כיצד לזמן לראיונות עבודה 

נתון שמפתיע הרבה אנשים (ולא מפתיע בכלל הרבה אחרים...)הוא שיעור המתייצבים הנמוך עד שערורייתי לראיון עבודה. הנתון משתנה, כמובן, בהתאם לאזור הגיאוגרפי עליו מדובר, להיקף המשרה, לדרגת השכר ולמיתוג של העסק כמעסיק. אבל מדובר על נתוני התייצבות משוערים שמתחילים מאחד מתוך שני מעומדים במשרות נחשקות ויכולים להגיע לעד אחד ל 6-7 במשרות נחשקות פחות.

לכם, כמעסיקים, בעת זימון ראיונות עבודה, ישנם כלים מסוימים שיכולים להגביר את שיעורי ההגעה בצורה משמעותית וכתוצאה מכך לשפר ולייעל את תהליך איוש המשרות הפנויות בחברה.

ראשית, כמו בכל מקום, חוק המספרים הגדולים חל גם כאן, הכל סטטיסטיקה. בצעו רישום מדיוק של קו"ח שהתקבלו, מספר השיחות שבוצעו וכו'. לאחר בדיקה מקיפה של שיעורי הזימון וההגעה מתוכם תוכלו לקבל נתון סטטיסטי מדויק ולהכפיל אותו, בצורה פשוטה, ע"י זימונים נוספים... ככל שתפנו ליותר מעומדים פוטנציאלים - תגדילו את מספר המתייצבים לראיון. זה צעד מיידי שיכול להיות "עזרה ראשונה" כאשר הליך הגיוס, כדרכם של תהליכי גיוס, נהיה אקוטי.
שנית, אפשר רצוי ואף הכרחי למקצע את תהליך הזימון בתוך החברה, מומלץ מאוד (וזה ודאי אינו חדש עבורכם) להטיל את תהליך הזימון על גורם אחד, או שניים מקסימום בחברה על מנת שאלה יתמקצעו ויוכלו לבצע את העבודה הכי טובה שיש.
לאחר שמצאת את האדם הראוי- צריך למקצע אותו ככל האפשר בתהליך הזימון. הכי טוב, אפילו למי שמבצע את העבודה זמן רב, לבנות תסריט שיחה מסודר בו מופיעים כל הפרטים הראויים ויותר חשוב - מודגשים כל הפריטים הרצויים.
חשוב מאוד להראות את התסריט למראיין ולמנהל הישיר של העובד על מנת לתאם ציפיות עם כל הגורמים, דברים שיאמרו או לא יאמרו בשיחת הזימון יכולים לחסוך למראיין מצד אחד הרבה ראיונות סרק. ומצב שני להגביר את שיעור ההגעה של המעומדים שכן מתאימים למשרה, לראיונות.
כמובן שעוד לפני התסריט הכרחי לבצע שיחה בין המראיין המזמן הטלפוני והמנהל הישיר של העובד כדי לתאם ציפיות לגבי אופי האנשים הדרושים לעבודה ואופי המשרה.

מה צריך להיות כלול בתסריט?
כדאי ורצוי להסביר קצת על מקום העבודה, תנאי העסקה, שעות העבודה וכן גם שכר הרבה מעסיקים נמנעים מלומר את השכר בטלפון ובכן, נוצר הרושם אצל העובד כי השכר אינו אטרקטיבי, לא רוצים לומר את השכר בטלפון תאמרו-"שכר מכובד" או "שכר גבוהה", אבל כאשר אומרים "פרטים בראיון" או "לאחר הראיון הראשוני" לרוב נוצר אצל העובד רושם שמדובר בשכר נמוך מאוד או "בטריק" של עבודה רק על בסיס עמלות, שיווק רב שכבתי או משהו דומה.
רצוי וכדאי גם להפוך את הזימון הטלפוני לראיון טלפוני וההבדל ביניהם הוא גדול. מלבד העובדה שראיון טלפוני יעשה רושם טוב הרבה על מועמדים פוטנציאלים, אפשר לשאול אותם שאלות שימעיטו את זימוני הסרק כמו זמינות לעבודה, תוכנות מחשב, היקף משרה מבוקש וכו'. מזמן מקצועי יוכל להתרשם טלפונית מהמועמד וכבר "לסנן" מועמדים שאינם מתאימים לדעתו.
גם טריות היא אלמנט משמעותי בזימון עובדים. כדאי להקפיד על מקסימום הפרש של 48 שעות בין קבלת קורות החיים לבין שיחת הטלפון, במיוחד במקצועות "נדרשים" כמו בעלי מקצוע, אנשי מכירות וכו'. ככל שעובר הזמן העובד מקבל זימונים ממראיינים "מיומנים" יותר, שיכולים לפתות אותו לבוא אליהם והסבירות שהוא יגיע לראיין אצלכם תקטן.

המראיין הטלפוני צריך להיות ס-ב-ל-נ-י מאוד מאוד מאוד.
הרבה מועמדים לא מגיבים בכבוד הראוי למראיין (מה שיכול להעיד על טיב המועמד ולשים *- לא לזמן) ויכולים להגיב באמירות כמו: "מה פתאום", "לא שלחתי לכם קו"ח" או "אני בכלל לא מחפש", "אני לא בא לעבוד פחות מ 5,000 ?..." המראיין חייב להבין שאסור לו להתרגש מדברים כאלה, זה אמצעי סינון ראשוני מצוין לעובדים שלא מתאימים למערכת.
רצוי שהמראיין יהיה ברור (אין צורך לדבר מהר ככל האפשר על מנת להספיק כמה שיותר ראיונות) מראיין רהוט יקפיד שהמועמד הבין הכל יהיה נחמד (או נחמדה לרוב..) הרבה מראיינים משדרים התנשאות או תוקפנות בטלפון וכך העובדים נרתעים מלהגיע לראיון.
חשוב להבין שהמראיין הוא פני החברה בטלפון והרושם הראשוני מאוד חשוב בתחילתם של מערכות יחסים... כמובן שבסיום השיחה המראיין צריך להשאיר למרואיין טלפונים ופרטי התקשרות כדי שיוכל ליצור עמו קשר לדחיית הראיון.
צעד נוסף הכרחי הוא להעביר משוב למראיין, להקשיב לשיחות שלו, לשתף אותו בתוצאות העבודה, באחוזי ההגעה, אופי המעומדים שהגיעו, לתת נקודות לשיפור ומילה טובה כשצריך. יש גופים שנוהגים לצ'פר את המזמנים על שיפור אחוזי הגעה, מכסת ראיונות וכו', אבל גם כיוון נכון והדרכה טובה יכולים לעשות את העבודה.