השכרת ציוד לאירועים
כאשר מארגנים אירוע כלשהוא, בין אם אירוע קטן כמו יום הולדת ובין אם אירוע רב משתתפים, לעיתים נדמה כי יש אלף ואחד דברים שיש לדאוג להם. אחד הדברים המרכזיים בהם מתעסקים מארגני אירועים הוא נושא הציוד. הכוונה היא לכלל הציוד בו נעשה שימוש במהלך האירוע - משולחנות, סכו"ם וכיסאות, דרך שמשיות, פרגודים ורשתות צל ועד לפינות באר ושולחנות מזנון (בופה). משימת השכרת ציוד לאירועים, אם כן, צריכה להתחשב במספר דברים חשובים, ובהמשך נעבור על כמה מהאפשרויות העומדות בפני מארגני אירועים בכל הקשור בנושא השכרת ציוד לאירועים, ובמה יש להתמקד.
אירוע עלול לקום וליפול על הציוד והאביזרים שיש בו. עיצוב לא מתאים, למשל, יגרום לאורחים להתאכזב ולהתלונן על הסביבה הלא נעימה - והאירוע כולו פשוט לא יראה טוב ולא ירגיש מכובד מספיק. גם נושא המחיר מקבל כאן משמעות גדולה ביותר: הרי ציוד יקר מדי שהושכר שלא במסגרת התקציב עלול לגרום לנטל כלכלי כבד מדי על מארגני האירוע, וההשקעה עלולה שלא לחזור. כמובן שהאירוע יקרוס לחלוטין במידה והציוד לא נבחר בצורה נכונה - למשל מערכות סכו"ם לא מתאימות, כלי הגשה לא מתאימים למזון, מבנים בגודל שגוי, אי היערכות נכונה לכמות האנשים שמגיעים, ועוד רבים אחרים. כל פרט קטן שלא תוכנן כראוי עלול להיות קריטי בסופו של דבר.
גם התנאים הסביבתיים בהם נערך האירוע הם אלמנט חשוב שיש להתחשב בו כאשר מדובר על השכרת ציוד לאירועים. מה הכוונה בתנאים סביבתיים? קודם כל, מזג האוויר ביום בו נערך האירוע. אם עורכים אירוע בחורף, צריך להיערך לסיכוי של גשם או ברד, ובכל מקרה לבדוק היטב מראש את התחזית לאותו יום - האם צפוי מזג אוויר קר או נעים? זהו מידע חשוב שישפיע על ההחלטות של השכרת ציוד לאירועים. בנוסף, השטח בו נערך האירוע משפיע גם הוא על הציוד הדרוש: מסיבה שנערכת בחוף הים, למשל, תדרוש ציוד אחר לחלוטין מאשר מסיבה שנערכת באולם אירועים מסודר.
מובן מאליו כי כאשר פונים לחברות השכרת ציוד לאירועים, כל האלמנטים הללו נחשבים כטריוויאלים למדי וכולנו לוקחים אותם כמובן מאליו. אך ללא תכנון קפדני מראש והתחשבות בכל הגורמים, תוך התאמתם למה שאנחנו צריכים ולציוד שאנו מבקשים להשכיר, המסיבה עלולה שלא לעלות יפה - רק בגלל שהמארגן שכח פרט אחד קטן מרוב עומס. חבל שזה יקרה דווקא בגלל השכרת ציוד לאירועים שנעשתה בצורה לקויה.
אם כן, דיברנו על הצורך החשוב בהתאמת הציוד לאופי האירוע. אך אילו אופציות באמת עומדות בפני מארגן האירועים, וכמה חופש פעולה יש לו בבואו לתכנן מסיבה? חברות רבות של השכרת ציוד לאירועים לא מחזיקות ציוד מגוון במיוחד באמתחתם, והם אכן מיועדות רק לאירועים פשוטים או קטנים יחסית. אם אתם מארגנים אירוע צנוע, במקום מסודר, עם תקציב נמוך ובתקופת הקיץ, בהחלט יתכן שלא תזדקקו ליותר מכמה כיסאות פלסטיק לבנים, פלטות שולחן פשוטות ואולי ציוד הגברה בסיסי.
לעומת זאת, במידה והחלטתם לקיים אירוע קונספט מושקע, למשל ערב מזרחי בסגנון בדואי, כדאי לחפש חברות השכרת ציוד לאירועים מתמחות, שישמחו לספק לכם מחצלות, יריעות בד בסגנון מתאים, נרגילות, כלי אוכל אותנטיים ואולי אפילו אוהלים. כך גם במידה והחלטתם לקיים אירוע יוקרתי - ואתם צריכים ציוד מהודר במיוחד, כלים מפוארים ובמות להופעות. בכל מקרה, חשוב להבין את הצרכים שלכם מראש, ולהזמין את מה שדרוש לכם.
השכרת ציוד לאירועים עלולה להיות משימה מסובכת ועם הרבה אחריות - אך עם קצת היגיון, יוזמה, תכנון טוב מראש והרבה יצירתיות, אפשר לערוך את האירוע המושלם ממנו כולם יהנו.
