ניהול זמן 

  ניהול זמןניהול זמן הוא אחד המיומנויות שאף אחד לא מלמד אותנו באוניברסיטה , אבל אנחנו חייבים ללמוד; לא משנה כמה חכם אתה, אם אינך יכול לנהל את הזמן טוב ולא משנה כמה מוכשר אתה, אם הדחייה מונעת ממך להתקדם. זמן הוא המשאב היחיד שמתכלה ,גם אם  אנחנו לא משתמשים בו  ולכן הזמן הינו המשאב היקר ביותר שלנו; ניצול נכון של משאב זה ישפר את הצלחתנו בניהול העסק . רוב אנשי העסקים החל מהקטנים וכלה בעסקים הגדולים כורעים תחת ים המשימות ומוצאים עצמם מכבים שריפות במקום לטפל בנושאים חשובים מהשורש. עם מיומנויות ניהול טובות אתה יוכל לשלוט בזמן שלך ובחיים שלך, אתה יוכל ליצור איזון בין עבודה , חיים פרטים וחיי משפחה, יש לך מספיק גמישות להגיב להפתעות ולהזדמנויות חדשות. עלינו לזכור,שיכלנו להצליח הרבה יותר אם היינו מנהלים את הזמן בצורה יעילה יותר.ובכן, כיצד מנהלים את הזמן ביעילות, כאשר כישורים אלו אינם באים באופן טבעי?

• 1. לתכנן רק את מה שחשוב ניהול זמן הוא תמיד "לשם מה" עם מבט על התפוקות על היעדים ומתוך זה אנחנו נמצאים תמיד בדילמה הנצחית של הדברים החשובים לעומת הדברים הדחופים .השקעת זמן בדברים החשובים, מקטינה את הצורך לבלות במשברים וכיבוי שריפות אשר הינם דחופים אבל אינם חשובים.
• 2. מה החזון שלנו - עלינו לזכור שהמטרה שלנו הינה שהיום שלנו יישקף את החזון שלנו. כמו בעליסה מארץ הפלאות . כדי לנהל נכון, ולנהל את הזמן נכון, מנהל צריך לדעת מראש לאן הוא רצה להגיע. כשעליסה שאלה איזה דרך היא צריכה לבחור, שאל אותה השפן לאן היא רוצה להגיע . וכשהיא ענתה שהיא אינה יודעת, הוא שאל אותה: אז מה חשוב איזו דרך תבחרי.
• 3. תכנון יומי - למרבה האירוניה לרובנו אין מספיק זמן כדי לתכנן, יש יותר מידי עבודות שצריכות להיעשות ואילו התכנון יכול לחכות ליום אחר. אנחנו מעדיפים לעשות במקום לחשוב . דרך יעילה לתכנון יעיל של זמן - שימוש ביומן, בו נקבע מסגרת זמן ספציפית לכל משימה על פי סדרי עדיפויות, חשוב לקבוע מסגרת זמן אף למשימות "פשוטות וברורות" כמו הפסקה, ארגון חומר לפגישה , קריאת מיילים וכו.. ובמקביל הקצה זמן לאירועים בלתי צפויים - כמו שיחות טלפון, ישיבות דחופות וכו..נסה להקדיש במשך כל יום כ - 10 דקות לתכנן את לוח הזמנים שלך ,עדיפות לארגן בסוף היום כאשר אתה יודע מהן המשימות החשובות ביותר.
• 4. תכנון דברים קבועים צור בלוח הזמנים שלך דברים קבועים שחוזרים על עצמם משבוע לשבוע כמו פגישות - זה חוסך תיאומים וחוסך זמן, גם אם בשבוע מסוים צריך לשנות את מועד הפגישה, השאירו את הסידור הקבוע
• 5. הקצה ביומן זמן לדברים שאתה רוצה להגשים בעצמך - ולא רק לפגישות עם אנשים אחרים, לדוגמא בתחום העבודה חשוב לך לפתח רעיון חדש או לקדם פרויקט מסוים - הקצה לכך שעה בשבוע למחשבה על קידום הפרויקט, קריאת ספרות/ עיתונות מקצועית וכו..
• 6. עשה תחילה את מה ששנוא עליך - התחל את יום העבודה שלך בדבר שממנו אתה חושש מכל, תכנן את יומך כך, שהמטלות הפחות אהובות עליך יבוצעו בשעות היום שבהן אתה נמצא בשיא המרץ שלך.
• 7. מיני משימות - מטלות קשות או מסובכות במיוחד פצל ל"מיני משימות" שקל יותר להתמודד איתן, עבוד מידי יום על מיני משימה אחת.
• 8. האצלת סמכויות - בחנו את רשימת המטלות שלכם ושקלו אילו מהמטלות כדאי ורצוי להעביר לאחריות / ביצוע אדם אחר.
• 9. חוק פארטו - עובד בניהול זמן - 20% מפעלותיך מניבות 80% מהתפוקה שלך, לכן כדאי ללמוד לזהות מהן הפעולות שגוזלות 80% מזמנך ושאינן מובילות לתפוקה ולהוציא אותן מסדר היום שלך או לפחות לצמצם למינמום את העיסוק בהן .
• 10. הבחנה בין מטעיני אנרגיה וזוללי אנרגיה -אם נבחן את הזמן שלנו בכנות, נוכל להבין שיש הרבה פעולות, אנשים ,מעשים אשר מטעינים אותנו באנרגיה ומאידך יש כאלה שזוללים לנו את האנרגיה ולא מקדמים אותנו. עשה רשימה של עשרים דברים המטעינים אותך ועשרים דברים המרוקנים אותך ובדוק עם עצמך כיצד אתה מצמצם את כמות האנשים / האירועים אשר זוללי ממך אנרגיה.
• 11. מיילים:
• אל תשאיר מיילים בתיבת דואר הנכנס- בצע פעולה בנוגע למייל כאשר אתה קורא אותו, ניהול המייל הינה מיומנות חשובה בניהול הזמן, אם זו פגישה העבר אותה ללוח שנה, אם זו משימה - לרשימת מטלות, אם זה לידיעה -לתיוק/ ליידע גורמים נוספים בארגון וכו..
•  קריאת מיילים בזמנים קבועים - זה לא אפקטיבי לקרוא ולענות לכל מייל אשר מגיע לתיבת דואר הנכנס, אומנם נכנס מייל, זה לא אומר שאתה חייב להגיב בו ברגע. במידה וזה מקרה חרום אנשים יודעים כיצד להשיג אותך, לכן עליך לקרוא מיילים במרוכז רק מספר פעמים ביום