7 טיפים לכתיבת e-mail
מאת ניר בר מנחם
כתיבת כל המיילים היא למטרת התקשרות. תפקיד הכותב הוא שהנמען של המכתב יבין את המסר שלו בצורה פשוטה וקלה, לכן חשוב אופן הכתיבה אשר תעזור לנמען להבין את המסר שמועבר. זו לא רק שאלה של שפה. כתיבת מיילים רעים וקשים להבנה נתפסים כלא מנוסים ואף כהבעת זלזול ע"י הנמען, מפני שהכותב חוסך בזמן ובהשקעה במכתב.
לכן הכנתי עבורכם 7 טיפים לשיחת e-mail פשוטה ויעילה, שיקלו על החיים של כולם.
טיפ מספר 1: נושא המייל, CC וה-BCC
כשאנו כותבים מייל מעל תיבת התוכן ישנה תיבת טקסט אשר מכונה SUBJECT בה צריך לרשום את נושא המייל על מנת שהנמען ידע מייד מהו נושא המייל שהוא קיבל עוד לפני שקרא את תוכן המייל. על נושא להיות ממוקד לדוגמא: My Order No 34232 For Toy Car ולא כללי מדי - My Order. במידה והנמען חזיר לכם תשובה ע"י לחיצה על כפתור Reply כותרת הנושא שלכם תישאר עד לסוף ההתכתבות ותתווסף לה הקידומת RE:.
ישנם מעל כותרת המייל עוד 2 תיבות טקסט בשם CC (שליחת עותק - carbon copy), ו-BCC (שלחית עותק נסתר - blind carbon copy). כל אדם אשר תשימו את כתובתו בתיבת ה-CC יקבל עותק של המכתב שאתם שולחים לנמען, הנמען יוכל לראות זאת וגם את כתובת האדם המכותב למייל שנשלח אליו. כל אדם אשר תשימו את כתובתו בתיבת ה-BCC יקבל עותק נסתר של המכתב שאתם שולחים לנמען, הנמען לא יוכל לראות זאת וגם לא את כתובת האדם המכותב למייל שנשלח אליו. הנמען אפילו לא ידע שימשהו אחר מכותב למייל שהוא קיבל.
טיפ מספר 2- צרפו קובץ למייל רק כאשר צריך
המייל יכול להשלח בכמה צורות:
* טקסט בלבד
* קובץ מצורף בלבד - ATTACHMENT
* שילוב של טקסט וקובץ מצורף
טקסט הינו המלל שאנו רושמים בגוף המייל. הקובץ המצורף הינו קובץ שאנו מצרפים למייל ע"י צירופו מתיקיות המחשב שלנו, לדוגמא מסמך וורד, תמונה, מצגת, סרטון ועוד. כשהנמען מקבל מייל עם טקסט הוא יכול לקרוא אותו באופן מיידי עם פתיחת המייל, אך כשאר הוא מקבל קובץ מצורף הוא צריך לעשות עוד צעד ולפתוח אותו וצריך שתהיה לו התוכנה המתאימה על מנת להתבונן בו. קיימות מספר בעיות עם שליחת קובץ מצורף:
1. יתכן ולנמען אין את התוכנה המתאימה על מנת לפתוח בהצלחה את הקובץ המצורף שנשלח אליו.
2. יתכן ולקובץ המצורף מצורף וירוס אשר יכול לעשות נזק קטן ועד לבלתי הפיך למחשב של הנמען.
3. לחלק מהקבצים המצורפים נדרש זמן רב על מנת להוריד אותם על מנת לצפות בהם.
עקב כך, ישנם אנשים רבים שאינם אוהבים שנשלחים להם קבצים מצורפים. לכן שלחו קובץ מצורף רק כאשר אין דרך להעביר את המסר בטקסט בלבד.
טיפ מספר 3 - השתמשו בטקסט רגיל ולא ב-HTML
ברוב המיילים ישנה ברירת מחדל מוסכמת ע"י כולם לגופן מסוים כאשר כותבים את הטקסט בגוף המייל, ברוב המקרים מדובר בגופן בשם Courier New. בתוכנות מיילים חדשות ישנה האופציה להמיר את גופן הטקסט לסוג אחר כגון: Arial או Times New Roman, דבר שאינו מומלץ, מפני שלא כל תוכנות המיילים מזהו את סוג המרת גופן הטקסט, והנמען יקבל טקסט מבולבל ולא קריא או יקבל את הטקסט כקובץ מצורף שנעשה בצורה אוטומטית דבר שלעיתים קרובות גם כן מעוות האת הטקסט וכמובן שגם את המסר שהוא מנסה להעביר. על מנת להקל על כל הצדדים, פשוט תשתמשו בגופן שמופיע כאשר אתם מתחילים לכתוב את המייל מבלי לשנות אותו.
טיפ מספר 4 - שמרו על אורך שורות קצר
תוכנות מיילים שונות מתייחסות לאורך השורה בצורה שונה. ולכן אם הכותב יכתוב שורות ארוכות הנמען יקבל מכתב עם שורות קבועות ולא מובנות.
בנוסף, גם אם אורך השורות עבור בשלום אל הנמען, קריאת המיילים כששאר השורות לא נגמרות מאד מכביד על הקריאה.
התשובה, שמרו של שורות קצרות של 10-12 מילים לכל היותר, ולחיצת על כפתור ENTER במקלדת על מנת לרדת שורה ולהמשיך לכתוב בשורה הבאה.
טיפ מספר 5 - כתיבה עדינה
אל תכתבו את המיילים באותיות דפוס אנגליות גדולות CAPITAL LETTERS. באנגלית אין זה מנומס מספר גדול של אותיות דפוס גדולות במקומות שאין בהם צורך דקדוקי, זה משתווה לצעקה או אגרסיביות מגוף המייל. לעולם לא תקראו שום ספר, עיתון או מגזין עושה שימוש שכזה. מה הם ההבדלים, ראו בדוגמא:
אופציה 1 - ENGLISH
אופציה 2- English
באופציה הראשונה מבחינה ויזואלית המילה נראת כמו מלבן אגרסיבי, ובאופציה השנייה למילה יש צורה נעימה ואלגנטית יותר. כאשר אנו קוראים טקסט, אנו מתייחסים לצורות של המילים ולא רק לכל אות בנפרד, לכן, כאשר משתמשים באותיות גדולות, לכל המילים יש כמעט את אותה הצורה בדיוק, דבר שמקשה ומאט את הקריאה ENGLISH ו-HEBREW לעומת English ו-Hebrew.
תעשו שימוש באותיות דפוס גדולות רק כאשר תרצו להדגיש מילה ספציפית וחשובה ביותר בתוכן המייל.
טיפ מספר 6 - היזהרו מקיצורי יתר
עקב השימוש הרב במיילים ובהודעות SMS, נוצרה תרבות של קיצורי מילים או קיצורי מילים לקודים. לדוגמא: btw =by the way, lov u2 = I love you too, cu = see you, ועוד. הקיצורים הם דרך טובה לחסוך בזמן ובהקלדה, אבל זה לא אומר שהנמען תמיד יבין את הכוונה שלכם, ובמידה והוא לא מכיר את הקיצור שכתבתם, תהליך ההתקשרות איתו נפגע.
טיפ מספר 7 - חתימה על המייל
לא רק שזה רעיון טוב ואפקטיבי עבור הנמען, זה גם כלל נימוסי בכתיבת מייל. חתימה טובה כוללת שם מלא של הכותב, טלפונים ופקס וכתובות מיילים, וזה חשוב בעיקר כאשר המייל קשור לעבודה. ניתן ליצור בכל תוכנת מיילים חתימה קבועה שתופיע בסיום כל מייל שתכתבו, דבר שיחסוך את ההתעסקות החוזרת עם החתימה, מומלץ.
מאת ניר בר מנחם
כתיבת כל המיילים היא למטרת התקשרות. תפקיד הכותב הוא שהנמען של המכתב יבין את המסר שלו בצורה פשוטה וקלה, לכן חשוב אופן הכתיבה אשר תעזור לנמען להבין את המסר שמועבר. זו לא רק שאלה של שפה. כתיבת מיילים רעים וקשים להבנה נתפסים כלא מנוסים ואף כהבעת זלזול ע"י הנמען, מפני שהכותב חוסך בזמן ובהשקעה במכתב.
לכן הכנתי עבורכם 7 טיפים לשיחת e-mail פשוטה ויעילה, שיקלו על החיים של כולם.
טיפ מספר 1: נושא המייל, CC וה-BCC
כשאנו כותבים מייל מעל תיבת התוכן ישנה תיבת טקסט אשר מכונה SUBJECT בה צריך לרשום את נושא המייל על מנת שהנמען ידע מייד מהו נושא המייל שהוא קיבל עוד לפני שקרא את תוכן המייל. על נושא להיות ממוקד לדוגמא: My Order No 34232 For Toy Car ולא כללי מדי - My Order. במידה והנמען חזיר לכם תשובה ע"י לחיצה על כפתור Reply כותרת הנושא שלכם תישאר עד לסוף ההתכתבות ותתווסף לה הקידומת RE:.
ישנם מעל כותרת המייל עוד 2 תיבות טקסט בשם CC (שליחת עותק - carbon copy), ו-BCC (שלחית עותק נסתר - blind carbon copy). כל אדם אשר תשימו את כתובתו בתיבת ה-CC יקבל עותק של המכתב שאתם שולחים לנמען, הנמען יוכל לראות זאת וגם את כתובת האדם המכותב למייל שנשלח אליו. כל אדם אשר תשימו את כתובתו בתיבת ה-BCC יקבל עותק נסתר של המכתב שאתם שולחים לנמען, הנמען לא יוכל לראות זאת וגם לא את כתובת האדם המכותב למייל שנשלח אליו. הנמען אפילו לא ידע שימשהו אחר מכותב למייל שהוא קיבל.
טיפ מספר 2- צרפו קובץ למייל רק כאשר צריך
המייל יכול להשלח בכמה צורות:
* טקסט בלבד
* קובץ מצורף בלבד - ATTACHMENT
* שילוב של טקסט וקובץ מצורף
טקסט הינו המלל שאנו רושמים בגוף המייל. הקובץ המצורף הינו קובץ שאנו מצרפים למייל ע"י צירופו מתיקיות המחשב שלנו, לדוגמא מסמך וורד, תמונה, מצגת, סרטון ועוד. כשהנמען מקבל מייל עם טקסט הוא יכול לקרוא אותו באופן מיידי עם פתיחת המייל, אך כשאר הוא מקבל קובץ מצורף הוא צריך לעשות עוד צעד ולפתוח אותו וצריך שתהיה לו התוכנה המתאימה על מנת להתבונן בו. קיימות מספר בעיות עם שליחת קובץ מצורף:
1. יתכן ולנמען אין את התוכנה המתאימה על מנת לפתוח בהצלחה את הקובץ המצורף שנשלח אליו.
2. יתכן ולקובץ המצורף מצורף וירוס אשר יכול לעשות נזק קטן ועד לבלתי הפיך למחשב של הנמען.
3. לחלק מהקבצים המצורפים נדרש זמן רב על מנת להוריד אותם על מנת לצפות בהם.
עקב כך, ישנם אנשים רבים שאינם אוהבים שנשלחים להם קבצים מצורפים. לכן שלחו קובץ מצורף רק כאשר אין דרך להעביר את המסר בטקסט בלבד.
טיפ מספר 3 - השתמשו בטקסט רגיל ולא ב-HTML
ברוב המיילים ישנה ברירת מחדל מוסכמת ע"י כולם לגופן מסוים כאשר כותבים את הטקסט בגוף המייל, ברוב המקרים מדובר בגופן בשם Courier New. בתוכנות מיילים חדשות ישנה האופציה להמיר את גופן הטקסט לסוג אחר כגון: Arial או Times New Roman, דבר שאינו מומלץ, מפני שלא כל תוכנות המיילים מזהו את סוג המרת גופן הטקסט, והנמען יקבל טקסט מבולבל ולא קריא או יקבל את הטקסט כקובץ מצורף שנעשה בצורה אוטומטית דבר שלעיתים קרובות גם כן מעוות האת הטקסט וכמובן שגם את המסר שהוא מנסה להעביר. על מנת להקל על כל הצדדים, פשוט תשתמשו בגופן שמופיע כאשר אתם מתחילים לכתוב את המייל מבלי לשנות אותו.
טיפ מספר 4 - שמרו על אורך שורות קצר
תוכנות מיילים שונות מתייחסות לאורך השורה בצורה שונה. ולכן אם הכותב יכתוב שורות ארוכות הנמען יקבל מכתב עם שורות קבועות ולא מובנות.
בנוסף, גם אם אורך השורות עבור בשלום אל הנמען, קריאת המיילים כששאר השורות לא נגמרות מאד מכביד על הקריאה.
התשובה, שמרו של שורות קצרות של 10-12 מילים לכל היותר, ולחיצת על כפתור ENTER במקלדת על מנת לרדת שורה ולהמשיך לכתוב בשורה הבאה.
טיפ מספר 5 - כתיבה עדינה
אל תכתבו את המיילים באותיות דפוס אנגליות גדולות CAPITAL LETTERS. באנגלית אין זה מנומס מספר גדול של אותיות דפוס גדולות במקומות שאין בהם צורך דקדוקי, זה משתווה לצעקה או אגרסיביות מגוף המייל. לעולם לא תקראו שום ספר, עיתון או מגזין עושה שימוש שכזה. מה הם ההבדלים, ראו בדוגמא:
אופציה 1 - ENGLISH
אופציה 2- English
באופציה הראשונה מבחינה ויזואלית המילה נראת כמו מלבן אגרסיבי, ובאופציה השנייה למילה יש צורה נעימה ואלגנטית יותר. כאשר אנו קוראים טקסט, אנו מתייחסים לצורות של המילים ולא רק לכל אות בנפרד, לכן, כאשר משתמשים באותיות גדולות, לכל המילים יש כמעט את אותה הצורה בדיוק, דבר שמקשה ומאט את הקריאה ENGLISH ו-HEBREW לעומת English ו-Hebrew.
תעשו שימוש באותיות דפוס גדולות רק כאשר תרצו להדגיש מילה ספציפית וחשובה ביותר בתוכן המייל.
טיפ מספר 6 - היזהרו מקיצורי יתר
עקב השימוש הרב במיילים ובהודעות SMS, נוצרה תרבות של קיצורי מילים או קיצורי מילים לקודים. לדוגמא: btw =by the way, lov u2 = I love you too, cu = see you, ועוד. הקיצורים הם דרך טובה לחסוך בזמן ובהקלדה, אבל זה לא אומר שהנמען תמיד יבין את הכוונה שלכם, ובמידה והוא לא מכיר את הקיצור שכתבתם, תהליך ההתקשרות איתו נפגע.
טיפ מספר 7 - חתימה על המייל
לא רק שזה רעיון טוב ואפקטיבי עבור הנמען, זה גם כלל נימוסי בכתיבת מייל. חתימה טובה כוללת שם מלא של הכותב, טלפונים ופקס וכתובות מיילים, וזה חשוב בעיקר כאשר המייל קשור לעבודה. ניתן ליצור בכל תוכנת מיילים חתימה קבועה שתופיע בסיום כל מייל שתכתבו, דבר שיחסוך את ההתעסקות החוזרת עם החתימה, מומלץ.
ניר בר-מנחם,
www.language.co.il - לימודי אנגלית
פורטל לימודי השפות של ישראל. מציע שרות המאפשר לקבל בחינם הצעות ללימודי אנגלית ולקורס אנגלית מבתי הספר המובילים.
כניסה לאתר:
language.co.il - קורס אנגלית
www.language.co.il - לימודי אנגלית
פורטל לימודי השפות של ישראל. מציע שרות המאפשר לקבל בחינם הצעות ללימודי אנגלית ולקורס אנגלית מבתי הספר המובילים.
כניסה לאתר:
language.co.il - קורס אנגלית
