שיקולים לבחירת תוכנה לניהול כלל הפעילות במוסד אקדמי, מוסד הדרכה, מכללה אחרת. 

מהם השיקולים לבחירת תוכנה/מערכת מידע לניהול כלל פעילות מוסד אקדמי ולתמיכה לכל אורך מחזור החיים של כל תהליך במוסד ?
מהו תהליך הבחינה הנדרש בהיבט הטכנולוגי ובהיבט הפונקציונאלי בבואנו לבחור תוכנה למינהל אקדמי המתאימה למוסד, מכללה או לכל גוף העוסק בהשכלה והדרכה - מהי המערכת שתיתן מענה לצרכים המשתנים של המוסד/המכללה כפועל יוצא מתהליך ההתרחבות והפיתוח האקדמי המואצים ?
להלן הפירוט -

מטרות רכישת המערכת והשיקולים העומדים בפני הרוכש:

- לאפשר מערך התקשרות ממוחשב ויעיל עם פונים פוטנציאלים, כחלק ממערך השיווק והמכירות.
- לשפר את האפקטיביות של כל תהליכי ניהול ההדרכה והלמידה בארגון.
- לנהל בצורה מערכתית-כוללת את הארגון תוך שימוש אינטגרטיבי במסד נתונים אחד.
- לייעל תהליכים פנים-מוסדיים, וכן תהליכים אל מול גורמים חיצוניים למוסד.
- לנהל בצורה יעילה ומדידה את ההכשרה המקצועית ו/או האקדמית של החניכים/סטודנטים.
- לייעל את תהליך קבלת ההחלטות בארגון - באמצעות דו"חות בפילוחים שונים, משובי הדרכה וכלים מתקדמים נוספים.
- לנהל לימודים והדרכה בצורה מקוונת - באמצעות האינטרנט.
- לנהל הדרכה ולימודים ברמות שונות של ביזור, ריכוז והירארכיה.
- להתממשק עם מערכות חיצוניות ופנימיות, במגוון תחומי הניהול של הארגון.
- לאפשר ביצוע מקוון של תהליכים רבים ככל האפשר בין התלמיד/חניך לבין המוסד כגון: רישום מקוון, תשלום באינטרנט, ערעור על ציונים.


תכונות כלליות נדרשות:

- מערכת מידע אינטגרטיבית ובעלת ממשקי עבודה מרובים, הן לנושאים האקדמיים והן לנושאי שכר הלימוד וניהול הסגל.
- ספק תוכנה בעל ניסיון רב בשוק אשר לו מאגר לקוחות והתקנות רחב. כך ייהנה הלקוח מחבילת תוכנה שהוטמע בה הידע רב השנים שנצבר בפעילות עם מכללות אקדמיות ומוסדות השכלה גבוהה אחרים, וכפועל יוצא מכך, ממאגר גדול של מחווי דעה פוטנציאליים.
- התוכנה תתבסס על הטכנולוגיות המתקדמות ביותר נכון למועד הרכישה.
- התוכנה תעמוד בקריטריונים מחמירים של אבטחת מידע ואבטחת איכות, בקשר עם רגישות המידע האגור בבסיס הנתונים שלה.
- ספק התוכנה יהיה בעל יכולות מוכחות בניתוח, אפיון, פיתוח, בדיקות, הסבה, טיוב נתונים, בניית ממשקים והתאמה למערכות קיימות, הדרכה, הטמעה ותמיכה שוטפת ע"י מוקד ייעודי. כל זאת בלוח זמנים המותאם לצרכי המוסד.
- ספק התוכנה יהיה בעל יכולת מוכחת ובעל נסיון במתן שרותי תמיכה לכל רכיבי המערכת ברמה האפלקטיבית והטכנית.
- ספק התוכנה יוכל לבצע פיתוחים מותאמים לצרכי המוסד ע"פ דרישותיו ולאור התפתחות הטכנולוגיה והמוסד.


תכונות פונקציונאליות נדרשות:

- מינהל סגל כולל שכר מרצים: מינוי תקן, סגל בכיר, עוזרי הוראה, מתרגלים, משגיחים בבחינות ועוד
- מינהל תלמידים/חניכים
- ניהול תלמידים בעלי צרכים מיוחדים, ניהול תלמידים מצטיינים ועוד
- ניהול תוכניות לימודים/הדרכה/הכשרה
- ניהול מערכת שעות, כיתות לימוד (כולל שיבוץ חדרים אוטומטי), עזרי הוראה, מלגות, מבחנים, הנפקת תעודות, טפסי משוב, טופס טיולים, נוכחות ועוד
- ניהול הכנסות המוסד האקדמי : שכר לימוד, תמיכות ממשרדי הממשלה ועוד
- מערכת פונים לאיתור סטודנטים/חניכים פוטנציאליים (CRM)
- סביבה אינטרנטית תומכת למידה/הדרכה
- כלים לניהול המידע והמשתמשים, ניהול תשתיתי, ניהול הרשאות ועוד
- שרותי מידע לסטודנטים ולסגל (ברשת האינטרנטית וברשת מקומית)
- אינטגרציה ושילוב מידע ממערכות שונות, פנימיות וחיצוניות: מערכות כספיות, מערכות לוגיסטיות, ספריה, שכר מרצים וצוות אחר, שירותי אינטרנט ואחסון קבצים, שירותי מידע לסטודנט ולסגל שירותי למידה מרחוק ועוד
- מחולל דוחות רוחבי
- מנגנון עזרה אינטגרלי ותיעוד איכותי
- מערכת BI (בינה עסקית) המאפשרת דו"חות מבוססי בסיס מידע בחתכים שונים לצורך סיוע בקבלת החלטות בתחומים מגוונים.