צריך רק לפתוח את הראש, העיניים והאוזניים, ולחפש אצל "דוקטור גוגל", שמא מישהו שם כבר מצא מזור למחלותינו.

זכרו! It takes more than one shot – תהליך כזה ממש איננו "זבנג וגמרנו" – טיפוח מצריך הרבה שיחות, סבלנות, מפגשים, רעיונות, חשיבה מחוץ לקופסא, מוטיבציה ולא מעט מאמץ. שינוי לא נוצר מעצמו ולבדו והוא קשה, אבל בסופו של דבר משתלם.

התמידו, אבל עשו זאת באמצעות תכנית חכמה. נסו דרכים חדשות, התאימו את עצמכם לשינויים, והצליחו!

מבוסס במידה רבה על "ריגול תעשייתי" ולמידה מניסיונם של אחרים. מומלץ גם לכם!