מחקרים שנעשו מצביעים על כך שבעיות ברישום נוכחות הכוללות טעויות , ויכוחים עם עובדים , אובדן זמן בגלל רישום לא מדויק , עיגול שעות וכו' גורמות לכך שהעסק משלם כ- 10% יותר עבור מרכיב העבודה משהיה נדרש לשלם לו ביצע רישום מסודר וממוחשב של שעות אלה !.
חוק שעות עבודה ומנוחה בסעיף 25 קובע מפורשות :
(א) מעביד חייב לנהל פנקס בדבר שעות עבודה, שעות מנוחה שבועית, שעות נוספות, גמול שעות נוספות וגמול עבודה במנוחה השבועית, ובו יירשמו הפרטים שייקבעו בתקנות.כלומר הרישום והשימוש בשעון נוכחות מתחייב לא רק משיקולי ניהול וחיסכון אלא גם ע"פ חוק .
מעסיקים רבים מנהלים רישום באמצעות פנקס ידני או באמצעות שעון נוכחות המדפיס כרטיסי נייר . פתרונות אלה כרוכים ב :
o טעויות
o עבודה משרדית מיותרת
o ויכוחים מיותרים עם עובדים
o אין למעסיק תמונה מלאה על עלויות כוח האדם שלו , פרופיל הנוכחות במשך היום ושאר נתונים שהם חיוניים להעסקה המסודרת של עובדיו.
מול הצורך הברור בשעון נוכחות ממוחשב ומודרני הרי שעסקים רבים ובייחוד הקטנים שבהם חוששים מהתקנת שעון נוכחות כזה מהסיבות הבאות :
o עלות - מחירו של שעון נוכחות מתקדם נע בין 2,000 ל- 5,000 שקלים ויותר .
o התקנה - נדרש חיבור לרשת חשמל ורשת התקשורת , החיבור דורש איש מקצוע ולעיתים כרוך בבעיות של מיקום ותשתית.בנוסף בשל התפעול המסובך נדרשת הדרכה ארוכה לעובדים וצוות המשרד
o דמי שירות גבוהים לשעון הנוכחות היכולים להגיע לאלפי שקלים בשנה .
ישנם בשוק מספר סוגי שעוני נוכחות :
שעוני נוכחות המבוססים על כרטיסי נייר - פרטי העובדים מודפסים על כרטיסי נייר מתכלים , הנתונים נאספים ידנית לצורך חישוב.
שעוני נוכחות הפועלים באמצעות כרטיסים מגנטיים - נתוני העובד נשמרים על כרטיס מגנטי ואילו נתוני הנוכחות מצטברים בשעון ומועברים מפעם לפעם בעמצעות כבל או מודם למחשב לצורך הפקת דוחות
שעוני נוכחות הכוללים אמצעים ביומטרים - זיהוי העובד נעשה באמצעות טביעת אצבע ונתוני הנוכחות נשמרים על השעון ומועברים למחשב
שעונים המבוססים על כרטיסים חכמים - נתוני העובד נשמרים על כרטיס "חכם " (כרטיס עם זכרון) .הנתונים נשמרים הן על הכרטיס והן על השעון ומועברים למחשב באמצעות כרטיס חכם נוסף .
כמה מהשיקולים שעלינו לעשות בבואנו לבחור שעון נוכחות לעסק שלנו :
1. האם מדובר בשעון נוכחות למשרד או לכח עבודה נייד . אם מדובר בכח עבודה נייד עלינו לוודא שהשעון מוקשח (ruggedized) יכול לעבוד גם ללא אספקת כח חיצונית ( בטריות ) וללא חיבור לרשת תקשורת . כמה שעוני נוכחות ניידים מאפשרים הורדת נתונים בשטח באמצעות כבל , צריך לזכור שבמקרה כזה יש להגיע אל אתר השעון עם מחשב נייד מה שלא תמיד ניתן בצורה נוחה. במידת האפשר כדאי להעדיף שעו הנייד המאפשר הורדת נתונים באמצעות כרטיס חכם או Disk On Key
2. האם יש חשש ממה שנקרא באנגלית Buddy Punching כלומר שימוש בכרטיס של עובד אחד על ידי עובד שני . באם יש חשש כזה יש להשתשמש בשעון נוכחות הכולל אמצעי זיהוי ביומטרים .השעונים הפשוטים מסוג זה מבוססים על טביעת אצבעות והמתוחכמים יותר על רשתית העיין או צילום הפנים . חשוב לזכור שכל השעונים הביומטרים סובלים משיעור ניכר של טעוית . במקום שבו יש זרם גדול של עובדים בכניסה (לדוגמא מפעל ) עשויים להגרם עקב כך עיכובים בשעות הכניסה והיציאה של העובדים
3 . עלות - חשוב לזכור שיש לבחון לא רק את מחיר הקניה אלא בעיקר על עלות הבעלות (Ownership cost ) כאשר מרכיב חשוב ביותר של העלות היא דווקא עלות התמיכה והאחריות העלולים להגיע למחיר הקניה הראשוני מידי שנה
4. פשטות השימוש וההפעלה - אם המשתמש הוא משרד קטן , בית מלאכה , גן ילדים וכו' יתכן שאין לו כ"א מיומן בהפעלת ציוד אלקטרוני ותכנה ובמקרה כזה יש לשים דגש על תפעול פשוט ונוח , תכנה ידידותית והעיקר שירות יעיל ו"ידידותי למשתמש " של הספק
לסיכום שעון נוכחות הוא מוצר חיוני לעסק בכל גודל המחזיר את ההשקעה בו בתוך מספר שבועות . בחירה מושכלת של שעון הנוכחות המתאים לעסק שלכם תבטיח שיפור מידי בתוצאות העיסקיות שלכם .
ארנון אפרתי הוא נשיא חברת Parx החברה המובילה בעולם בתחום פתרונות מתקדמים לחניה ( www.parxglobal.com)
