התמשקות אתרי מסחר אלקטרוני לתוכנות ה ERP של העסק 

התמשקות אתרי מסחר אלקטרוני לתוכנות ה ERP של העסק

מערכת ה ERP לב ליבו של העסק בשנים האחרונות עובר כל בית עסק מהפכה מחשובית, תם עידן הדוס וכיום מרבית העסקים , עברו למערכות הפועלות תחת מערכת Windows. אם עד לפני שנים מעטות תוכנת החשבשבת בדוס הייתה לב ליבם של מרבית העסקים, עברו מרבית העסקים לתוכנותERP- Enterprise Resource Planning אשר פועלות תחת Windows וכוללות בתוכן מערכות רבות המבוססות על מסד נתונים אחד ומאפשרות ניהול עסקי חכם מכל הרבדים כגון , הנהלת חשבונות, ניהול לקוחות (CRM) , ניהול הזמנות ,ניהול מלאי ,ניהול מחסנים , תמחור , אובליגו וגבייה.

כל מערכת חייבת לקבל ולספק מידע למערכת האחרת. כל נתון אמור להיות מוזן פעם אחת ויחידה לתוכנה וככל הניתן בזמן אמת , ולהיות זמין לכל מערכת הזקוקה לו ולכל משתמש הזקוק לו ורשאי לראותו. בין התוכנות המובילות בשוק ניתן למנות את חשבשבת בחלונות ,פיוריטי ,סאפ , אינטגרל ועוד .

מהפכת החנות האינטרנטית

עסקים רבים הבינו את הפוטנציאל האדיר הטמון בחנות אינטרנטית אשר מהווה כלי נוסף ויעיל לתצוגה ולקבלת הזמנות של מגוון המוצרים הנמכרים בבית העסק. ערוץ הפצה מעניין זה גדל בצעדי ענק . ההזמנות מתקבלות ללא מגע עם הלקוח והחנות האינטרנטית פתוחה 24 שעות ביממה 7 ימים בשבוע.

ממשק ניהול האתר

לכל אתר חנות אינטרנטית יש ממשק ניהול אינטרנטי , לממשק זה כתובת אינטרנט ייעודית והכניסה אליו היא באמצעות שם משתמש וסיסמה הידועים לבעל העסק בלבד. בממשק ניתן להעלות , לעדכן ולמחוק מוצרים , תמונות ,מחירים ומפרטים. בחלק מהממשקים הללו ניתן אף לנהל מלאי . כמו כן ניתן לעיין בהזמנות המתקבלות אשר מרוכזות בממשק זה.

 בדיקה וחיוב כרטיס האשראי עפ"י ההזמנה 

בחלק מהאתרים נעשית בדיקת תקינות ו/או אישור עסקה ו/ או חיוב בפועל של כרטיס האשראי בעת ההזמנה , הבדיקה יכולה להעשות בכמה אופנים :

א. בדיקת תקינות המספר עצמה עפ"י אלגוריתם ידוע (בבדיקה זו אין צורך בחיבור ובדיקה מול מרכז הסליקה הבנקאי ).

ב. בדיקה וקבלת מספר אישור ע"י חיבור בין אתר האינטרנט למרכז הסליקה הבין בנקאי .

ג. אישור העסקה וחיוב בפועל ע"י חיבור בין אתר האינטרנט למרכז הסליקה הבין בנקאי .

אפשרות נוספת היא בדיקה וקבלת מספר אישור ו/או חיוב בפועל שנעשים בשלב מאוחר יותר , היינו לאחר הכנת ההזמנה בפועל וסמוך למועד המשלוח , במקרה כזה יכול הדבר להעשות באמצעות התמשקות האתר או תוכנת ה ERP למרכז הסליקה הבין בנקאי.

 הפקת הזמנה למחסן והפקת חשבונית מס

פעולות אלא נעשות ברובם המכריע של בתי העסק באמצעות תוכנת ה ERP על מנת לאפשר פעילות יעילה , ללא תקלות , בפרק זמן קצר וללא טעויות ,מומלץ להעביר את קבצי ההזמנות ממשק ניהול האתר ישירות לתוכנת ה ERP. העברת הקבצים נעשית ע"י תקשורת ישירה בין שרת האתר לשרת ה ERP. כאשר מועברים כל השדות הנחוצים כגון : שם הלקוח , כתובתו ,פרטי חיוב , הזמנתו עפ"י מספרי הפריט . תוכנת ה ERP הופכת קבצים אלו להזמנה , פותחת פריטים חדשים ולקוחות חדשים (במידה ואכן הועברו חדשים) . הליך זה באם הוא הוגדר מראש בצורה נכונה מונע טעויות ומזרז את הטיפול בהזמנה באופן ניכר.

 כפל מערכות

על מנהל העסק ביחד עם מנתח המערכות לקבל החלטות לגבי אלו פעולות יעשו באמצעות ממשק הניהול של האתר ואלו יעשו בתוכנת ה ERP להלן מספר דוגמאות :

א. חיוב הלקוח

ב. ניהול המלאי

ג. שרות לקוחות לאחר הרכישה