הפקת אירועי חוץ - כל מה שכדאי לדעת 

הפקת אירועי חוץ איננה מטלה של מה בכך

והיא למעשה טומנת בחובה מטלות רבות ולא מעט נושאים שאליהם צריך להיערך מבעוד מועד, אך אירועי חוץ כאשרמתכננים אותם כמו שצריך וחושבים ומתכוננים מראש לכל הפרטים יכולים להיות האירועים היחודיים והיפים ביותר במנעדעולם האירועים, וזאת בעיקר מהסיבה שהם לא חייבים להיות כלואים בשטח מוגדר או תחום כזה או אחר, אך לא רק, אירועיחוץ יכולים גם לחרוג ממגבלות העיצוב שכופה עליהם אולם או מבנה סגור כזה או אחר כאשר הם יכולים לכלול תאורהייחודית ויוצאת דופן, הצללות ענק ולהבדיל מקו המחשבה הכללי הצללות יכולות לשמש לא רק באירועי יום, אלא גם באירועיערב וזאת בשל הפאן העיצובי ותחושת התיחום הסמלית שהן יכולות להוות, כאשר הן מהוות כמעין גג לשטח האירוע, עלההצללות עצמן ניתן להוסיף לא מעט פריטים פרקטים ואף עיצוביים כגון שרשרת אורות, בדים עיצוביים ואף מערכות הגברהוסאונד.

אך בטרם ניגשים להפקת אירוע חוץ ישנם מספר נושאים שאליהם צריך להתכונן מבעוד מועד כגון:

כמות המשתתפים באירוע:

כאשר ניגשים להפקת אירוע מכל סוג שהוא ובעיקר לאירועי חוץ הנתון אולי החשוב ביותר שאליו צריך להתייחס הינו כמותהמשתתפים באירוע, וזאת משלל סיבות:

א: בחירת מיקום האירוע בהתאם לכמות המשתתפים, אף אחד לא רוצה להגיע לרגע האמת ולגלות כי המקום בו החלטתםלעשות את האירוע שלכם איננו יכול להכיל את כמות משתתפי האירוע.

ב: אירועים גדולים במיוחד, במידה ומדובר באירוע בו יהיו למעשה למעלה מ 500 משתתפים, אירוע מסוג זה יהיה חייבבציוד תיחום ובאישור משטרה, הליך מסורבל ומפרך, ההמלצה שלנו במקרה מסוג זה היא להיעזר בשרותיו של מפיק/תאירועים.

ג: היערכות לוגיסטית, בכל אירוע יש את ההיבט הלוגיסטי הכולל בחובו את השתייה והמזון, סידורי ישיבה, ריהוט לאירועים ,סידוריהגשת מזון ושתייה, ציוד לחימום וקירור המזון והשתייה, תאורה לאירוע, מיזוג או חימום בהתאם לעונה, ציוד הגברה / כריזהבמידה ויש צורך, כמובן שכל הנתונים הללו חייבים להיות מתוכננים בהתאם לכמות המשתתפים הצפוייה.

סוג האירוע וקו עיצובי:

בטרם מתחילים את הליך הפקת האירוע יש לבחון באיזה סוג וקו עיצובי מדובר, האם מדובר באירוע ישיבה והסעדה אשריכלול בתוכו ציוד ישיבה והסעדה בהתאם, או לחלופין האם מדובר באירוע שרובו עמידה אשר לרוב לא יכלול מזון אלא בופהזעיר וסמלי, שולחנות וכיסאות בר ופינות הגשה לשתייה.

כמובן גם צריך לבחור את הקו העיצובי של האירוע כאשר לרשותכם עומדים מספר סגנונות פוטנציאליים כגון:

אירוע בניחוח כפרי עם ריהוט מעץ טבעי חמים ונעים, פינות ישיבה מעץ, פופים ולפעמים אפילו מאהל בדואי, תאורת פחםקמינים ועוד.

אירוע בסגנון שאנטי שיכלול ברובו ישיבה בפופים מזרונים נמוכים ואפילו שרפרפים ושטיחים

אירוע בסגנון מודרני אשר יכלול בחובו ריהוט בעיצוב מודרני מברזל בד?כ ואפילו מאלומיניום או עץ לרוב בגווני צבע שחוריםאו מטאליים

בחירת ספקים נכונים:

היעזרות בספקים באירוע שלכם היא חשובה ואף הכרחית, אך קיימת חשיבות גבוהה בבחירת ספקים נכונה, אתם חייביםלוודא כי אתם מתנהלים מול ספקים אחראיים ועם ראש על הכתפיים, כאלו שההתנהלות התקינה והדאגה לאירוע שלכםהינה בגדר חשיבות עליונה, ספקים אשר ידאגו לוודא שהם מספקים לכם ציוד תקין ונקי, במקרים של השכרת ציוד לאירועים מומלץ לבחור בספק מוכר וידוע, אשר יוודא שהאירועשלכם יתקיים על הצד הטוב ביותר, ובמקרים של מזון ושתייה, כאלו שיספקו לכם מזון ושתייה טריים, מומלץ ביותר אפילולבקש טעימות מאירועים נוכחיים שלהם בטרם ביצוע ההזמנה, דבר אשר יוודא שהואכל שתקבלו יהיה תואם לשאיפותולטעם האישי שלכם.

היערכות פיננסית:

עצוב אך נכון כגודל האירוע, כך גודל ההשקעה הפיננסית, ובטרם ניגשים להפקת אירוע יש לוודא כי הציפיות שלכם תואמותליכולות המימון שלכם, במידה ואינן אתם תיאלצו למצוא מימון ממקורות אחרים כמו משקיעים / תורמים וכו?

היערכות נפשית:

כפי שכבר וודאי הבנתם מכל הטקסט הזה, הפקת אירוע יכולה להיות מטלה מפרכת וקשה במיוחד, אתם חייבים לוודא כיעומדים לרשותכם הכוחות הנפשיים להתמודדות עם מצב זה, ולדעת ולהבין שבהפקת אירועים כמו בכל דבר אחר בחיים ישבלתמים, והיערכות מראש לבלתמים פוטנציאליים יכולה להקל משמעותית על הקושי והעול הנפשי.