עם עליית היקף העבודה מרחוק (קרי עבודה מהבית בד"כ), ארגונים רבים נאלצו להתאים את אסטרטגיות ניהול הפרויקטים שלהם כדי לנהל ביעילות צוותים המפוזרים על פני מיקומים שונים. במאמר זה נתייחס לחלק מאותן אסטרטגיות יעילות שכדאי לכם ליישם, אשר כוללות:
הקמת ערוצי תקשורת ברוריםתקשורת ברורה היא אחד המפתחות החיוניים ביותר עבור ניהול פרויקטים יעיל, אך כאשר חברי הצוות נמצאים מרוחקים, התקשורת צפויה להיות מאתגרת יותר. מספר אסטרטגיות תקשורת וכלים טכנולוגיים חשובים היכולים לעזור לצוותים מרוחקים להישאר מחוברים ומיושרים, כוללים: זימון קבוע של שיחות ועידה בוידאו, שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים עם תכונות שיתוף פעולה בזמן אמת ועידוד קיומה של תקשורת פתוחה וכנה בין חברי הצוות.
הגדרת תפקידים ואחריותכאשר חברי הצוות הינם מרוחקים גיאוגרפית ביניהם, קל לארגון להגיע למדרון חלק שבו תפקידים ותחומי אחריות, חדלים להיות ברורים, מה שיוביל לאי בהירות ולביצוע פעולות בצורה לא נכונה, מה שעלול להוביל למאמצים מיותרים מצד חברי צוות הפרויקט ולמנהלם והחמצת מועדי הגשת פרויקטים
בחלק זה של המאמר, תוכל לחקור אסטרטגיות ספציפיות להגדרת תפקידים ואחריות עבור חברי צוות מרוחקים. זה יכול לכלול אסטרטגיות כמו שימוש בתוכנת ניהול פרויקטים כדי להקצות משימות ולעקוב אחר התקדמות, הקמת זרימות עבודה ברורות ותהליכי אישור, והגדרת ציפיות לזמני תגובה.
ביסוס אמון ואחריותכאשר חברי הצוות מרוחקים, זה עשוי להיות מאתגר לבסס אמון ואחריות. אסטרטגיות טובות לביסוס אמון בקרב “צוותים מפוצלים” הן: תיאום ציפיות ברורות מוקדם לפרויקט (תאריכים ותוצרים), הגשת דוחות התקדמות קבועים לאורך הפרויקט, למשל בין משימה למשימה ושימוש בכלים כמו תוכנת מעקב אחר משימות, עבור ניטור פרודוקטיביות.
עידוד שיתוף פעולה ועבודת צוותעבודה מרחוק עלולה לגרום לירידה באיכות שיתוף הפעולה ולפגום בעבודת הצוות. אסטרטגיות יעילות לחיזוק הדינמיקה בתוך צוות הפרויקט הן: שימוש בפעילויות ברשת כדי לבנות צוות מגובש (לדוגמא באמצעות פלטפורמת ה-Google teams), הקמת קבוצות צ'אט מקוונות (למשל ב-"SLACK") והקמת יעדים משותפים.
הסתגלות לנסיבות משתנותבסביבת עבודה מרוחקת, המשתנים עשויים להשתנות במהירות וזה עלול להשפיע על לוחות הזמנים של הפרויקט ועל תוצרי הביצוע. בין האסטרטגיות היעילות לשיפור משתנה ההסתגלות לשינויים בצוות הפרויקט, ראוי לציין את אלו: הקמה בשלב מוקדם של הפרויקט, של “תוכניות מגירה” לאירועים בלתי צפויים, ביצוע הערכות סיכונים קבועות ושימוש במתודולוגיות ניהול פרויקטים מהירות ויעילות, כדי להסתגל במהירות לנסיבות משתנות ולמצבי לחץ בתוך צוות הפרויקט.
על ידי יישום אסטרטגיות ושיטות עבודה מומלצות אלו, חברות וארגונים יכולים לנהל ביעילות צוותים מרוחקים ולהבטיח את הצלחת הפרויקטים החיוניים לקיומו ושגשוגו של הארגון.
אלעד ג.
