ניהול מחזור חיי המידע
ILM (או Information Lifecycle Management) הנו שם כולל לניהול מחזור חיי המידע, גישה בה נקבעים ומתבצעים המדיניות, התהליכים והכלים לניהול המידע באופן יעיל וחסכוני. מחזור זה, כולל את יצירת המידע, ניהולו והפצתו, השימוש בו לצרכי הארגון, תחזוקה (כולל תיוק) והשמדה (טיפול במידע שהגישה אליו פחות שכיחה או שעבר את תקופת השימור שנקבעה לו מראש).
בעבר, היה חוסר בהירות מסוים לגבי משמעות ה-ILM. סקר StorageNetworking.org ואוניברסיטת קליפורניה מ-2006, אישר זאת: כשני שליש מבעלי תפקידי ניהול המידע (כמנהלי פרוייקטים למשל), מגדירים זאת כמדיניות ניהול מידע, בעוד מנהלים בעלי אחריות יותר טכנית, נוטים יותר לכיוון הגדרות טכניות של התחום (ולא מתייחסים אליו כ"מדיניות...").
המידע הנו נכס יוצא דופן וחסר תחליף בארגון. בעוד שאת ציוד המחשוב ניתן להחליף, וגם עובדים באים והולכים, הרי שאובדן מידע חיוני, עלול להיות אסון של ממש לארגון. לכן, גישת ה-ILM מטפלת במידע ולא רק בנתונים, תוך דגש על מידע עסקי. כלומר - לא מדובר בניהול קבצים, כמו שמדובר בניהול יעיל של המידע העסקי שבהם.
ILM מציעה ניהול מחזור חיי המידע באמצעות שני שלבים עיקריים: הראשון הוא הצגת תמונה ברורה על הדרישות לאחסון המידע, והשני הוא התאמת הדרישות לאפשרויות האחסון הקיימות. מדובר לאו דווקא ביישום העושה את שני אלה, אלא קודם כל באסטרטגיה ארגונית המתחילה מהמטרות העסקיות, ממשיכה בתכנון יסודי ומוצאת לפועל באמצעים טכניים שונים. ישום ILM בארגון מאפשר למיין מידע, לסווגו ולאחסנו על פי רמות חשיבות וזמינות שונות, כך שמידע חשוב פחות יישמר במערכות פשוטות וזולות יותר, שמספקות ביצועים בסיסיים, בעוד שהמידע החשוב יותר, יישמר במערכות המהירות והיקרות יותר. בכך, הארגון חוסך לא מעט כסף וגם מבטיח ביצועים אופטימאליים.
תחומים עיקריים
אסטרטגיית ILM עוסקת במספר תחומים:
? תיאור המידע - ה-ILM עוזר לארגון לבחון את המידע הקיים בו, המגיע ממקורות שונים, לתאר אותו, לסווגו, ולעקוב אחר מחזור חייו המלא - מיצירת המידע ועד השמדתו.
? סיווג ומיון - סיווג המידע ומיונו הוא הליך פשוט עבור בני-אדם, אך הליך מורכב למדי למחשבים, שאינם מבינים את תוכנו ולכן הוא לרוב אינו מבוצע אוטומטית. חשיבותו, בכך שמה שלא ממויין, מבזבז מקום, מדיית אחסון שלא מתאימה לנגישות הנדרשת, זמן איחזור למציאתו וכדומה.
? הגדרת המצב - על ידי מעקב אחר המידע לאורך זמן, ניתן לקבל תמונה של ההיסטוריה שלו והשינויים שעבר. היסטוריה זו עשויה להיות חשובה לצרכים עסקיים שונים, כמו שחזור דברים שקרו בעבר וניתוח תהליכים שונים.
? תוכן המידע - החלק החשוב ביותר בכל מידע הוא התוכן, כלומר המילים במסמך, המספרים בגיליון האלקטרוני, התוצאות לחישובים וכו'. הסקת ההקשר נעשית לעיתים קרובות בעזרת התוכן. ב-ILM, אחראים בני האדם לתהליך הסקת ההקשר.
? הגדרת כללים - הקביעה איך לטפל במידע על מנת לנצל אותו כראוי, בהתאם לנתונים שיש לנו על התוכן וההקשר. לדוגמא: ניתן לקבוע כלל במערכות המידע, לפיו כל קובץ בעל סיומת .doc, בספריה מסויימת, שגילו עובר רף מסויים, יימחק.
? פתרון לזמינות - בכל ארגון יש מידע שצריך להיות זמין יותר, ומידע שהשימוש בו נעשה לעיתים רחוקות. ה-ILM מאפשר לאחסן את המידע הזמין או החשוב לחוד, ואת המידע הפחות חשוב באחסון זול יותר.
? שיתוף מידע - חלק חשוב ב-ILM הוא שיתוף מידע בין מערכות וסביבות שונות בארגון, מה שמבטיח שכולם מקבלים מבט עדכני, מדוייק ואחיד על המידע.
מגמות משפיעות
לא מעט מגמות וחידושים משפיעים כעת על שוק ה-ILM. בראש ובראשונה, הגורם שללא ספק משפיע על אימוץ ILM הוא העלייה בנפחי המידע המאוחסנים, וגם גיוון סוגי המידע המאוחסן. מעבר לכך, ארגונים רבים מודעים יותר מאי-פעם לחשיבות תוכניות התאוששות מאסון, וגם כאן גישת ה-ILM מקלה על ההתמודדות. עוד משפיעים על נושא זה תקנות וחוקים הדורשים גישה מסודרת לניהול והגנת מידע, לצד גישות לניהול המחשוב כמו ITIL, שבבסיסן עומד ניהול מידע יעיל. לבסוף, אם כי לא פחות חשוב, הסתכלות קדימה בעזרת תוכניות אב למחשוב, דורשת מהארגון לשלוט היטב במידע הקיים, על מנת לקבל החלטות נכונות לגבי העתיד.
לפי סקר TheInfoPro בקרב 1,000 הארגונים הגדולים בארה"ב, 22% ענו כי פתרונות ILM נמצאים בשימוש בארגונם. לפי Gartner, ניהול מחזור חיי המידע הופך להיות חשוב יותר מאשר האחסון עצמו! Financial Insights מגדיר כיוזמה האסטרטגית העיקרית לארגונים ב-2008, את ניהול המידע, שכולל ILM, לצד וירטואליזציה, קונסולידציית דטה-סנטר, אבטחה ומחשוב ירוק.
שירותים ומוצרים
להלן חלק מרשימת ספקים ופתרונות בתחום ה-ILM המופיעים בתחקיר:
? אבנת - יייעוץ וסיוע ביישום ILM בארגון. -
? אנקור - מציעים פתרונות ארכוב ו-ILM, הכוללים בניית מערך ארכוב יעיל וחסכוני העומד בדרישות החוק, והעברה אוטומטית של דוא"ל וקבצים מאחסון ראשוני למשני.
? מיקרוסופט - מציעים את Microsoft ILM 2007, פתרון ILM המנהל גם זהויות, סיסמאות והרשאות, הן לחלונות והן למערכות ארגוניות שונות.
? סימנטק - מציעה את Enterprise Vault, סדרת פתרונות ארכוב וניהול מחזור חיי מידע.
? CommVault - מציעה פתרונות בגישה שהיא מכנה Singular Information Management, בהם פלטפורמת Simpana (QiNetix לשעבר), שמשלבת את תוכנת הגיבוי והשחזור Galaxy.
עוד ספקים ומוצרים, כאמור, ניתן למצוא בתחקיר.
לסיכום
לשם מינוף עסקי מיטבי של המידע המצטבר בארגון, חיוני שתנהל אותו בצורה אופטימאלית. לשם כך, כדאי להכיר ולישם את תחום ה-ILM.
הערה חשובה - הסיפור על ILM - ניהול מחזור חיי המידע לקוח מתוך תחקיר pCon והוא רק חלק מהסיפור הענק על טכנולוגיות מרתקות ואיומים מסכנים במחשוב, שמשפיעים על כולנו. איך נחשפים לסיפור כולו וגם מרוויחים יותר זמן פנוי?: http://www.pcon.co.il/v5/DebriefSignup17.asp
למאמרים מקצועיים ואובייקטיביים נוספים של קובי שפיבק, בתחומי מידע מחשבים ואינטרנט, באתר "מאמרים" ראה - http://www.articles.co.il/author/1944
קובי שפיבק Bsc., MBA הוא העורך הראשי של תחקירי pCon ואתר pCon-line. כמי שעוסק במחשבים, על מכלול היבטיהם משנת 1976 וכן כמי שכתב וערך למעלה משמונה מאות תחקירים על כל היבטי המחשוב העיקריים, הוא נמנה על אותם אנשים בודדים בארץ ובעולם, שבאמת ובתמים, מבינים לאן הולך עולם המחשוב ומהן השלכותיו המידיות והעתידיות, על אנשים וארגונים. הוא גם פרסם מספר רב של מאמרים במרבית העיתונים הגדולים והמקצועיים, והופיע פעמים רבות בערוצי הטלוויזיה והרדיו המרכזיים. נכון להיום הוא מייעץ למרבית מנהלי המחשוב בארגונים המובילים בישראל, והוא נחשב בעיני רבים, לגורו של המחשוב העסקי.
