תהליכים עסקיים כמנוע להגדלת רווחיות 

תהליכים עסקיים כמנוע להגדלת רווחיות בעסק

הכירו את עצמכם

ודאי יצא לכם במהלך חייכם לרכוש מכשיר חשמלי: טלפון נייד בגירסא מתקדמת, שעון מתוחכם וכיו"ב. סביר להניח שלמכשירים אלו נלווה דף הנחיות שימוש. אילו אנשים אתם? מאלה שקוראים כל אות ומילה בדף ההנחיות או שאתם מאלו שאוהבים לחקור לבד, באמצעות ניסוי וטעיה ואפילו תהייה?

בחישוב עלות (במקרה הזה בזבוז זמן) מול תועלת (בקיאות וידע בהפעלת המכשיר) בואו נעשה חושבים: בהנחה ואתם משתייכים לטיפוס הראשון, האם קריאת חוברת ההפעלה סייעה לכם להכיר את כלל פעילות המכשיר על בוריו והאם זמן הלמידה היה שווה את זה?

במידה ואתם משתייכים לטיפוס השני, אמנם חסכתם הרבה זמן בקריאת כל ההנחיות וחקרתם בעצמכם את הפונקציות הנקודתיות אותו רציתם לדעת אך לא את כולן, אולם חסכתם זמן.

מבין שתי האופציות, מהי הדרך היעילה ביותר?

לא קיימת תשובה חד משמעית, שכן התשובה תלויה בגורמים משתנים כגון: אופי המכשיר, סגנון האדם והפונקציונליות הנדרשת מאותו מכשיר.

מה הקשר בין מכשירים חשמליים לתהליכים עסקיים?

עכשיו נעבור לעולם התוכן העסקי ונעשה אנלוגיה ממכשיר חשמלי, לתוכנה לניהול עסק  המנוהל ע"י פעולות, מסמכים ונתונים.

שוב נשווה בין שני טיפוסי האישיות: האם כאשר אתם בוחרים תוכנה לניהול עסק, אתם מנסים ללמוד את כל הפונקציות בתוכנה ומתאימים את העסק אליה או שמא מתאימים את התוכנה לתהליכי העסק ועם הזמן מפתחים ולומדים עוד פונקציות שמסייעות ביעילות התהליך?

בבית העסק או ארגון אותו אנו מנהלים או עובדים עבורו, קיימות מספר תוכנות המכילות את המידע העסקי של אותו העסק.

למשל: עסק קטן המפיק חשבוניות מס ללקוחות (חלקן ידניות, חלקן ממוחשבות) ושאר הפעילות העסקית מנוהלת אצל רואה חשבון או אפילו בראש.

באותה תוכנה, עסק בינוני ישתמש בחלק קטן מהפונקציות שלה, כדוגמת: תהליכי סחר ומכר ואילו עסק גדול, ישתמש בפונקציות ותהליכים רבים יותר.

בכל עסק נדרשת הגדרת התהליכים וביצועם. תהליך עסקי הוא המנוע של שרשרת הפעילויות בעסק והם היוצרים יחסי גומלין בין פעילות לפעילות.

מהי ההגדרה לתהליך עסקי נכון והאם יש בכלל הגדרה כזו? ומהם המאפיינים המגדירים תהליך עסקי נכון וכיצד תהליך עסקי נכון יכול להוביל להגדלת רווחיות? כל זאת במאמר לפניכם.

מהו תהליך עסקי?

תהליך עסקי הינו תהליך שלם שמורכב ממספר מאפיינים ופעילויות, הקשורים זה בזה שכל פעילות תלויה בזו שלפניה וכל תוצר ממנה מוביל לפעילות הבאה.

מאפייני התהליך העסקי:

• נתונים – כל פעילות/שלב בתהליך מקבל נתונים, מעבד אותם ומייצר נתונים לשלב הבא
• סדר התהליך – הסדר בתהליך הוא הקובע מהי שרשרת הפעילויות ואת המיקום של כל פעילות בשרשרת התהליך.
• אירועים – הן המשימות הנדרשות בכל פעילות על מנת שהתהליך יזרום וימשיך לפעילות הבאה.

כאשר המאפיינים בתהליך מוגדרים וברורים היטב, התהליך יזרום ויגיע לתוצאה הרצויה. לעיתים, למרות שהמאפיינים מוגדרים וברורים, התהליך עצמו ארוך ומסורבל וגורם לבזבוז משאבים בעסק.

מהו תהליך עסקי נכון?

תהליך עסקי די דומה לתרשים זרימה ולתוכנית מחשב. תרשים זרימה הוא תרשים המכיל רשימות פעילויות, שכל פעילות קשורה לשנייה וכל פעילות מקבלת נתונים ומוסרת נתונים.

מתוך התרשים בונים תוכנית עבודה, המורכבת מרצף של פקודות שמזינות אחת את השנייה ומביאות לתוצאת התוכנית. ניתן לכתוב תוכנית בכמה תצורות: כאשר התוכנית כתובה נכון, זמן ההרצה שלה קצר, לעומת זאת, תוכנית הכתובה באופן מסורבל עשויה להביא לאותה תוצאה אך בפרק זמן ארוך יותר וכידוע, הזמן הוא משאב יקר מאוד בכל עסק.

ניתן להצביע על יעילות בתהליך כאשר המטרה תושג בתהליך בזמן האופטימלי, ללא בזבוז זמן.

זוללי זמן

בזבוז זמן יכול לנבוע ממספר סיבות:

נתונים :

הזנה ידנית - ישנן פעולות הכוללות הזנה של נתונים. כאשר הנתונים הם קבועים, מומלץ למצוא להזינם בתהליך באופן אוטומטי ללא התערבות ידנית.

הזנה מרובה – נוצרת כאשר מזינים עודף נתונים. חשוב לבדוק היטב האם הם בהכרח מסייעים לו או שהם מכבידים על התהליך.

הזנה טקסטואלית ולא דרך טבלאות – רצוי בתהליך נכון להגדיר רשימת נתונים הנלקחים מטבלאות  או רשימות, כך שאם בכל זאת נדרשת הזנתם, הם ישלפו מהן במקום להקיש את הטקסט ידנית. הקשת טקסט ידנית עלולה להוביל לטעויות כתיב, לסגנון כתיבה לא יציב וקשה לנתר את המידע לפי מלל חופשי.

הישויות המפעילות את התהליך – הכוונה בעיקר לעובדים, למקורות חיצוניים (כמו לקוח/ספק/חברת שילוח) ולדו"חות.

מפעילי התהליך, במיוחד העובדים צריכים לדעת את כל האירועים הקשורים לתהליך כולו וחשוב שיבינו איזו השפעה יש לפעולה שלו על התהליך, למה היא מובילה ומה מטרת הפעילות. כאשר העובד מבין את התהליך כולו, הסבירות שהעובד ידלג על הזנת אינפורמציה, יזין אינפורמציה שגויה או יבצע את הפעולה בצורה שגויה קטן.

חשוב לפתח דו"חות בקרת תהליכים שרצים בכל תקופה ומוציאים את הנתונים החריגים/השגויים, בהתאם להגדרות שניתנות מראש. באמצעות דו"חות בקרה אוטומטיים, ניתן לנהל מעקב צמוד אחר התהליך ולוודא שכל הישויות בו מזינות או מפעילות אותו בצורה תקינה.

דרך נוספת למניעת עדכון נתונים שגוי, נעשית דרך חוקים עסקיים המאפשרים לתת התראות מתאימות בהקלדת מידע שגוי, דרך תזכורות למשתמש במידה וחסר מידע רלוונטי וכן באמצעות שליחת מיילים אוטומטיים ואישורים BPM (Business process management) למנהלים או עובדים נוספים שקשורים לאישורים בתהליך.

ההתנהלות מול הישויות החיצוניות בתהליך (לקוח/ספק/חברת שילוח) אמורה להיות באמצעות טפסים או מסמכים מובנים שנשלחים או מתקבלים על ידם. לדוגמא: רצוי לבצע הזמנת רכש ממוחשבת מהמערכת לספק ולא הזמנה טלפונית, במסמך או במייל, שהרי באמצעי מדיה כאלה קשה לנתב את הנתונים בצורה מובנית: המידע המתקבל חלקי, או שלא מגיע לשאר הישויות הרלוונטיות בתהליך ומצב כזה גורם לעיכוב וסרבול בתהליך.

כמה פעמים שמעתם את המשפט "זה לא התפקיד שלי"? הגדרת התפקיד ותחומי האחריות של כל ישות בתהליך הינם הכרחיים לתהליך ומטרתם למנוע מעברים וטרטורים מיותרים בין מחלקה למחלקה, בכדי לקבל מידע או לבצע פעילות מסוימת.

סדר בתהליך:

הסדר והמיקום של כל אירוע בתהליך הינם מרכיבים חשוב מאוד לזרימת האינפורמציה ממחלקה למחלקה. כאשר הסדר מובנה ומתוכנן ע"י תרשים זרימה, כל ישות יודעת מי היה לפניה ומי ממשיך אחריה ויש לה יכולת לפנות לגורמים הרלוונטיים במקרה של חוסר בהירות בתהליך.

חשוב מאד שהתהליך יהיה גמיש ולא נוקשה ובכל שלב תהיה אלטרנטיבה, במקרים שתוצאת השלב הקודם שגויה או מעוכבת או כאשר חלק בתהליך לא מיושם באופן מלא. כל זאת כדי לאפשר זרימה של התהליך, שהרי המציאות היא דינמית וקשה להגיע לרמה אבסולוטית של תכנון מולל ביצוע.

אירועים:

כל שלב בתהליך נקרא אירוע. האירוע בפני עצמו מהווה תת תוכנית ומכיל רשימת פעולות שיש לבצע. פעולות אלו חייבות להיות ברורות למבצע ורצוי שתהיינה פשוטות. כאשר ישנה פעולה מורכבת, יש לפרקה לגורמים, כך שתהיה מורכבת מתת פעולות פשוטות ותהיה קלה לביצוע. באירוע יש להנחות את המבצע לגבי שינוים ואלטרנטיבות לביצוע הפעולה במקרה של תקלה. כמו כן יש לעדכנו בתוצאות הרצויות ובביצוע בקרות עליהן נדרש על מנת לוודא שהתהליך הושלם.

חשוב שמבצע הפעולה יסכים ויהיה כשיר לבצע את הפעולה, כדי שזו תבוצע על הצד הטוב ביותר. לכל פעולה יש להקצות מבצע ראשי ומבצע גיבוי, למקרה שהמבצע הראשי לא יהיה זמין לבצע את הפעולה.

לסיכום:

תהליך טוב הוא תהליך יעיל. היעילות נמדדת באופן בו משקיעים ואליו מנתבים את משאבי העסק. כאשר התכנון מפורט, ברור ומובנה, ביצוע התוכנית הוא קל, פשוט וחוסך הרבה זמן.

מומלץ לא להקל ראש בתכנון, לסמוך על הגורל, על אחרים או לטייח באמתלות כמו "יהיה בסדר" או "נלמד תוך כדי", אלא להעלות את מירב האפשרויות, לחקור ולשאול שאלות. זאת בכדי שבמבחן המציאות עבור כל אתגר או בעיה יימצא פתרון מובנה מראש.

תוכנת פריוריטי Priority היא הפתרון האולטימטיבי לתכנון תהליכים עסקיים אפקטיביים ורווחיים, שכן היא מאפשרת לבצע אותם בצורה אוטומטית באמצעות פעולות של בקרה וביצוע ולערב את כל הנוגעים בתהליך. מיישם טוב יוכל להטמיע את התהליך מתחילתו ועד סופו, הכולל את כל הפרמטרים/הנתונים והדו"חות שכלולים בו.

תהליך עבודה יעיל הוא רווחי, חסכוני ומשתמש בתבונה בכל משאבי העסק.

החסכון מתבטא בזמן עבודה: ההספק של העובד בתהליך עבודה מובנה וברור גדול יותר, המעורבות שלו בתהליך גבוהה יותר, בהתאם לידע ולהתמחות שלו כמובן. הוא מבין מה עליו לבצע. התהליך מורכב ממנגנוני בקרה על איכות העבודה, כך שבמידה ונוצרת טעות, היא מיד מתוקנת ובכך מייעלת אותו.

חסכון בכח אדם: זהו פועל יוצא של תהליך תקין ויעיל, שהרי התהליך מכיל רק את המעורבים והוא בחלקו אוטומטי.

חשוב והכרחי להציג את סגירת התוכנית בפני כלל המשתתפים ולהבהיר בפניהם את כל האירועים המעורבים בתהליך, על-מנת לקבל מהם פידבק ולטפל באתגרים באמצעות מתן פתרונות רלוואנטיים ויצירתיים.

עסק רווחי הוא כזה שיודע לייעל תהליכים ולעשות שימוש בתוכנות או יישומים שמסייעים לו בכך.