מנהלים בדרגים שונים מתעניינים יותר ויותר בניהול ושליטה על יעדים, חלק ניכר מהעבודה שמשקיעים בשיפור זה הינו שיפור תהליכי עבודה, יצירת סטנדרט ונורמות של שיטות עבודה, לוחות זמנים ותפוקות טובות יותר. פיתוח שיטות עבודה משופרות יותר מכוונות הכנסת מיכון המחליף אנשים והוספת מתקנים לעזרה לאנשים שכן נשארו בתהליך, הוספת הנדסת אנוש למשל בעמדות כאלה משפרות את סביבת העבודה טובה יותר.
החלת סטנדרטים יכולה לעזור לשיפור תהליכי שינוי כאלה בכמה דרכים , יצירת נהלי עבודה מייעלת את התהליך כאשר כולם יודעים מה אמור להתבצע, שימוש בכלים ואביזרים סטנדרטים ימנע בילבול, הקטנת מספר ספקים המעורבים באספקה חומרים תמנע חוסר מיקוד וידע על התוצר הסופי.
החלק בו אנו בישראל חלשים הינו עמידה בלוחות זמנים, הגלישה "המותרת" של עוד כמה ימים הפכה לנחלת יומנו ולא רואים בה טעם לפגם, אי אפשר לרדוף שלמות אבל תיכנון לוחות זמנים הוא חלק עיקרי של התכנון, אי עמידה בו הינה תכנון לקוי ומשליכה על כל הפרויקט כולו, מדידת לוחות זמנים ומחזורי הזמן לבדיקתם הוא חשוב ביותר, החלוקה של הזמן למנות קטנות והקפדה על ביצועם במסגרת שהוקצבה היא הנושא העיקרי.
בתהליכי עבודה בה מעורבים אנשים אי אפשר להתעלם מגורמים כמו מוטיבציה, גורמים פיזיולוגים ונפשיים של המעורבים בעשיה, אי ספק שגם הגורמים הטכנולוגים הם חשובים אבל צריך למצוא את נקודת האיזון בין כל אלה ולכן קיימים כמה מאפיינים שצריך להתחשב בהם: האם השיפור הינו לתהליך אחד חד פעמי, אזי הפתרונות הינם נקודתיים ושונים, האם שיפור הינו למוצר ואז המכוונות הינה לשיפור תהליכים בזמן עבוד ולא במוצר עצמו, אם מדובר בתהליך אז פה מגיעה ההשפעה העיקרית על המערכת הארגונית כולה, הגמישות והתכנון הדרושים גבוהים יותר כי ההשפעה היא ארגונית ולא רק על התהליך עצמו וצריך למצוא את האיזון איך כמה ומה לשפר.
הנושא החשוב בתהליך שיפור הוא בחינה ובחירת התהליכים האפשריים לשיפור, מציאת וקביעת מדדים המאפשרים השוואת הנתונים לפני ואחרי, קביעת ערך המדד הנכון לבחינת השיפור, ובחירת האפשרות הטובה ביותר , אדוארד דמינג, ממייסדי תורת האיכות, טוען ששיפור האיכות, פירושו שיפור התהליך, ולכן בדיקת איכותו של המוצר- אינה אלא קריאת כיוון לשיפורו של תהליך הייצור, אפילו שאינני מסכים לקביעה חד ממדית זו יש בה תחילה של תפיסה שאומרת מה לשפר, היכן לשפר ואיזה שיפור לבצע.
איך נאתר "תקלות" טעונות שיפור: בחינה של השקעה יקרה בתהליך למשל , תדירות ביצוע גבוהה מדי, מספר עובדים על תהליך גבוה מדי, ציוד מוגבל, עיכובי לוז, בזבוז ואיכות ירודה, כל אלה הינם דוגמאות לתהליכים שאפשר לשפר לפי תוכנית מוסדרת , רק נקודה למחשבה, האם הייתם מבטלים תהליך שלם אם הייתם מגלים שאפשר לעשותו אחרת?
לסיכום: כל שיפור בארגון צריך להחיל בתוכו את השלבים של בחירת התהליכים הטעונים שיפור, בדיקה וחקירה מקיפה של מה המצב נכון לעכשיו, יצירה של שיטות שונות ובחירה של שיטה מועדפת, הטמעה של השיטה הנבחרת תוך הקטנת התנגדות לשינוי, כל זאת תוך הקפדה על לוח זמנים ותקציב פרויקט השיפור על מנת למנוע יצירה של פרויקט הצלה של פרויקט השיפור.
אתגר בני - סטודנט תואר שני במנהל עסקים, מנהל ציבורי ומשאבי אנוש.
